Zawarcie umowy leasingu na samochód: termin złożenia VAT-26

Przeczytaj także: Zmiana numeru rejestracyjnego samochodu z aktualizacją VAT-26?

Zgłoszenia takiego dokonuje się na formularzu VAT-26. Ustawodawca określił, w jakim terminie druk ten należy złożyć, niemniej zdaje się, że nie przewidział w nim wszystkich możliwych do zaistnienia sytuacji.

Załóżmy dla przykładu, że podatnik zawarł umowę leasingu operacyjnego, której przedmiotem jest nowy samochód osobowy przeznaczony wyłącznie na potrzeby prowadzonej firmy. Podatnik został już zobowiązany do wpłaty pierwszej raty leasingowej, niemniej pojazd ten jeszcze do niego nie dotarł, jak też nie posiada numeru rejestracyjnego. Tymczasem numer ten jest jedną z obowiązkowych pozycji formularza VAT-26. W jakim terminie podatnik powinien zatem druk złożyć we właściwym dla siebie urzędzie skarbowym?

Otóż zasady składania druku VAT-26 reguluje art. 86a ust. 12-14. I tak podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami.

Jeżeli ze złożeniem formularza podatnik się spóźni, ustawodawca nakazuje przyjąć, że pojazd służy wyłącznie działalności gospodarczej dopiero od dnia jego złożenia. W związku z tym od wcześniej poniesionych wydatków można odliczyć jedynie połowę podatku naliczonego. Warto tutaj zwrócić uwagę, że nie jest ważne to, kiedy VAT z faktury zostanie odliczony (podatnicy mają na to co do zasady trzy kolejne okresy rozliczeniowe), ale to, jakiego okresu wydatek dotyczy.

Ustawodawca w przytoczonym wyżej art. 86a mówi o obowiązku złożenia informacji VAT-26 w terminie 7 dni od poniesienia pierwszego wydatku związanego z danym pojazdem samochodowym. Nie tłumaczy natomiast, co należy rozumieć pod pojęciem „poniesienia pierwszego wydatku”. Kwestię tę starało się wyjaśnić Ministerstwo Finansów w broszurze informacyjnej objaśniającej zasady rozliczania VAT od samochodów. Otóż zdaniem resortu chodzi tutaj m.in. o dokonanie wpłaty zaliczki na poczet zakupu pojazdu czy też usługi (najmu/leasingu) lub nabycie towaru czy usługi - w zależności od tego, która z tych sytuacji miała miejsce jako pierwsza.

W związku z tym wydaje się, że podatnik z naszego przykładu powinien złożyć ten formularz w terminie 7 dni od dnia dokonania opłaty wstępnej. Jeżeli się spóźni, fiskus z całą pewnością zakwestionuje pełne prawo do odliczenia VAT od wszystkich wydatków poniesionych przed złożeniem druku.

Jak to jednak zostało już wyżej podkreślone, jednym z elementów formularza VAT-26 jest numer rejestracyjny zgłaszanego pojazdu, którym nasz podatnik nie dysponuje. Co w takiej sytuacji?
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest tutaj złożenie informacji VAT-26 bez tego numeru (z ewentualnym wyjaśnieniem takiego stanu rzeczy), zaś po uzyskaniu numeru rejestracyjnego - ponowne złożenie informacji VAT-26 z uzupełnionymi danymi.

Złożenie informacji czy aktualizacja informacji?

Zaprezentowane postępowanie powoduje jednakże kolejne niedogodności. W informacji tej należy bowiem wskazać (poprzez zaznaczenie odpowiedniego kwadratu w części A formularza) czy następuje jej złożenie, czy też aktualizacja.

W objaśnieniach umieszczonych na formularzu czytamy natomiast, że aktualizację informacji składa się w przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego (z wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej na wykorzystywanie do celów działalności gospodarczej i do celów innych niż działalność gospodarcza) najpóźniej przed dniem, w którym podatnik dokonuje tej zmiany.

Który kwadrat zatem zaznaczyć? - najlepiej obydwa.

Podobną sprawę rozpatrywał Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 18.02.2015 r. nr IPPP1/443-1384/14-4/AS. Tutaj jednakże wnioskodawca dokonywał zmiany numerów rejestracyjnych pojazdów.

Organ podatkowy uznał, że w przypadku zmiany numeru rejestracyjnego pojazdu zgłoszonego wcześniej na druku VAT-26, wnioskodawca powinien ponownie złożyć formularz VAT-26 zaznaczając w części A „Miejsce i cel składania informacji” zarówno poz. 6 „złożenie informacji” oraz poz. 7 „aktualizacja informacji”. W części C „Dane pojazdu samochodowego wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej” należy wpisać poprzednio zgłoszony numer rejestracyjny samochodu (w kolumnie „h” wpisując datę dokonania zmiany), natomiast w kolejnej pozycji umieścić nowy wpis z numerem rejestracyjnym pojazdu po zmianie.