Jak wystawić notę korygującą?

Przeczytaj także: Nota korygująca i faktura korygująca - kto i kiedy wystawia. Co powinna zawierać?

Gdy błąd jest w wartościach faktury, sprzedawca bezwzględnie wystawia fakturę korygującą, gdy natomiast błędne są przykładowo dane kupującego - ten może wystawić notę korygującą. Niekiedy też zdarza się że sprzedawca na błędy w danych nabywcy wystawia notę korygującą którą dostarcza nabywcy. Czy takie postępowanie jest prawidłowe?

Obalamy mity - faktura korygująca koryguje wszystko

Zakres stosowania faktury korygującej jest bardzo szeroki. W ustawie mówi się, że dokument ten wystawia się przede wszystkim w przypadku udzielenia rabatów, zwrotu towarów, czy stwierdzeniu pomyłki w cenie, stawce czy kwocie podatku, a więc w przypadku korekty wartości liczbowych. Na samym końcu stosownej regulacji dodano jednakże, że fakturę korygującą wystawia się także w przypadku stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Dlatego też sprzedawcy nie mogą uchylać się od wystawienia faktury korygującej dane nabywcy (czy inne błędy „nieliczbowe”) i wskazywać, że właściwym dokumentem jest tutaj nota korygująca. Fakturą korygującą można bowiem skorygować każdą informację znajdującą się na fakturze pierwotnej, która jest nieprawidłowa.

Mit numer 2 - kto wystawia dokumenty?

Fakturę korygującą, czyli dokument o pełnym zakresie korekty danych z faktur pierwotnych, wystawia sprzedawca. Notę korygującą natomiast wystawia nabywca (kupujący). Powyższego nie można zmienić bądź modyfikować. W praktyce natomiast spotykamy sytuacje, w których to właśnie sprzedawca zauważając tzw. błąd mniejszej wagi (nieliczbowy) wystawia notę korygującą zamiast faktury korygującej twierdząc, że ten dokument jest tutaj właściwy.

Jak najbardziej należy zgodzić się z tym, że takie błędy może korygować nota korygująca, ale pod warunkiem, że wystawia ją nabywca a nie sprzedawca. Jeżeli dane takie decyduje się skorygować sprzedawca, musi tutaj obowiązkowo wystawić fakturę korygującą.

Skąd tak wąski „praktyczny” zakres stosowania not korygujących? Zmiana daty sprzedaży wpływa bowiem na moment wykazania sprzedaży w podatku VAT i bardzo często też dochodowym. Stąd korekty w tym zakresie lepiej pozostawić w gestii sprzedawcy, choć jak wskazano wyżej, teoretycznie datę taką może zmienić nabywcy. W praktyce jednakże błędną datę sprzedaży koryguje się fakturą korygującą.

Podobnie jest z datą wystawienia faktury. Jej zmiana przez nabywcę niewątpliwie może zakłócić chronologię wystawiania faktur u sprzedawcy. Poza tym to sprzedawca lepiej wie, kiedy fakturę wystawił, niż jego klient (czym innym jest moment jej dostarczenia do klienta). Z powyższych względów notą korygującą w praktyce nie korygujemy też numeru faktury, jak i szczególnych informacji na fakturze typu odwrotne obciążenie czy podstawa prawna zastosowania zwolnienia.

Co na nocie korygującej?

Przepisy nie wskazują wzoru noty korygującej. Określają jedynie elementy, jakie powinny się na niej znaleźć. Kolejność ich podawania nie jest tutaj istotna. Ważne aby były podane wszystkie. I tak dokument taki musi przede wszystkim nazywać się „NOTA KORYGUJĄCA”. Musi posiadać także swój numer oraz datę wystawienia. Nie może na nim zabraknąć danych nabywcy i sprzedawcy wraz z ich numerami identyfikacyjnymi.

Wyrazy Kopia/Oryginał nie są obecnie wymagane ale nadal często można je spotkać na takich dokumentach.

Kolejne wymagane dane to informacje o dokumencie korygowanym, czyli numer faktury, data jej wystawienia, czy data tzw. sprzedaży (a więc zakończenia dostawy towaru/wykonania usługi/otrzymania zaliczki).

Wreszcie należy wskazać, co taka nota koryguje, a więc treść z faktury pierwotnej podlegającą korekcie i treść prawidłową.

Kolejnym obowiązkowym elementem jest akceptacja noty korygującej. Otóż sprzedawca musi zaakceptować jej treść dla ważności dokumentu. Z reguły akceptację taką wyraża się poprzez złożenie w odpowiednim polu noty korygującej swojego podpisu (pieczątka także jest mile widziana).

Co ciekawe - nota korygująca nie musi posiadać podpisu wystawcy (tak samo jak zwykła faktura VAT), niemniej dobrą praktyką jest złożenie takiego podpisu (z lub bez pieczątki).

I w zasadzie to tyle - inne elementy takich dokumentów nie są wymagane.