W jakich terminach należy wystawiać faktury VAT?

Przeczytaj także: Nota korygująca i faktura korygująca - kto i kiedy wystawia. Co powinna zawierać?

Nie podałem tam natomiast dokładnych informacji, w jakich terminach faktura powinna być wystawiona. Temat jest bowiem na tyle szeroki, że niepotrzebnie zaśmiecałby konstrukcję tamtego artykułu. Ta kwestia zostaje wyjaśniona poniżej.

Do 15-tego następnego miesiąca

Jak to w podatkach zwykle bywa, mamy pewną zasadę ogólną oraz wyjątki od niej. Tak samo jest w przypadku terminów, w których należy wystawić faktury VAT.

I tak owa zasada ogólna mówi, że fakturę wystawia się nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Mówiąc zatem innymi słowy sprzedaż dokonana w sierpniu powinna być udokumentowana fakturą wystawioną najpóźniej 15 września - to termin ostateczny.

Taka sama zasada obowiązuje w przypadku wystawiania faktur zaliczkowych - gdzie oczywiście istotna jest data zaliczki/przedpłaty.

Dokument taki można przy tym wystawić wcześniej. Ile?
Ustawodawca mówi, że fakturę można wystawić nawet na 30 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi (albo też otrzymaniem zaliczki czy innej formy przedpłaty).

W praktyce jednakże z reguły fakturę wystawia się po sprzedaży/otrzymaniu zaliczki a nie przed nią. Dlatego też warto zapamiętać, że faktury wystawia się od dnia sprzedaży/otrzymania zaliczki do 15-tego dnia następnego miesiąca (chociaż jak to zostało już wyżej podkreślone, dokument taki może zostać wystawiony znacznie wcześniej). Jeżeli z wystawieniem faktury się pospieszymy, zaś transakcja nie dojdzie do skutku, należy pamiętać o ich odpowiednim skorygowaniu, a niekiedy też opisaniu zaistniałej sytuacji.

Taki sam termin obowiązuje w przypadku faktur wystawianych na żądanie.

Wyjątki od zasady - inne terminy wystawiania faktur

Znamy już zasadę ogólną. Teraz czas poznać wyjątki od niej a tych jest jak zwykle sporo.

Pierwszy wyjątek tyczy się usług budowlanych i budowlano-montażowych. Tutaj fakturę należy wystawić najpóźniej 30. dnia od dnia wykonania tych usług.

Kolejny wyjątek obejmuje sprzedaż książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1). Tutaj fakturę należy wystawić do 60. dnia od dnia wydania takich towarów. Jeżeli jednak umowa będzie przewidywać rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę należy wystawić nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów.

W przypadku drukowania książek (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1) - z wyjątkiem usług rozliczanych w ramach importu usług - fakturę należy wystawić najpóźniej 90. dnia od dnia wykonania takich czynności.

Z kolei w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją fakturę wystawia się do 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu. Jeżeli w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę należy wystawiać nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowania.

Fakturę należy też wystawić najpóźniej z upływem terminu płatności w przypadku:

• dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175załącznika nr 3 do ustawy (a więc związanych z dostarczeniem wody, odprowadzeniem nieczystości itp.), najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

- z wyjątkiem usług stanowiących import usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT.