Wydatki na usługi cateringowe dla pracowników w kosztach firmy

Przeczytaj także: Poczęstunek podczas spotkań firmowych a koszty podatkowe

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

W ramach obsługi sekretariatu spółka kupuje różnego rodzaju artykuły spożywcze, m.in. kawę, herbatę, mleko, cukier, bezalkoholowe napoje (woda mineralna, soki, napoje gazowane etc.), słodycze (paluszki, ciastka, ciasta etc.), owoce, zimne przekąski (kanapki etc.). Ponadto w czasie trwania wielogodzinnych spotkań zamawia także zimne i ciepłe posiłku (w postaci usługi cateringowej czy zakupu pizzy).

Powyższe artykuły i usługi są udostępniane w przypadku narad pracowniczych tudzież posiedzeń zarządu. Na tych pierwszych omawiane są założenia, cele oraz inne sprawy istotne z punktu widzenia bieżącej oraz przyszłej działalności spółki, co ma na celu zagwarantowanie jej prawidłowego funkcjonowania poprzez permanentne czuwanie nad efektywną realizacją założonych projektów.

Podczas posiedzeń zarządu omawiane są założenia, cele oraz inne sprawy istotne z punktu widzenia bieżącej oraz przyszłej działalności spółki. Nierzadko dyskutowane są także strategiczne z perspektywy spółki kwestie, a w konsekwencji podejmowane są kluczowe dla niej decyzje.

Udostępnienie wskazanych artykułów podczas powyższych spotkań ma na celu zwiększenie komfortu osób w nich uczestniczących poprzez stworzenie przyjaznego środowiska pracy, mając jednocześnie na celu zagwarantowanie efektywnej pracy. Posiłki takie nie mają charakteru wystawności. Mają za to cechę funkcjonalności. Dzięki nim jest bowiem zoptymalizowany czas pracy (uczestnicy spotkań nie muszą opuszczać miejsca posiedzenia w trakcie spotkania w celu spożycia posiłku).

Spółka zadała pytanie, czy wydatki na wskazane wyżej artykuły spożywcze i usługi może zaliczać do kosztów uzyskania przychodu? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zgodził się z wnioskodawcą i odstąpił od uzasadnienia prawnego jego stanowiska. To było następujące:

„(...) Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki ponoszone na nabycie artykułów spożywczych oraz usług cateringowych zużywanych w trakcie posiedzeń Zarządu Spółki i narad pracowniczych, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na gruncie updop.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zaliczenie konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest możliwe, jeśli racjonalnie oceniając wydatek ten mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Należy uznać za utrwaloną praktykę w procesie kwalifikacji wydatku poniesionego przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów, w której możliwość takiej kwalifikacji uzależniona jest od spełnienia następujących warunków:
1. został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
2. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4. poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5. został właściwie udokumentowany,
6. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W opinii Spółki, przedstawiony stan faktyczny wypełnia wszystkie ww. warunki. Nie ulega przede wszystkim jakiejkolwiek wątpliwości, że to Spółka ponosi ekonomiczny ciężar funkcjonowania sekretariatu, zaś koszty nabycia artykułów spożywczych zużywanych w trakcie posiedzeń Zarządu i narad pracowniczych, nie zostaną Wnioskodawcy w jakikolwiek zwrócone. Spółka również w odpowiedni sposób dokumentuje poniesione wydatki, zgodnie z regulacją zawartą w art. 9 ust. 1 updop.

Ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na funkcjonowanie sekretariatu pozostają natomiast w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przez niego przychodami. Celem poniesionych wydatków jest zbudowanie pożądanej przez Spółkę atmosfery wśród członków Zarządu oraz pracowników, skutkującej zwiększeniem efektywności wymiany informacji i usprawnienia transferu wiedzy, mającej wpływ na wynik finansowy Spółki i osiągany przez nią przychód. Należy stwierdzić, że decyzje podejmowane w trakcie posiedzeń Zarządu są decyzjami najwyższej rangi, gdyż kreują politykę firmy, wyznaczają kierunki bieżącej działalności Spółki. Natomiast, spotkania pracownicze gwarantują realizację zadań Spółki w każdym etapie na najwyższym poziomie. Trudno sobie również wyobrazić funkcjonowanie jakiegokolwiek podmiotu gospodarczego w dzisiejszych realiach gospodarczych bez narad czy spotkań.

W związku z powyższym Spółka stoi na stanowisku, że ponoszenie wydatków na nabycie artykułów spożywczych zużywanych przez sekretariat jest celowe w aspekcie osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Zważyć przy tym należy, że Ustawodawca posługując się zwrotem „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu”, nie posługuje się sformułowaniem „skutek”. Takie sformułowanie ma istotne znaczenie przy rozpatrywaniu pojęcia kosztów, albowiem czym innym jest „cel” działania, a czym innym „skutek” będący następstwem podjętych działań. Przez sformułowanie „w celu” należy zatem rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu). Dążenie podatnika ma przymiot „celowości”, jeżeli na podstawie dostępnej wiedzy o związkach przyczynowo-skutkowych można zasadnie uznać, że poniesiony koszt może przynieść oczekiwane następstwo (przychód).

Biorąc pod uwagę rangę decyzji podejmowanych ww. spotkaniach oraz ich wpływ na funkcjonowanie Spółki, a tym samym osiągany przez nią przychód, należy stwierdzić, że związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy nabyciem artykułów spożywczych i usług cateringowych przeznaczonych dla Zarządu i pracowników Spółki, a celami biznesowym, którym mają służyć te wydatki jest łatwo zauważalny.

Ponoszone wydatki na nabycie artykułów spożywczych pozostają również w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, jako wydatki służące zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania Spółki, czyli wydatki służące zabezpieczeniu źródła przychodów Spółki mające charakter ogólnego kosztu działalności.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Zdaniem Spółki, przedmiotowe wydatki nie podlegają wyłączeniu w związku z art. 16 ust. 1 updop, stanowiącym katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, w szczególności nie stanowią one wydatków na cele reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wydatki na artykuły spożywcze, w tym m.in. na kawę, herbatę, mleko, cukier, bezalkoholowe napoje (woda mineralna, soki), słodycze, owoce mają charakter zwyczajowo przyjętych poczęstunków należących do powszechnie obowiązujących kanonów kultury biznesowej, a tym samym nie możliwe jest uznanie ich za okazałe, wystawne, wytworne, przekraczające zwyczajowo przyjęte standardy.

W całości prawidłowość stanowiska Spółki znajduje również potwierdzenie w wydawanych z upoważnienia Ministra Finansów interpretacjach indywidualnych prawa podatkowego m.in. w:
• interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy 16 kwietnia 2015 r., sygn. ITPB4/4510-10/15/AM, w której organ podkreślił, że „wydatki poniesione przez Spółkę na nabycie artykułów spożywczych a także usług cateringowych i gastronomicznych tj. kawa, herbata, mleko, cukier, bezalkoholowe napoje (woda mineralna, soki), słodycze, owoce, kanapki, zimne przekąski, gotowe posiłki itp., spożywane w siedzibie Spółki i poza nią, nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy. Ponoszone przez Spółkę wydatki dotyczą spotkań mających przede wszystkim na celu omawianie założeń, celów oraz innych spraw istotnych z punktu widzenia bieżącej oraz przyszłej działalności Spółki. W trakcie posiedzeń Zarządu nierzadko dyskutowane są strategiczne z perspektywy Spółki kwestie a w konsekwencji podejmowane są kluczowe dla Spółki decyzje. Wydatki te spełniają zatem przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy – są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tym samym mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów”.
• interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi 15 marca 2013 r., sygn. IPTPB3/423-418/12-7/GG, w której organ wskazał, że „należy także zauważyć, że z treści cytowanego wyżej art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowego od osób prawnych, nie wynika wykluczenie z kosztów podatkowych wydatków na rzecz obsługi przedmiotowych organów, które to wydatki należy uznać za związane z funkcjonowaniem samej jednostki. Wydatki ponoszone przez Spółkę na obsługę posiedzeń Rady Nadzorczej nie mają charakteru osobowego, lecz związane są z funkcjonowaniem obligatoryjnych organów Spółki. Ich zaliczenie do kosztów podatkowych uwarunkowane jest więc spełnieniem ogólnej reguły art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, przy braku zaistnienia przesłanek wykluczenia z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Reasumując mając na uwadze stan faktyczny przedstawiony we wniosku oraz powołane przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, iż wydatki ponoszone przez Spółkę na nabycie szklanek, cukru, ciastek, mandarynek, mydła w związku ze spotkaniem Rady Nadzorczej z Zarządem Spółki, stanowią koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, o ile przedmiotowe wydatki będą spełniały przesłanki wynikające z ww. artykułu i zostaną właściwie udokumentowane”.
• interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi 26 listopada 2013 r., sygn. IPTPB3/423-320/13-4/MF, w której organ wskazał, że „spółki kapitałowe działają poprzez swoje organy. Wśród tych organów wyróżnia się m.in. zarząd (...) wydatki ponoszone przez Spółkę na nabycie produktów spożywczych, napojów i gotowych posiłków (catering) spożywanych podczas wewnętrznych spotkań odbywających się w siedzibie przedsiębiorstwa i związanych z prowadzeniem działalności przedsiębiorstwa z udziałem członków zarządu oraz członków rady nadzorczej (...) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów”.
• interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie 16 stycznia 2009 r., sygn. IPPB5/423-155/08-2/MW, stwierdzającej, że wydatki na zakup kawy, herbaty, cukru, mleka, ciasteczek, drobnych słodyczy wykorzystywanych na potrzeby sekretariatu, podczas narad z pracownikami jak również podczas spotkań z kontrahentami mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, jeśli nie noszą znamion reprezentacji, są zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości. (...)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów