Kradzież pieniędzy można rozliczyć w kosztach podatkowych!

Przeczytaj także: Ataki hakerskie a dodatkowe przychody i koszty podatkowe

Chodzi tutaj o interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 maja 2017 r., nr 2461-IBPB-1-1.4511.45.2017.2.BK. Otóż pieniądze w firmie kradł pracownik (akwizytor), który oprócz oferowania towarów, fakturowania, miał m.in. obowiązek pobierać należności w gotówce z tytułu dostaw od kontrahentów i niezwłocznie rozliczać się z firmą (wpłacać te należności do kasy firmy po powrocie z trasy).

Ten wprawdzie pobierał od kontrahentów należności, ale nie wszystkie wpłacał do firmowej kasy. Sporą ich część przywłaszczał. Faktury za sprzedane towary były rozliczone w ewidencji księgowej firmy, odprowadzony był od nich podatek należny VAT oraz podatek dochodowy. Akwizytor jednakże masowo fałszował dokumenty kasowe KP w ten sposób, że w kasie macierzystej firmy przedstawiał KP na kwotę mniejszą niż otrzymał od kontrahenta, a u kontrahenta zostawiał potwierdzenie na kwotę większą - tą którą otrzymywał w gotówce. Różnicę tych kwot zatrzymywał dla siebie.

Osoba ta była przy tym uprawniona do okresowego i corocznego ustawowego potwierdzania sald z kontrahentami, które także fałszował. Dlatego proceder był trudny do wykrycia. Mało tego, część kontrahentów własnoręcznie podpisywała zafałszowane dokumenty i przybijała na nich oryginalne pieczątki. Akwizytor bowiem przedkładał im na raz do podpisu wiele formularzy, aby nie byli w stanie sprawdzić nieprawidłowości. Ponadto ufali mu z uwagi na długą współpracę.

Wnioskodawca podjął starania w celu sądowego orzeczenia odpowiedzialności materialnej pracownika, jak również wyegzekwowania należnych kwot za pośrednictwem komornika sądowego. W sumie skradziono kwotę prawie 360 tys. zł. Niestety pracownik zwrócił tylko ok. 2 000 zł i zaprzestał spłacać dług (zasądzony wyrokiem sądu). Sprawą zajął się komornik, który jednak po kilku miesiącach stwierdził, że dalsza egzekucja jest bezzasadna. Dłużnik bowiem zarabia miesięcznie ok. 900 zł i ma na utrzymaniu rodzinę. Zadano pytanie, czy powstałe w taki sposób straty w środkach obrotowych po umorzeniu postępowania egzekucyjnego przez komornika będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Organ podatkowy podkreślił (odnosząc się do ogólnej definicji kosztów), że w przypadku strat w majątku obrotowym (kradzieży środków pieniężnych) trudno mówić, że zmierzają one do osiągnięcia przychodów. Mimo to, mogą co do zasady stanowić element kosztowy w prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Stąd jeżeli strata w środkach obrotowych jest normalnym następstwem prowadzonej działalności w danej branży, a podatnikowi nie będzie można przypisać winy przy jej powstaniu, i jeżeli jednocześnie zachował należną staranność, przeciwdziałając ewentualnemu wystąpieniu uszczerbku w swoim majątku, to powstałą stratę będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Organ podatkowy podkreślił przy tym, iż aby w ogóle rozważać zaliczenie do kosztów podatkowych skradzionej gotówki, konieczne jest przestrzeganie przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 166, poz. 1128).

Ponadto w interpretacji wyjaśniono, że to na podatniku spoczywa ciężar wykazania związku przyczynowego pomiędzy ponoszonymi wydatkami a osiąganymi przychodami oraz okoliczności, iż ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, bądź na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

Jeżeli podatnik

• dopełnił należytej staranności w nadzorowaniu rozliczeń akwizytora z Wnioskodawcą,
• podjął wszelkie możliwe w okolicznościach sprawy działania zmierzające do odzyskania utraconych środków pieniężnych, jak również
• dysponował będzie stosownymi dokumentami potwierdzającymi podjęcie ww. działań i czynności

- to w roku podatkowym, w którym uzyska ostateczną informację o niemożności odzyskania ww. środków, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wskazaną we wniosku stratę w środkach obrotowych.