Elektroniczna księga przychodów i rozchodów w podatku dochodowym

Przeczytaj także: Nowe zasady prowadzenia KPiR w 2016 roku

Poczynając od 8 kwietnia 2016 r. rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów doczekało się nowelizacji, która (obok nowego wzoru księgi oraz zmiany niektórych innych kwestii) umożliwiła prowadzenie tego urządzenia księgowego jedynie w formie elektronicznej.


Uchylony przy tym został ust. 2 w §31 rozporządzenia, nakazujący comiesięczne drukowanie księgi. W związku z tym poczynając od kwietnia 2016 r. podatnicy prowadzący księgę komputerowo nie mają obowiązku jej drukowania na koniec każdego miesiąca, z wyjątkiem sytuacji, gdy posługują się programem, który nie pozwala na sporządzenie księgi zgodnie z wzorem wynikającym z załącznika nr 1 do rozporządzenia.

W tym ostatnim przypadku bowiem konieczne jest założenie księgi w formie papierowej zgodnie z obowiązującym wzorem i wpisywanie do jej odpowiednich kolumn miesięcznych sum wynikających z wydruku komputerowego, który należy sporządzić po zakończeniu każdego miesiąca.

Numeracja dokumentów pozostała

Zapisów w księdze należy dokonywać na podstawie dowodów księgowych, o który jest mowa w §12 ust. 3 oraz §13 i 14 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Są to m.in. wszelkiego rodzaju faktury określone w ustawie o VAT czy dowody wewnętrzne, niekiedy paragony, umowy cywilnoprawne, dowody poniesienia określonych opłat jak i ich zestawienia.

W związku z tym należy przyjąć, że o ile podatnik może wybrać najdogodniejszy dla niego sposób numeracji zapisów w księdze i dowodach księgowych, tak numeracja ta powinna być prowadzona jednolicie w całym roku podatkowym, numery powinny być nadawane po kolei i nie powtarzać się oraz powinny zostać naniesione na dokumenty źródłowe.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 05.08.2011 r. nr ILPB1/415-676/11-2/AG wyjaśnił, że „(...) przepisy podatkowe nie regulują jednakże szczegółowo sposobu numerowania dowodów księgowych zaewidencjonowanych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jedynie objaśnienia do podatkowej księgi, zawarte w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w ust. 2 wyjaśniają, że kolumna 1 księgi "Lp." przeznaczona jest do wpisywania kolejnego numeru zapisów do księgi i że tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.

W praktyce każdy podatnik ustala własny system numerowania w podatkowej księdze. Istotne jest jednak to, aby pozycje były numerowane po kolei i aby numery te nie powtarzały się, tzn. nie może istnieć więcej niż jedna pozycja oznaczona tym samym numerem.

Najczęściej stosowana przez podatników jest numeracja roczna. Polega ona na tym, że od dnia 1 stycznia lub od dnia rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego numerację dowodów księgowych zapisanych w księdze rozpoczyna się od cyfry 1 i kolejne numery pozycji nadaje się do końca każdego roku podatkowego lub do dnia likwidacji działalności w trakcie roku podatkowego. Każdy kolejny rok rozpoczyna się nową numeracją.

Numerację można również rozpoczynać od nowa w każdym miesiącu. Wtedy wskazane jest jednak wprowadzenie jakiegoś rozróżnienia numeracji pozycji stosowanej w poszczególnych miesiącach, tak by numery nie powtarzały się. Dowody księgowe można wówczas oznaczać kolejnym numerem pozycji i oznaczeniem miesiąca, tj. łamać przez miesiąc, np. w czerwcu 1/06, 2/06, w lipcu 1/07, 2/07, itd.

Wybraną numerację powinno się kontynuować przez cały rok. Ewentualnej zmiany sposobu stosowanej numeracji najlepiej dokonać wraz z nowym rokiem podatkowym.

Dowód księgowy, na podstawie którego dokonano zapisu w podatkowej księdze należy oznaczyć tym samym numerem, pod którym dowód ten wpisano do księgi. Ma to na celu ułatwienie odszukiwania i przyporządkowywania dokumentu do zapisu i odwrotnie. (...)”