Terminowe umowy najmu: płatność gotówką a koszty podatkowe

Przeczytaj także: Pojęcie transakcji przy umowie najmu nieruchomości

Załóżmy, że firma wynajęła lokal na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, gdzie także wynajmujący jest przedsiębiorcą. Miesięczny czynsz najmu został ustalony na poziomie 5 tys. zł brutto. Jakie konsekwencje będzie miało zawarcie takiej umowy na czas określony (np. 3 lata) a jakie w przypadku umowy bezterminowej?

Okazuje się, że różnica jest kolosalna.
Otóż poczynając od 2017 r. sposób zapłaty zaczął decydować o tym, czy poniesiony wydatek trafi do podatkowych kosztów uzyskania przychodu.

W rozpatrywanym przykładzie istotne jest zatem to, co należy rozumieć pod pojęciem jednorazowej wartości transakcji. Jeżeli bowiem będzie to miesięczny czynsz, można regulować go gotówkowo i koszty rozpoznawać. Jeżeli jednak będzie to czynsz za cały okres najmu, już pierwsza zapłata powinna nastąpić z wykorzystaniem rachunku płatniczego przedsiębiorcy.

Wyjaśnienia pojęcia transakcji próbowano dokonać w odpowiedzi z dnia 8 lutego 2017 r. na interpelację poselskiej nr 9279.

W odpowiedzi tej wskazano, że jednorazowa wartość transakcji oznacza ogólną wartość wierzytelności lub zobowiązań, określoną w umowie zawartej między przedsiębiorcami. Przymiot jednorazowości nie odnosi się do liczby płatności, lecz odzwierciedla wymóg powiązania poszczególnych świadczeń w ramach jednego stosunku umownego. Można zatem przyjąć, że jeżeli całkowita wartość transakcji nie wynika wprost z treści umowy, lecz zależy od czasu jej trwania - co dotyczyć może między innymi umów o stałe świadczenie usług zawartych na czas nieokreślony - wówczas należałoby przyjąć, że pojęcie jednorazowej wartości transakcji odnosi się do poszczególnych okresów rozliczeniowych, za które przysługuje wynagrodzenie.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 31.03.2017 r. nr 0111-KDIB1-3.4010.2.2017.1.MST uznał, że w przypadku bezterminowej umowy najmu pojęcie jednorazowej wartości transakcji należy utożsamiać z wartością zobowiązania za pojedynczy okres rozliczeniowy. Jeżeli zobowiązanie za taki okres rozliczeniowy nie przekracza 15 000 zł, może zostać uregulowane gotówką.

Jeżeli zatem umowa z naszego przykładu będzie bezterminowa, czynsz płacony gotówką zostanie rozpoznany w kosztach uzyskania parzychodu.

Odpowiadający na interpelację poselską uznał przy tym, że zgoła inaczej sytuacja wygląda w przypadku umowy leasingu - obejmującej zobowiązanie korzystającego do zapłaty finansującemu w uzgodnionych ratach wynagrodzenia pieniężnego, równego co najmniej cenie lub wynagrodzeniu z tytułu nabycia rzeczy przez finansującego (art. 709¹ Kodeksu cywilnego) - wynagrodzenie finansującego jest płatne co do zasady okresowo, zgodnie z harmonogramem określonym w umowie, jednakże poszczególne płatności składają się na całkowite zobowiązanie korzystającego, które może przekraczać kwotę stanowiącą równowartość 15.000 zł. Dla oceny przestrzegania obowiązku, o którym mowa w art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, decydująca powinna być zatem w przypadku umowy leasingu suma wierzytelności przysługujących finansującemu.

Należy pamiętać, że pomiędzy umowami najmu (terminową, w której to z góry założono czas jej trwania oraz wartość ponoszonych opłat) a leasingu występuje bardzo duże podobieństwo. Dlatego też występuje uzasadnienie do stosowania podobnych zasad obliczania wartości transakcji. W efekcie w przypadku terminowej umowy najmu z określonym miesięcznym czynszem, za jednorazową wartość transakcji organy podatkowe mogą tutaj przyjmować sumę ustalonych w ramach opłat.
Tutaj zatem czynsz płatny gotówkowo kosztem podatkowym się nie stanie.