KPiR i ewidencja magazynowa w warsztacie samochodowym?

Przeczytaj także: Usługi geodezyjne w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Klienta, któremu popsuje się samochód, interesuje w zdecydowanej większości przypadków całkowity koszt remontu. Na barki warsztatu samochodowego zrzuca on zatem nie tylko samą naprawę samochodu, ale także zdobycie niezbędnych części. Niektóre warsztaty samochodowe części takie zakupują w lokalnych sklepach, do których to następnie jest wysyłany klient w celu uregulowania zapłaty. Coraz częściej jednak ten ostatni chce płacić wszystko u mechanika i dostać jeden rachunek (fakturę) za całość a nie biegać po sklepach w celu zapłaty za części, które mechanik zużył do naprawy jego samochodu.

Dlatego też powstaje pytanie, czy z uwagi na zakup części zakład samochodowy musi prowadzić dodatkowo u siebie magazyn? Gdzie księgować faktury dokumentujące takie zakupy w księdze? Sprzedawana bowiem jest tutaj usługa naprawy samochodu, a nie same części. Wreszcie jak powinna być wystawiana faktura dokumentująca sprzedaż usługi kompleksowej w postaci naprawy samochodu razem z częściami?

1. Magazyn nie jest potrzeby.

Żadne przepisy podatkowe w takim przypadku nie zobowiązują przedsiębiorcy prowadzącego warsztat samochodowy do prowadzenia magazynu oraz ewidencji magazynowej, tym bardziej że w opisanym przypadku części są zamawiane z reguły pod konkretny samochód stojący obecnie „na warsztacie”.

Mechanicy w takich przypadkach posiadają oczywiście dodatkowo oleje, smary, odrdzewiacze czy części „typowe”, które można wykorzystać w różnych samochodach, niemniej co do konkretnych napraw zamówień dokonują na bieżąco. Nawet posiadanie takich „dodatkowych materiałów”, nie ma obowiązku prowadzenia magazynu.

2. Ewidencja nabywanych części i płynów eksploatacyjnych.

Przepisy regulujące prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazują, że zakup materiałów podstawowych i pomocniczych jest ewidencjonowany w kolumnie 10 księgi: Zakup towarów wg cen zakupu.

Zakup materiałów podstawowych powinien tutaj być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed ich przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Jak księgować zakup materiałów wykorzystanych do wykonania usług?

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazuje, że w przypadku świadczenia usług, kosztem ich wytworzenia są wszystkie koszty związane bezpośrednio i pośrednio z ich wykonywaniem, z wyłączenie kosztów sprzedaży usług.

Materiałami (surowcami) podstawowymi są natomiast materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu (czyli także usługi). Do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone.
Materiałami pomocniczymi są natomiast materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

Jedynie te materiały, które nie mogą zostać zaliczone do wyżej wymienionych, należy ujmować w kolumnie 13 księgi: Pozostałe wydatki. W warsztacie samochodowym będą to środki czystości, rękawice robocze itp., a także narzędzia czy wyposażenie warsztatu samochodowego.

3. Jak wystawić fakturę za wykonaną usługę?

Przepisy dają tutaj sporą dowolność przedsiębiorcom. Nie ma zatem przeszkód, aby wartość zużytych do remontu samochodu części została wkalkulowana w cenę usługi i na fakturze znalazła się tylko jedna pozycja - naprawa samochodu w określonym zakresie. Można też oczywiście odrębnie wykazać wartość samej robocizny i odrębnie zużyte części samochodowe (w tym w wielu pozycjach).