Jak wystawić "zwykłą" fakturę VAT w praktyce?

Przeczytaj także: Nota korygująca i faktura korygująca - kto i kiedy wystawia. Co powinna zawierać?

Zasady wystawiania faktur ewoluowały w czasie ostatnich lat. Ustawodawca przeniósł do ustawy o VAT większość reguł z tym związanych z rozporządzenia wykonawczego. Oznacza to, że zdecydowana większość przedsiębiorców powinna znaleźć wszystkie interesujące ich przepisy w tym zakresie w samej ustawie o VAT (dla zainteresowanych jest to Dział XI Rozdział 1 - Faktury, artykuły od 106a do 108).

Teoretycznie każdy wie jak faktura powinna wyglądać, w praktyce jednakże z jej wystawieniem mogą często wystąpić pewne trudności. Jak zatem prawidłowo wystawić fakturę?

Czym jest faktura?

Ustawa o podatku od towarów i usług mówi, że przez fakturę należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną jest natomiast faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Faktura może zatem przyjąć dwojaką formę: czyli kartki (bądź kartek) papieru bądź zapisu cyfrowego - pliku z danymi. W jednym i drugim przypadku dokument taki musi zawierać określone odgórnie dane, które w szczególnych przypadkach mogą się od siebie różnić (inaczej np. będzie wyglądała faktura dokumentująca, nazwijmy ją „zwykłą” sprzedaż towaru czy usługi, inaczej faktura dokumentująca sprzedaż w procedurze marży, czy wystawiona dla rolnika ryczałtowego dokumentująca sprzedaż przez niego płodów rolnych, chociaż większość elementów w każdej fakturze będzie się powtarzać).

Numery, daty i strony transakcji

W każdej fakturze występują pewne elementy stałe. Zaliczyć do nich można przede wszystkim numer takiego dokumentu, datę jego wystawienia i datę dokonania czynności (gdy ta jest znana inna od daty faktury), termin i sposób płatności, jak też dane sprzedawcy i nabywcy (a więc dane identyfikujące strony transakcji).

Uwaga na czynności zwolnione z VAT

Jeżeli przedmiotem dostawy jest towar bądź usługa, które są zwolnione z podatku VAT, bardzo często należy też podać podstawę prawną zastosowanego zwolnienia, czyli wskazanie przepisu z ustawy krajowej, odpowiedniej dyrektywy unijnej czy innego aktu prawnego, który mówi o tym, że taka czynność z podatku jest zwolniona. Dla przykładu w przypadku sprzedaży nieruchomości zabudowanej, która korzysta ze zwolnienia z uwagi na to, że przy jej zakupie nie odliczono VAT, będzie to art. 43 ust. 1 pkt 10a) ustawy o VAT. Jeżeli natomiast sprzedany zostaje samochód, przy zakupie którego VAT odliczyć nie można było i służył on wyłącznie działalności zwolnionej od tego podatku, będzie to art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT itd. Podstawa prawna jest tutaj obowiązkowym elementem faktury.

Nazwy i liczby

Każda faktura musi zawierać informacje o towarach bądź usługach, których sprzedaż dokumentuje. Te w miarę możliwości powinny być jak najdokładniejsze. Konieczne jest podanie także ich ilości, jednostki miary oraz ceny jak też wartości (czyli iloczynu „kolumny” ilość i cena). Nieodzownym elementem będzie także stawka VAT stosowana do danego towaru/usługi.

Nie ma natomiast obowiązku wyliczania wartości tego podatku dla każdej pozycji faktury - może to mieć miejsce dopiero w jej podsumowaniu, chociaż dobrą i często spotykaną praktyką jest podawanie tej kwoty (jak i wartości brutto) w każdym „wierszu” faktury. Obliczeń z reguły i tak dokonują tutaj maszyny, dla których podanie kilku dodatkowych liczb to żaden wysiłek.

Ustawodawca nie wskazuje też, w jakiej kolejności mają być podawane wskazane wyżej informacje, stąd i w tym zakresie występuje pełna dowolność. Dla komfortu własnego jak i klientów warto jednak dołożyć wszelkich starań, aby faktura taka była jak najbardziej czytelna, czyli przyjąć najbardziej logiczny sposób ujmowania poszczególnych danych.

Podsumowanie faktury i podpisy

Po podaniu przedmiotu sprzedaży jak też jego ilości i wartości, należy przejść do podsumowań poszczególnych „kolumn faktury”. Każda taka faktura powinna zawierać ogólną wartość (którą klient powinien zapłacić) oraz rozbicie sum na poszczególne stawki podatku VAT.
Na fakturze nie może też zabraknąć waluty, w jakiej faktura jest wystawiona oraz słownego określenia jej wartości.

Podpisy i pieczątki - zarówno sprzedawcy jak i nabywcy, choć nieobowiązkowe zawsze są mile widziane. Choć nie wynika to z przepisów, wystawiane faktury najczęściej przyjmują układ tabelaryczny dzięki czemu poszczególne jej elementy nie są porozrzucane. Zwiększa to czytelność i przejrzystość takiego dokumentu.

I to w zasadzie wszystko - innych elementów w wystawianej typowej krajowej fakturze być nie musi. Na zakończenie dodajmy przy tym, że „zwykły” egzemplarz faktury można stosować także w przypadkach wymagających dodatkowych informacji, jak chociażby wskazana wyżej sprzedaż VAT marża czy sprzedaż towarów rozliczanych przez nabywców w ramach odwrotnego obciążenia. Organy podatkowe nie kwestionują dokumentowania takich transakcji na druczkach „zwykłych” faktur, o ile sprzedawca umieści na nich niezbędne dodatkowe informacje.