Ryczałt za nocleg w podróży służbowej kierowcy

Przeczytaj także: Podróż służbowa: wypłacona delegacja w kosztach podatkowych

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka z o.o. wykonuje usługi transportu drogowego towarów i materiałów niebezpiecznych ADR na terenie Polski i Europy. Pracownicy są zatrudniani w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku kierowca w transporcie krajowym i międzynarodowym. Swoje obowiązki służbowe wykonują na podstawie zleceń transportowych.

Podczas odbywanych podróży służbowych kierowcy śpią w kabinach ciągników siodłowych, które są wyposażone w miejsca do spania. Za odbywane podróże służbowe spółka wypłaca pracownikom przysługujące im diety oraz ryczałty za noclegi. Ryczałty za noclegi są wypłacane kierowcom w sytuacji, kiedy nie mają oni zapewnionego hotelu, czy innej noclegowni, a dostęp do zaplecza sanitarnego odbywa się w ich własnym zakresie.

Zadano pytanie, czy spółka może zaliczyć wartość wypłacanych ryczałtów za noclegi do podatkowych kosztów uzyskania przychodu? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1888 ze zm., dalej „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
• musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie może być wymieniony w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,
• musi być należycie udokumentowany.

W katalogu ujętym w art. 16 ust. 1 updop nie zawarto ani zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę tytułem, ryczałtów za noclegi, bądź innych należności wypłacanych pracownikom w związku z odbywaniem podróży służbowych.

W konsekwencji niezależnie od tego czy wypłacone pracownikom środki pieniężne na podstawie odrębnych przepisów, tj. przepisów prawa pracy (niebędących przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej), są – ryczałtem za noclegi lub inną należnością, wypłacaną w związku podróżami służbowymi pracowników, to mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów, jeśli oczywiście będą spełniać przesłanki ujęte w cyt. art. 15 ust. 1 updop, tj. zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów bądź też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Z treści wniosku wynika m.in. że przedmiotem działalności gospodarczej prowadzonej przez Wnioskodawcę jest transport drogowy towarów i materiałów niebezpiecznych na terenie Polski i Europy. Wnioskodawca wypłaca kierowcom, kiedy nie mają zapewnionego hotelu lub innego miejsca do spania, przysługujące im ryczałty za noclegi oraz diety.

Mając na względzie cyt. wyżej przepisy stwierdzić należy, że Wnioskodawca może zaliczać będące przedmiotem pytania ryczałty za noclegi wypłacone pracownikom (kierowcom), do kosztów uzyskania przychodów. Wskazać przy tym należy, że kwestie dotyczące zasad wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowych, w tym ryczałtów za noclegi, nie są uregulowane przepisami prawa podatkowego, co oznacza, że nie mogą być przedmiotem interpretacji indywidualnej. (...)

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów