Prywatny samochód do celów służbowych w podatkach

Przeczytaj także: Ryczałt na jazdy lokalne dla pracownika w koszty firmy

Ryczałt

Jedną z form refundowania pracownikom kosztów związanych z używaniem prywatnych samochodów na potrzeby pracodawcy jest ryczałt. Jego zasady reguluje obowiązujące od 2002 roku Rozporządzenie Ministra Infrastruktury (Rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: „rozporządzenie Ministra Infrastruktury”). Ryczałt rozliczany jest w okresach miesięcznych i dotyczy tzw. jazd lokalnych.

Pokrywane przez pracodawcę koszty określa się według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Nie mogą być one wyższe niż:

1. dla samochodu osobowego:
   • o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,
   • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,
2. dla motocykla - 0,2302 zł,
3. dla motoroweru - 0,1382 zł.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Limit został uzależniony od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i co do zasady nie może przekroczyć:

1. 300 km - do 100 000 mieszkańców,
2. 500 km - ponad 100 000 do 500 000 mieszkańców,
3. 700 km - ponad 500 000 mieszkańców.

Warunkiem wypłaty jest złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o tym, że w danym miesiącu używał pojazdu do celów służbowych. Oświadczenie powinno zawierać określone w przepisach dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz wskazywać liczbę dni, w których pracownik był nieobecny w miejscu pracy (biorąc pod uwagę dany miesiąc). A także liczbę dni, gdy pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.


Ta sama zasada dotyczy każdego dnia roboczego, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Wypłacany pracownikom ryczałt stanowi jego przychód ze stosunku pracy. Podlega zatem opodatkowaniu podatkiem PIT (za wyjątkiem ryczałtów wypłacanych m. in. leśnikom oraz listonoszom). Nie jest jednak uwzględniany przy obliczaniu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (§ 2 ust. 1 pkt 13 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 roku, poz. 2236)).

Kilometrówka

Kilometrówka, to druga po ryczałcie najpopularniejsza forma rozliczeń z pracownikami z tytułu korzystania przez nich z samochodów prywatnych na cele pracodawcy. Jej nazwa wzięła się stąd, że świadczenie wypłacane pracownikom ustalone zostaje w oparciu o przejechaną liczbę kilometrów. Najczęściej stosowana jest przy podróżach służbowych, choć może dotyczyć także jazd lokalnych.

Treść umowy

W przypadku jazd lokalnych zwrot pracownikowi poniesionych wydatków następuje wyłącznie na podstawie umowy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, niezależnie czy jest to ryczałt, czy kilometrówka. Przepisy nie precyzują, co musi się w takiej umowie znaleźć. Nie nakazują też, by miała formę pisemną. Zawierając umową warto jednak określić w niej rodzaj pojazdu, markę, numer rejestracyjny, pojemność silnika.

Dla celów dowodowych umowa powinna zawierać zasady refundacji wydatków (ryczałt czy kilometrówka), wysokość stawki za kilometr, limit kilometrów objęty zwrotem, wskazanie dokumentów będących podstawą rozliczenia i termin ich przedstawiania oraz wzajemnego rozliczania.

Zawarcie umowy nie jest konieczne, kiedy przedsiębiorca wypłaca kilometrówkę jako zwrot kosztów podróży służbowej. Kodeks pracy nakazuje, aby pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową wypłacono należności na pokrycie kosztów z tą podróżą związanych (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). Jeśli pracodawca wyrazi zgodę na używanie przez pracowników w tym czasie ich prywatnych pojazdów ma obowiązek wypłacić kilometrówkę (Warunki, na jakich odbywa się zwrot wydatków z tytułu podróży służbowej pracownika, określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.)

Ewidencja przebiegu

Pracownik otrzymujący zwrot kosztów w postaci kilometrówki zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja powinna zawierać co najmniej:

• dane pracownika używającego pojazd: imię, nazwisko, adres zamieszkania,
• dane pojazdu: numer rejestracyjny, pojemność silnika,
• numer kolejny wpisu,
• dane dotyczące przejazdu: datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 kilometr przebiegu,
• kwotę stanowiącą iloczyn rzeczywiście przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu,
• podpis pracodawcy i jego dane.

(art. 23 ust. 7 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: Ustawa PIT) a także art. 16 ust. 5 Ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: Ustawa CIT).)

Pracownicy mobilni

Pracownik mobilny poruszając się po obszarze oznaczonym jako jego miejsce pracy nie jest w podróży służbowej. Często jednak używa na potrzeby pracodawcy prywatnego pojazdu. Trudno znaleźć przepis, który wprost mówiłby, że zwrot niebędącemu w delegacji pracownikowi mobilnemu kosztów używania jego samochodu podlega zwolnieniu z podatku PIT.

Jak zatem kwalifikować dokonane pracownikom wypłaty? Czy pobierać od nich zaliczki na podatek dochodowy? Przecież wykonując swoje obowiązki pracownik działa na rzecz pracodawcy a zwrot kosztów poniesionych przez pracowników w celu wykonania obowiązków służbowych nie powoduje, że po stronie pracownika ma miejsce przysporzenie majątkowe. A tylko takie może być uznane za przychód.

Pomocna może być analiza uzasadnienia wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 roku (sygn. akt K 7/13). Wynika z niego, że aby świadczenia uzyskiwane od pracodawcy podlegały opodatkowaniu, muszą prowadzić do pojawienia się po stronie pracownika dochodu. Jako dochód rozumiemy korzyść majątkową, mogącą wystąpić w dwóch postaciach: powiększenie aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy, albo zaoszczędzenie wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub w formie usługi.

Otrzymując refundację poniesionych kosztów zatrudniony nie uzyskuje realnego przysporzenia, które zwiększa jego majątek i generuje przychód. Skoro nie ma przychodu, to nie ma też podatku PIT ani składek ZUS. Warto jednak, aby pracodawca jako płatnik zabezpieczył się w tym zakresie interpretacją indywidualną, potwierdzającą brak obowiązku pobierania i odprowadzania podatku PIT od przedmiotowych wypłat.

A co z przedsiębiorcami?

W ich przypadku, każde otrzymane od kontrahenta świadczenie za używanie na jego potrzeby samochodu przedsiębiorcy stanowi przychód z działalności gospodarczej. Bez względu na to, czy jest to ryczałt za jazdy lokalne czy kilometrówka. Pewne wyjątki dotyczą kilometrówki wypłacanej jako zwrot kosztów podróży – te mogą korzystać ze zwolnienia do określonej wysokości i pod warunkiem, że przedsiębiorca nie zalicza wydatków związanych z używaniem samochodu do kosztów uzyskania przychodów (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b oraz art. 21 ust. 13 Ustawy PIT).

Limity dla firmy

Bez względu na formę prawną przedsiębiorcy (osoba fizyczna, osoba prawna, spółka osobowa) wypłacane przez niego świadczenia z tytułu używania w celach firmowych pojazdów niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych mogą stanowić koszt uzyskania tylko w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z kilometrówki określonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury (art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy PIT, art. 16 ust 1 pkt 30 Ustawy CIT).

Dodatkowo, przy rozliczeniu podróży pracownik czy zleceniobiorca ma prawo uzyskać zwrot kosztów za przejazd płatnymi drogami i autostradami, parkingi oraz inne udokumentowane i uzasadnione wydatki. Wydatki te jednak praktycznie nie stanowią dla pracodawcy kosztu uzyskania przychodu. Nie mieszczą się bowiem w limicie ustawowej wysokości kilometrówki, a ta wyznacza wysokość kosztu uzyskania przychodu (por. Wyrok NSA z 7 czerwca 2013 r., sygn. II FSK 1945/11).

Warto jednak wskazać, że gdyby pracodawca wynajmował pojazd (np. od swojego pracownika) to wskazany wyżej limit kilometrówki jako kosztu uzyskania przychodu nie dotyczyłby czynszu najmu.

Mimo że wynajęty pojazd nie stanowi składnika majątku firmy, to płacony czynsz jest wydatkiem innym, niż wynikający z użytkowania pojazdu (por. interpretacja ogólna Ministra Finansów z 13 listopada 2013 r., DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005). Wydatki związane z opłaceniem czynszu za wynajem samochodu osobowego mogą być rozliczane na zasadach ogólnych, a więc ujmowane bezpośrednio w kosztach podatkowych.

Mirosława Zugaj
doradca podatkowy, manager Zespołu CIT Kancelarii Ożóg Tomczykowski