Ryczałt za nocleg pracownika (kierowcy) jest kosztem podatkowym

Przeczytaj także: Podróż służbowa: wypłacona delegacja w kosztach podatkowych

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawczyni otworzy firmę transportową, w której będą zatrudnieni kierowcy na umowy o pracę. Kierowcy będą jeździć samochodami wyposażonymi w tzw. sypialne kabiny o wysokim standardzie (każda z kabin posiada łóżko, jest ogrzewana nawet w trakcie postoju i inne). Kierowcy będą wykonywać pracę na terenie Polski jak i za granicą - takie też będzie wskazane miejsce ich pracy.

Na podstawie zapisów w umowie o pracę, a gdy liczba pracowników się powiększy, na podstawie regulaminu pracy i wynagradzania, pracownikom będzie wypłacany ryczałt za noclegi z tytułu podróży służbowej w wysokości 100 zł za nocleg. Zainteresowana zadała pytanie, czy wypłacany ryczałt będzie mogła zaliczać do kosztów uzyskania przychodu? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 dalej: „updof”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
• musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,
• musi być należycie udokumentowany.

W katalogu ujętym w art. 23 ust. 1 updof nie zawarto ani zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę tytułem, ryczałtów za noclegi, bądź innych należności wypłacanych pracownikom w związku z odbywaniem podróży służbowych.

W konsekwencji niezależnie od tego czy wypłacone pracownikom środki pieniężne na podstawie odrębnych przepisów, tj. przepisów prawa pracy (niebędących przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej), są – ryczałtem za noclegi lub inną należnością, wypłacaną w związku podróżami służbowymi pracowników, to mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów, jeśli oczywiście będą spełniać przesłanki ujęte w cyt. art. 22 ust. 1 updof, tj. zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów bądź też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. (...)

Mając na względzie cyt. wyżej przepisy stwierdzić należy, że niezależnie od tego czy wypłacane przez Wnioskodawczynię pracownikom (kierowcom) świadczenia będą ryczałtami za noclegi, czy też innymi należnościami z tytułu stosunku pracy, Wnioskodawczyni będzie mogła zaliczać poniesione z tego tytułu wydatki, jako tzw. koszty pracownicze, do kosztów uzyskania przychodów. Wskazać przy tym należy, że kwestie dotyczące zasad wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowych, w tym ryczałtów za noclegi, nie są uregulowane przepisami prawa podatkowego, co oznacza, że nie mogą być przedmiotem interpretacji indywidualnej. (...)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów