Elektroniczne archiwum dokumentacji podatkowej dopuszczalne

Przeczytaj także: Przechowywanie faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej

Wielu przedsiębiorców ma jednak wątpliwości, czy aby przechowywanie dokumentacji podatkowej jedynie w formie elektronicznej będzie wystarczające dla organów skarbowych. Ta bowiem pierwotnie z reguły przyjmuje formę dokumentów papierowych, które następnie są wprowadzane do systemów finansowo księgowych. Niemniej elektroniczny jest tutaj jedynie zapis w systemie, zaś dokument źródłowy ma w dalszym ciągu formę papierową.

Rodzi się zatem pytanie, czy fizyczny oryginał dokumentu można zniszczyć po jego utrwaleniu w wersji elektronicznej-digitalizacji (przekształcenie dokumentu papierowego w elektroniczny odbywa się tutaj poprzez jego skanowanie), która to będzie jedyną przechowywaną w firmie?

Okazuje się, że organy podatkowe dopuszczają takie postępowanie, przy zachowaniu określonych środków pozwalających na szybkie i łatwe odnalezienie dokumentu oraz przy zapewnieniu jego odpowiedniej jakości umożliwiającej jego czytelność jak też zabezpieczeniu przed modyfikacją.

Ostatnio interpretację w takiej sprawie wydał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w dniu 15.06.2016 r. nr IBPB-1-2/4518-11/16/AP, w której w pełni podzielił stanowisko wnioskodawcy.

Organ ten odnosił się m.in. do przepisów Ordynacji podatkowej czy ustawy o rachunkowości. W pierwszej kolejności wyjaśnił, iż przepisy podatkowe zobowiązują podatników do przechowywania dokumentacji podatkowej (czyli m.in. dokumentów źródłowych) do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Odnosząc się do ustawy o rachunkowości organ wskazał natomiast, że (z pewnymi wyjątkami) po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów.

Organ przytoczył także art. 180 i 181 Ordynacji podatkowej mówiące o tym, co może być dowodem.

Na tej podstawie organ wyjaśnił, że zapisy w urządzeniach księgowych są dokonywane przede wszystkim na podstawie zewnętrznych dowodów źródłowych otrzymanych od kontrahentów. Niemniej zarówno Ordynacja podatkowa jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Mówią jedynie o obowiązku ich archiwizowania.

W związku z powyższym dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą one mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych (przepisy Ordynacji podatkowej wskazują tutaj, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem).

Dlatego też przechowywanie dokumentów źródłowych jedynie w formie zdigitalizowanej, przy zachowaniu określonych standardów jest jak najbardziej dopuszczalne.

W podobnym tonie organ ten wypowiedział się także w interpretacji indywidualnej z dnia 27.02.2015 r. nr IBPP3/443-1390/14/MN. Tutaj jednak podstawą wydania interpretacji były przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Mianowicie spółka otrzymywane faktury w wersji papierowej zamierzała przechowywać jedynie na nośnikach elektronicznych w postaci ich skanów. W tym celu została opracowana odpowiednia procedura tworzenia dokumentów elektronicznych oraz ich przechowywania w taki sposób, aby zapobiec ich modyfikacjom, był do nich łatwy dostęp oraz same dokumenty umożliwiały odczyt informacji na nich się znajdujących.

Analizując przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, w tym w szczególności tyczące się wystawiania faktur, organ podatkowy uznał, że jeżeli tylko spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – faktury mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Faktury przechowywane jedynie w wersji elektronicznej dają przy tym prawo do odliczenia podatku naliczonego tak samo, jak ich papierowe odpowiedniki.

Także Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 26.02.2016 r. nr IPPP1/4512-1214/15-2/BS zgodził się z wnioskodawcą, że jeżeli otrzymane przez niego faktury bądź zrównane z nimi dokumenty w formie papierowej będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach ściśle opisanej procedury zachowującej określone standardy, to będą one dawały prawo do odliczenia VAT (pod ogólnymi warunkami), niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna. Ustawodawca nie uzależnił bowiem możliwości odliczania podatku VAT od formy faktury, jak również formy jej przechowywania. Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie powoduje, że faktura w sensie materialnym została utracona, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej.