Rozliczenie w kosztach firmy zaplanowanej podróży służbowej

Przeczytaj także: Zwrot kosztów dojazdu weterynarza prowadzącego firmę

Zgodnie z art. 15 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej ustawa o PDOP), kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP.

W żadnym z przepisów art.16 ust.1 powołanej ustawy nie ma generalnego wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów strat jakie ponosi podatnik w związku ze zwrotem pracownikowi wydatków niezbędnych do odbycia podróży służbowej, która zostaje przerwana. Należy zatem przyjąć, że co do zasady straty takie są kosztem podatkowym i mogą być uznane za wydatki celowe, pod warunkiem ich związku z przychodami (za wyjątkiem przypadków wprost wskazanych w ustawie, np. w art.16 ust.1 pkt 5,6,39,47,50, które nie mają zastosowania w analizowanym przypadku).

W celu rozliczenia strat w kosztach uzyskania przychodów, pracodawca musi wykazać, że w rzeczywistości nie próbuje rozliczyć w kosztach podatkowych kosztów swoich zaniedbań czy też niewłaściwego działania swojego lub niewłaściwego działania pracownika itp.

Spółka musi zatem w sposób nie budzący wątpliwości wykazać, że nie mogła uniknąć straty np. poprzez brak możliwości zwrotu niewykorzystanych biletów czy brak możliwości odzyskania wpisowego w momencie kiedy powzięto informację o tym, że pracownik nie wyjedzie w podróż służbową (tu: np. korespondencja mailowa, z której wynikać będzie, że przewoźnik nie zwróci należności za niewykorzystane bilety). Powyższe oznacza, że w każdym przypadku gdy nie będzie można spółce (jej pracownikowi) przypisać winy, strata może być uwzględniona w rachunku podatkowym po stronie kosztów uzyskania przychodów.