PIT-y 2016: ustalamy koszty uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Rozliczenie roczne gdy etat, podatek liniowy i małoletnie dziecko

Umowa o pracę = koszty ryczałtowe bądź tylko za przejazdy

Najszersza grupa podatników uzyskuje przychody z pracy (stosunek służbowy, stosunek pracy, praca nakładcza oraz spółdzielczy stosunek pracy). Ustawodawca przewidział dla nich zryczałtowane koszty uzyskania przychodu w niezbyt wysokiej wysokości. Ryczałt taki jest przy tym od bardzo wielu lat niewaloryzowany.

Pracownicze ryczałtowe koszty uzyskania przychodu są określone kwotowo - nie wpływa na nie wartość uzyskanego wynagrodzenia jak też ewentualne faktyczne wydatki, które pracownik musi ponieść aby dane wynagrodzenie uzyskać. Większego znaczenia nie ma także wymiar etatu pracownika jak i liczba przepracowanych w danym miesiącu dni czy godzin. Ustawodawca określił tutaj jednak odrębne limity dla pracujących w miejscu swojego zamieszkania oraz tych, którzy dojeżdżają do innych miejscowości (zakładając, że dojeżdżający ponoszą wydatki w wyższej wysokości, co nie zawsze się sprawdza). Istotna jest także ilość etatów, chociaż maksymalne kwoty takich kosztów powodują, że wielość zatrudnienia nie ma tutaj zbyt dużego znaczenia.


Podane wyżej wartości kosztów są stosowane do każdego etatu. Stąd osoba zatrudniona na podstawie np. dwóch lub trzech umów, koszty te będzie miała naliczane z tytułu każdego wynagrodzenia odrębnie - a więc w wyższej wysokości - aniżeli jedno-etatowiec. Niestety suma wartości miesięcznych kosztów nie może przekroczyć limitów rocznych. Warunku tego nie uwzględniają jednak zakłady pracy na etapie ustalania zaliczek na podatek, a dopiero sam podatnik przy wypełnianiu zeznania rocznego. Dlatego też zatrudnienie na kilku etatach może skutkować koniecznością skorygowania (ograniczenia) w rocznym PIT zastosowanych wcześniej przez płatników kosztów w dół i dopłatą podatku.

Przykład
Pracownik pracuje w dwóch firmach na 1/2 etatu w każdej. Zakłady pracy są położone w innych miejscowościach, niż pracownik mieszka, dlatego też przysługują mu podwyższone koszty uzyskania przychodu w wysokości 139,06 zł miesięcznie z każdego etatu i w takiej wysokości są one uwzględniane przez płatników przy obliczaniu zaliczki od wypłacanego wynagrodzenia. Zastosowane w ciągu roku koszty przez zakłady pracy za 12 miesięcy wniosą w związku z tym 12 x 139,06 zł x 2 = 3 337,44 zł.

Roczny limit kosztów przysługujących temu pracownikowi wynosi natomiast 2 502,56 zł i do takiej wysokości będzie musiał on je ograniczyć w składanym zeznaniu. Jego dochód w związku z tym wzrośnie o: 3 337,44 zł - 2 502,56 zł = 834,88 zł

Zdaniem organów podatkowych koszty uzyskania przychodu przysługują pracownikom za miesiące przepracowane, a nie miesiące, w których wynagrodzenie jest wypłacane.

Koszty faktyczne czyli bilety za przejazdy

W określonych przypadkach ustawodawca dopuszcza, aby w składanym zeznaniu podatkowym pracownik uwzględnił nie koszty ryczałtowe, a faktycznie poniesione w związku z uzyskiwanym wynagrodzeniem. Są to jednakże jedynie koszty dojazdu do miejsca pracy i powrotu do miejsca zamieszkania. Co ważne, takie koszty nie są w ogóle limitowane, ale wymyślono inne ograniczenie.

Otóż prawo do uwzględnienia kosztów rzeczywiście poniesionych mają jedynie ci pracownicy, którzy w dojazdach do zakładu pracy (i z powrotem) korzystają ze ściśle określonych środków transportu i mają określone dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków.

Ustawa podatkowa wskazuje, że jeżeli roczne zryczałtowane koszty uzyskania przychodów są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Organy podatkowe podchodzą bardzo restrykcyjnie do uwzględniania w rozliczeniu rocznym rzeczywistych kosztów uzyskania przychodu. Podatnik musi tutaj posiadać zarówno odpowiedni dokument potwierdzający ich poniesienie, jak i korzystać z odpowiedniego środka transportu.

W zeznaniu podatkowym zatem podatnik nie odliczy przykładowo kosztu paliwa wlewanego do własnego samochodu, którym dojeżdża codziennie do pracy, wydatków na taksówkę, czy też przejazdu busami należących do prywatnych przewoźników i to nawet wówczas, gdy skorzystanie z tzw. „komunikacji publicznej” nie będzie możliwe.

Imiennego biletu okresowego, dokumentującego wysokość kosztu, nie można natomiast zastąpić innym dowodem, np. biletem na okaziciela, jednorazowym, czy nawet wystawioną przez przewoźnika fakturą.

Jak zatem nietrudno zauważyć, ceną za prostotę rozliczeń przy wyliczaniu kosztów pracowniczych jest ich bardzo niska wysokość, przez co rośnie dochód podlegający opodatkowaniu.

Menedżer oraz członek zarządu z kosztami jak dla pracownika

Koszty uzyskania przychodu w wysokości 111,25 zł miesięcznie i nie więcej niż 2 002,05 zł rocznie (jeżeli przychody takie uzyskiwane są z więcej niż jednego stosunku prawnego) należy stosować również w stosunku do niektórych przychodów zaliczanych do tzw. działalności wykonywanej osobiście. Chodzi tutaj o:

• przychody otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek
• przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych
• przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej

Działalność wykonywana osobiście, czyli umowa o dzieło czy zlecenie z kosztami procentowymi

Kolejną grupą podatników są zatrudnieni na podstawie tzw. umów cywilnoprawnych, czyli umów zlecenie i o dzieło (potocznie nazywanych śmieciowymi). Z podatkowego punktu widzenia takie stosunki zatrudnienia są korzystniejsze od etatu. A to dlatego, że tutaj koszty uzyskania przychodu, wprawdzie również określane ryczałtowo, liczone są procentowo, a nie w stałych wartościach.

Będą one zatem w przeważającej części przypadku wyższe od określonych przez ustawodawcę kwotowo dla zatrudnionych na etacie.

Nadto należy pamiętać, że również tutaj możliwe jest uwzględnienie kosztów rzeczywiście poniesionych i to nie tylko na przejazdy. W faktycznie poniesionych wydatkach ustawodawca pozwala uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem danego zlecenia bądź dzieła (obowiązuje tutaj ogólna zasada zaliczania wydatków za koszty - tak jak dla firm), a nie tylko samych przejazdów (z czym mamy do czynienia przy zwykłym etacie).

Oczywiście koszty w wysokości faktycznie poniesionej (i nielimitowanej) stosuje się także pod warunkiem, że są wyższe od zryczałtowanych.

Inne źródła z kosztami jak przy zleceniu

Opisane wyżej procentowe koszty uzyskania przychodu (a więc 20% tego przychodu) stosuje się także do przychodów z innych źródeł, ale uzyskanych wyłącznie na podstawie umowy, do której stosuje się przepisy prawa cywilnego dotyczące umowy zlecenia lub o dzieło.

50-tki, czyli wysokie koszty z limitem przy prawach autorskich

Ustawa podatkowa przewiduje także zryczałtowane koszty w wysokości 50% uzyskanego przychodu (również po ewentualnych ZUS-ach).

Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy, z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami - koszty uzyskania przychodu stosuje się w wysokości 50% uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

Koszty w tej wysokości stosuje się także (art. 22 ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy):

• z tytułu zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego
• z tytułu opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną

Niestety koszty w takiej wysokości są ograniczone odgórnym limitem. Nie mogą one 42 764 zł.

Co po przekroczeniu limitu?
Zdaniem organów podatkowych, po przekroczeniu wskazanego limitu (dla 50% kosztów uzyskania przychodu) podatnik nie ma prawa do innych kosztów określonych w sposób ryczałtowy. Może wówczas stosować jedynie koszty faktycznie poniesione. W efekcie przy części honorariów opodatkowany będzie nie dochód, a uzyskany przychód.