Koszty podatkowe gdy zapłata gotówką: co jest transakcją?

Przeczytaj także: Zapłata kartą płatniczą nie pozbawi kosztów uzyskania przychodu

Przepisy jeszcze nie weszły w życie, a już budzą sporo kontrowersji. Rządzący bowiem po raz kolejny pokazali, że skupili się tylko na łataniu dziury budżetowej i uszczelnianiu systemu podatkowego, pomijając całościowe rozwiązanie problemu - w kwestiach ważnych dla przedsiębiorców. Dlaczego?

Najpierw ustawa o swobodzie działalności gospodarczej

Otóż postanowiono zmienić regulacje ustawy o swobodzie działalności gospodarczej w zakresie transakcji, które powinny być regulowane przy użyciu konta bankowego.

Niewątpliwie dobrą zmianą jest rozszerzenie rachunków, za pośrednictwem których może następować płatność. Wcześniej były to bowiem rachunki bankowe, teraz są to rachunki płatnicze (czyli pojęcie szerzej rozumiane). Zalicza się do nich m.in. rachunki kart kredytowych, czy rachunki do płatności przez internet. Z drugiej strony niektóre rachunki bankowe nie są płatniczymi (np. niektóre rachunki oszczędnościowe), gdyż w istocie nie służą do dokonywania płatności.

Na niekorzyść dla przedsiębiorców zmienił się natomiast limit wartościowy transakcji - z 15 tys. euro na 15 tys. zł.

Następnie ustawy o podatku dochodowym

Do tej pory mało kto jednak powyższym się przejmował. Jeżeli bowiem transakcja była prawdziwa i nie miała znamion działań przestępczych, jedyną konsekwencją dla firm było to, że regulowanie większych zobowiązań gotówką pozbawiało ich prawa do zwrotu VAT w ciągu 25 dni. Niemniej w terminie standardowym dni 60 zwrot musieli już otrzymać.

W przyszłym roku konsekwencje nieprzestrzegania limitu będą jednak dużo większe. Przedsiębiorcy zostaną bowiem pozbawieni kosztów uzyskania przychodu.

Zarówno ustawa o CIT jak i ustawa o PIT od przyszłego roku zostaną znowelizowane w ten sposób, że z kosztów uzyskania przychodu zostaną wyłączone te wydatki, w stosunku do których przedsiębiorca nie zastosuje się do powyższego obowiązku odpowiedniego ich uregulowania. Mówiąc innymi słowy zapłata gotówką zamiast przelewem będzie skutkować pozbawieniem firmy kosztów uzyskania przychodów.

Powstał przy tym problem kompensat, który próbowało wyjaśnić samo Ministerstwo Finansów. Pojawiła się także pierwsza interpretacja indywidualna w tym zakresie. Niemniej problem nie do końca wydaje się być rozwiązany.

Jedna transakcja czyli co?

Teoretycznie zatem wszystko wydaje się być jasne. Transakcje powyżej 15 tys. zł należy regulować za pośrednictwem przelewów bankowych (Uwaga! - chodzi tutaj o wartość brutto transakcji), można przy tym płacić kartami płatniczymi. Fiskus zdaje się też dopuszczać tutaj kompensaty (przynajmniej na razie).

Gdzie zatem trudność? - w zdefiniowaniu transakcji. A dlaczego? - bo nie ma jej ustawowej definicji. I tak o ile w przypadku faktycznych transakcji jednorazowych (czyli klient kupił danego dnia towar, na który została wystawiona faktura i po tzw. temacie; a więc jedna transakcja = jedna faktura) sprawa rzeczywiście jest prosta - trzeba jedynie pamiętać o powyższym ograniczeniu, tak przy długoterminowych umowach i okresach rozliczeniowych łatwo już nie jest.

Jedna faktura może bowiem dokumentować wiele transakcji, czego przykładem są popularne ostatnio faktury zbiorowe wystawiane za tydzień czy miesiąc bądź inny przyjęty okres rozliczeniowy (dzięki czemu zmniejsza się ilość gromadzonej dokumentacji). Rozwiązanie takie dopuszcza ustawa o VAT - mówiąca że fakturę trzeba wystawić co do zasady do 15-tego dnia następnego miesiąca. Dlaczego zatem nie dokumentować za pomocą jednego takiego dokumentu całego obrotu na rzecz danego nabywcy, który wystąpił w danym miesiącu?

W przypadku usług świadczonych w dłuższym okresie czasu okresy rozliczeniowe są wręcz standardem. Czy zatem jedną transakcją jest tutaj jeden okres rozliczeniowy, czy cały czas obowiązywania umowy? Czy zmiany umów w ten sposób, że okresy rozliczeniowe będą krótsze, wskutek czego zmieni się (spadnie) wartość poszczególnych faktur - pozwoli uniknąć negatywnych konsekwencji? Wreszcie czy wystawienie faktury zbiorowej do wszystkich transakcji zawartych w danym okresie czasu (np. tydzień, miesiąc) oznacza zawarcie tylko jednej transakcji na potrzeby definiowania kosztów?

Nadto możliwa jest sytuacja, w której jednego dnia dla tego samego kontrahenta zostanie wystawionych kilka a nawet kilkanaście faktur. Wartość poszczególnych faktur może nie przekraczać tego limitu, ale ich suma już tak. Pomiędzy stronami transakcji może tutaj być zawarta odrębna umowa ale nie musi. Czy wówczas każda faktura będzie rozpatrywana (pod względem limitu) osobno, czy wszystkie razem? Czy mamy tutaj do czynienia z różnymi transakcjami rozliczanymi niezależnie, czy jedną, tylko podzieloną na części?

Niestety odpowiedzi na te pytania na chwilę obecną nie są znane - sami urzędnicy nie wiedzą jak interpretować przepisy, tym bardziej że regulacje w zakresie ograniczania kosztów odnoszą się także do innej - nie-podatkowej ustawy. Pewnej pomocy można szukać w wyrokach sądów administracyjnych. Trzeba jednak pamiętać, że zanim sądy zaczną zajmować w tym zakresie swoje stanowisko - upłynie jeszcze trochę czasu - czyli pojawią się one (podobnie zresztą jak i interpretacje podatkowe), gdy przedsiębiorcy będą już musieli stosować feralne przepisy w praktyce. Obecne wyroki odnoszące się do art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej - zawierającego feralne regulacje, wydawane są z kolei w innym zakresie (np. przy praniu brudnych pieniędzy, czy odpowiedzialności solidarnej podatników).

Przy okresach rozliczeniowych racjonalnym wydawałoby się przyjęcie, że jedna transakcja jest równa jednemu okresowi rozliczeniowemu. Czy jednak pogląd taki zaakceptują organy podatkowe? - na chwilę obecną na takie pytanie nie da się jednoznacznie odpowiedzieć.