Koszty podatkowe gdy zbiorcza faktura VAT zapłacona gotówką

Przeczytaj także: Zapłata powyżej 15 000 zł gotówką - konsekwencje podatkowe CIT i VAT

I pomijamy tutaj uregulowanie zobowiązania w inny sposób aniżeli pieniężny, np. poprzez potrącenie. Organy podatkowe uznają bowiem, że taki sposób „zapłaty” również jest akceptowalny i nie pozbawia kosztów podatkowych nawet przy większych transakcjach.

Dla przykładu Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 28.02.2017 r. nr 1061-IPTPB1.4511.974.2016.4.AP przyznał, że wydatki rozliczane poprzez kompensatę, przy pomocy kart płatniczych, inkasa lub akredytywy - nie pozbawiają podatnika prawa do zaliczenia ich do kosztów, nawet jeżeli wartość transakcji przekracza limit 15.000 zł.

Podobnym tonie (w zakresie kompensat) wypowiedział się m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 29.11.2016 r. nr 2461-IBPB-1-3.4510.965.2016.1.MST uznając, że transakcje zawierane na kwotę powyżej 15 000 zł będą mogły być regulowane w formie kompensaty, bez obaw o ich wyrzucanie z kosztów uzyskania przychodu przez organy podatkowe. Kompensata jest bowiem innym aniżeli finansowe - uregulowaniem należności.

Ważna wartość transakcji

Otóż nowe regulacje odnoszą się do wartości zawartej transakcji. Jeżeli ta będzie miała miejsce pomiędzy przedsiębiorcami i przekroczy wartość (brutto) 15.000 zł, powinna zostać zapłacona co do zasady przelewem (bądź w inny sposób inny aniżeli gotówkowy). Jeżeli natomiast wartość takiej transakcji będzie niższa - sposób uregulowania zapłaty jest dowolny.

W związku z tym bardzo często można spotkać się z twierdzeniem, że faktury o wartości powyżej 15.000 zł trzeba płacić przelewami. Te na mniejsze kwoty natomiast mogą zostać uregulowane dowolnie. Niestety nie jest to do końca prawda.

Jak to zostało bowiem już podkreślone, przepisy podatkowe (jak i ustawy o swobodzie działalności gospodarczej) w omawianym wyłączaniu z kosztów nie odnoszą się do wartości faktury czy też wartości uregulowanej płatności, a wartości zawartej transakcji (a mówiąc dokładniej jednorazowej wartości transakcji). Transakcja to natomiast, mówiąc w pewnym uproszczeniu - zawarta umowa.

Z powyższego można zatem wywnioskować, że transakcja ma charakter zbliżony do pojęcia zamówienia.

Przepisy ustawy o VAT natomiast obecnie dopuszczają wystawianie faktur zbiorczych - nawet jedną za cały miesiąc. Może się zatem zdarzyć, że dana faktura zawiera w sobie wiele różnych transakcji zawartych w danym okresie czasu.

W związku z tym zbiorcza faktura VAT, dokumentująca kilka czy też większą ilość transakcji zawartych w danym okresie czasu, może przekraczać wartość 15.000 zł, zostać uregulowana gotówką i zaliczona w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Ważne w tym przypadku jest jedynie to, aby poszczególne transakcje w niej wykazane nie przekroczyły tego limitu (w przypadku zapłaty gotówkowej). Oczywiście podatnik powinien tutaj posiadać dokumentację, która potwierdzi, że faktura taka w rzeczywistości dokumentuje zbiorczo różne transakcje mieszczące się we wskazanym limicie.

Z drugiej zaś strony jedna transakcja może zostać udokumentowana wieloma fakturami. Sztandarowym przykładem jest tutaj zawarcie umowy o roboty budowlane, która jest rozliczana etapami i każdy taki etap dokumentuje odrębna faktura.

W takich sytuacjach płatność gotówką może nastąpić jedynie wówczas, gdy cała wartość usług wykonywanych w ramach zawartej umowy nie przekroczy 15.000 zł.