Wynajęcie mieszkania w kosztach uzyskania przychodu firmy

Przeczytaj także: Kiedy wynajem mieszkania jest kosztem podatkowym firmy?

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawczyni prowadzi kancelarię radcy prawnego (działalność gospodarcza), w której to świadczy usługi prawnicze. Zainteresowana mieszka w miejscowości A. Kończy ona współpracę z dotychczasowym klientem w miejscowości B. Ponadto zainteresowana ma trudności ze znalezieniem zleceń w miastach A i B. Dlatego też została zmuszona do poszukiwania klientów w innych obszarach kraju.

Wnioskodawczyni znalazła klienta w miejscowości C. Jest to jej jedyny klient. Z uwagi na dużą odległość pomiędzy miejscowościami A i C (350 km), wnioskodawczyni wynajęła mieszkanie w miejscowości C, w którym przebywa w czasie wykonywania usług na rzecz kontrahenta. Rozwiązanie to jest tańsze, aniżeli korzystanie z usług hotelowych i wydaje się najbardziej ekonomiczne (codzienne dojazdy z uwagi na odległość pomiędzy miejscowościami A i C nie są możliwe).

Na podstawie zawartej umowy najmu zainteresowana płaci miesięczny czynsz w wysokości odpowiadającej realiom rynkowym. Czynsz jest przelewany na konto bankowe właściciela lokalu mieszkalnego. Najem mieszkania w mieście C okazał się konieczny w celu umożliwienia uzyskiwania przychodu z działalności gospodarczej wnioskodawczyni. Jej ośrodkiem interesów życiowych pozostało miasto A, gdzie zainteresowana ma dom i rodzinę, z którą utrzymuje stały osobisty kontakt.

Zadano pytanie, czy płacony czynsz najmu stanowi koszty uzyskania przychodu prowadzonej firmy? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016, poz. 2032 z późn. zm., dalej: „u.p.d.o.f.”) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem, kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 u.p.d.o.f., i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź tez zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wykazania owego związku spoczywa na osobie, która wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzona działalnością winno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Do kosztów z pozarolniczej działalności gospodarczej spełniających powyższe kryteria nie można jednak zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu musi, w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:
• winien pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągniecia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie może znajdować się na liście wydatków nieuzasadnionych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f.,
• musi być właściwie udokumentowany.

O tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa obowiązek wykazania, że określony wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności obowiązek wykazania związku kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą w postaci kancelarii radcy prawnego, w ramach której świadczy usługi prawnicze. Siedziba kancelarii mieści się w mieście A. Tam też Wnioskodawczyni posiada swoje stałe miejsce zamieszkania, rodzinę i ośrodek interesów życiowych. Ze względu na zakończenie współpracy z poprzednim klientem w mieście B i na trudności w pozyskaniu nowego zlecenia w miastach A, B lub okolicach - adekwatnego do uzyskanych za granicą kwalifikacji – Wnioskodawczyni zmuszona była do poszukiwania ich poza miejscem zamieszkania. Od października 2015 roku jedynym klientem jest podmiot mający główną siedzibę w mieście C, znajdującym się w innym województwie. Usługi na rzecz tego podmiotu świadczone są niemal wyłącznie w mieście C w wymiarze niejednokrotnie po 10-12 godzin dziennie. W związku ze znaczną odległością (ok. 350 km) pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem świadczenia usług, oraz biorąc pod uwagę wysokie koszty noclegów hotelowych, Wnioskodawczyni zmuszona była wynająć mieszkanie w mieście C.

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, że o ile powodem wynajęcia przez Wnioskodawczynię mieszkania w mieście C była konieczność świadczenia na rzecz kontrahenta usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, a miasto C nie jest miejscem zamieszkania Wnioskodawczyni (centrum jej interesów osobistych i gospodarczych), to wydatki poniesione z tego tytułu, jako niemające charakteru wydatków osobistych, spełniające przesłanki określone w art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f., mogą stanowić koszty podatkowe pod warunkiem należytego ich udokumentowania.

Zwraca się jednakże uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków. Należy zaznaczyć, że zgromadzone dowody nie mogą się przy tym ograniczać wyłącznie do faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela przedmiotowego mieszkania, który wynajmuje Wnioskodawczyni, stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez nią wydatków z tytułu wynajmu tego mieszkania.

Niezbędnym jest również posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w mieście, w którym Wnioskodawczyni wynajęła mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.

Reasumując powyższe stwierdzić należy, że jeżeli poniesione wydatki będą spełniać wszystkie wymienione powyżej warunki, to będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Przy czym, obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że nie mają one charakteru wydatków osobistych, a ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów) obciąża podatnika. (...)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów