Płatności gotówką i koszty firmy: jedna faktura to jedna transakcja

Przeczytaj także: Pojęcie transakcji przy umowie najmu nieruchomości

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka produkuje pieczywo oraz wyroby słodkie. Do ich produkcji zużywania składniki spożywcze kupowane u różnych dostawców krajowych. Wnioskodawca nie zawiera żadnych umów z dostawcami. Zakupy są dokonywane z wolnej ręki tam, gdzie jest lepsza cena zakupu lub lepszy jakościowo towar. Składniki są zamawiane na bieżąco telefonicznie.

Dostawcy dostarczają w danym dniu towar wraz z fakturą. Faktur takich w danym miesiącu od jednego dostawcy może być kilka lub kilkanaście. Wartość pojedynczej faktury nie przekracza 15 000 zł, ale wszystkie faktury z miesiąca od jednego sprzedawcy już tak.

Spółka płaci za takie faktury gotówką, co wynika z faktu, że również i jej odbiorcy płacą głównie gotówką, zaś wpłacanie pieniędzy do banku i wykonywanie przelewów wiąże się z bardzo wysokimi opłatami bankowymi.

Jedną płatnością spółka reguluje z reguły kilka faktur. Dlatego też płatność taka przekracza 15 000 zł na rzecz jednego dostawcy. Zadano pytanie, czy w takim przypadku spółka może zaliczać faktury zakupowe do kosztów uzyskania przychodu z uwagi na wymogi płatności za pośrednictwem rachunków płatniczych? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 2016 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1888 ze zm., dalej: „updop”), do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione następujące warunki:
1. został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
2. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4. poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5. został właściwie udokumentowany,
6. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. wojost11 - Fotolia.com

Przy braku umowy jedna faktura = jedna transakcja

Faktura może być traktowana jako jedna, odrębna transakcja. Jeżeli nie przekracza ona 15 000 zł, nie ma przeszkód w zaliczeniu jej do kosztów, gdy zostanie zapłacona gotówką. Powyższemu nie przeszkadza nawet zapłata za kilka faktur (gotówką) jednorazowo.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Należy jednak mieć na uwadze zamknięty katalog wydatków zawarty w art. 16 ust. 1 updop, które nie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, mimo że pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością i zostały przez niego poniesione w celu uzyskania przychodu.

Wydatki ponoszone przez Spółkę, związane z regulowaniem bieżących zobowiązań bez wątpienia można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, gdyż zgodnie z updop, są związane z prowadzoną przez jednostkę działalnością gospodarczą, są ponoszone w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, a także nie zostały wymienione w katalogu wydatków nie podlegających zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 16 ust. 1 updop.

Ustawą z 13 kwietnia 2016 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2016 r., poz. 780) znowelizowano updop, poprzez dodanie art. 15d zgodnie z którym, podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 22 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2015 r., poz. 584, ze zm.), została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Przytoczony art. 22 ust. 1 wskazanej wyżej ustawy o swobodzie działalności gospodarczej od 1 stycznia 2017 r. brzmi: Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Stosownie natomiast do ust. 2 tego artykułu, w przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 22 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego, podatnicy:
1. zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo,
2. w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększają przychody
-w miesiącu, w którym została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Z powyższych regulacji wynika, że obowiązek dokonywania transakcji poprzez rachunek bankowy powstaje, jeśli „jednorazowa wartość transakcji” przekracza określony limit. W celu ustalenia znaczenia terminu „jednorazowa wartość transakcji” z uwagi na fakt, że adresatem normy prawnej jest przedsiębiorca dokonujący i przyjmujący płatności związane z działalnością gospodarczą, w pierwszej kolejności należałoby sięgnąć do definicji zawartych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej.

W rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej transakcją jest umowa, będąca źródłem stosunku zobowiązaniowego. Dlatego też pod pojęciem „jednorazowa wartość transakcji” należy rozumieć ogólną wartość należności lub zobowiązań, określoną w umowie zawartej między przedsiębiorcami. Oznacza to, że obowiązek dokonywania lub przyjmowania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego dotyczy również przypadku, gdy strony umowy o wartości przekraczającej 15 000 zł dokonują w ramach tej umowy częściowych płatności lub też przyjmują częściowe płatności o wartości nieprzekraczającej 15 000 zł.

Takie rozumienie pojęcia „transakcja” znajduje swój odpowiednik w ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 684). Jak wynika z art. 4 pkt 1 tej ustawy, pod pojęciem transakcji handlowych należy rozumieć umowę, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością.

Bazując na tych regulacjach, pojęcie „transakcja” należy odkodować jako umowę, której przedmiotem jest odpłatne świadczenie usług/dostaw towarów i umowa ta jest zawierana między przedsiębiorcami w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej.

Tożsame stanowisko zostało przedstawione w odpowiedzi Ministerstwa Finansów na interpelację nr 9279 w sprawie wyjaśnienia wątpliwości, dotyczących znowelizowanych przepisów o swobodzie działalności gospodarczej oraz ustaw o podatku dochodowym, w zakresie określenia limitów płatności gotówkowych z dnia 9 lutego 2017 r.

Jak wynika z powołanego pisma przez transakcję należy rozumieć taką czynność prawną (umowę) zawieraną w związku z prowadzona przez strony działalnością gospodarczą, w wykonywaniu której dokonywana jest co najmniej jedna płatność. Przepis art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej nie określa, co może stanowić przedmiot transakcji (umowy), natomiast można przyjąć, że może nim być w szczególności nabycie towaru lub usługi. O przyporządkowaniu płatności do poszczególnych umów (transakcji) decyduje ich cel gospodarczy i zgodny zamiar stron, a nie treść dowodów (dokumentów) księgowych.

Mając na względzie powołaną podstawę prawną należy stwierdzić, że pojedyncza wartość transakcji w kwocie nie przekraczającej 15 000 zł zapłacona gotówką, mimo że nie została dokonana za pośrednictwem rachunku płatniczego, nie spowoduje negatywnych skutków w postaci braku możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodów. Jest to bowiem umowa zawierana w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą.

Odnosząc cytowane powyżej przepisy do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego stwierdzić należy, że skoro Spółka nie zawiera z dostawcami umów o współpracy lub handlowych, tylko dokonuje zakupów składników potrzebnych do produkcji przez telefon u dostawcy u którego w danym momencie jest najniższa cena lub jakościowo lepszy towar, to każdą fakturę wystawioną przez tego dostawcę należy uznać za fakturę dokumentującą odrębne zamówienie czyli odrębną transakcję, nie ma przy tym znaczenia, że Spółka dokonuje płatności zbiorczo za kilka faktur. (...)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów