Przejechane prywatnie paliwo w koszty uzyskania przychodu?

Przeczytaj także: Dwa samochody służbowe w firmie jednoosobowej dopuszczalne

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka posiada własną flotę samochodów osobowych oraz takich pojazdów w leasingach. Stanowią one niezbędne narzędzia pracy jej pracowników, zatrudnionych w oparciu o umowy o pracę.

Celem zwiększenia motywacji do pracy spółka, na podstawie odrębnych umów, będzie zezwalać pracownikom (zgodnie z wewnętrznie określonymi warunkami) na wykorzystywanie samochodów służbowych również do potrzeb prywatnych. Taki sposób korzystania z pojazdu będzie dopuszczalny tylko za zgodą Zarządu Spółki i jedynie w czasie, gdy pojazd nie będzie potrzeby służbowo.

Za korzystanie prywatnie ze służbowych samochodów spółka nie będzie obciążać pracowników. W związku z tym z jednej strony będzie ona nieodpłatnie udostępniać im pojazdy służbowe do celów prywatnych, z drugiej zaś będzie ponosić wydatki związane z eksploatacją samochodów służbowych w części przypadającej na ich wykorzystanie przez pracowników w celach prywatnych, w tym koszty paliwa wykorzystywanego przez pracowników do przejazdów o charakterze prywatnym (będą to, obok wspomnianego paliwa, także wydatki na zakup płynu do spryskiwaczy, mycie i czyszczenie, zakup lejów silnikowych i płynów eksploatacyjnych, części zamiennych i kosmetyków, napraw, opłat serwisowych itp.).

Wydatki te, ponoszone przez spółkę, będą stanowić element pozapłacowej formy wynagradzania.

Spółka będzie przy tym ustalać wartość nieodpłatnego świadczenia otrzymanego przez pracownika z powyższego tytułu zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. w sposób zryczałtowany za samo udostępnienie aut oraz z tytułu pokrycia kosztów zużytego paliwa. Z tego powodu pracownikom będzie określany przychód podlegający z jednej strony opodatkowaniu podatkiem dochodowym, zaś z drugiej składkom ZUS.

Tak udostępniane samochody spółka amortyzuje a odpisy amortyzacyjne zalicza do kosztów uzyskania przychodów, gdy stanowią jej własność, bądź do kosztów zalicza raty leasingowe - gdy są one użytkowane na podstawie umów leasingu operacyjnego.

Zadano pytanie, czy opisane wyżej wydatki mogą być zaliczane w ciężar kosztów podatkowych? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm. dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Oznacza to, że co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem istnienia związku przyczynowo - skutkowego w odniesieniu do osiąganych przychodów.

Z tego względu, aby uznać wydatek za koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
• poniesiony wydatek musi mieć bezpośredni lub pośredni wpływ na powstanie przychodu,
• poniesiony wydatek ma na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów,
• wydatek nie może należeć do kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, który dotyczy wydatków nieuznawanych za koszt uzyskania przychodu. (...)

Wskazać należy, że co do zasady wszystkie wydatki ponoszone przez pracodawców na rzecz pracowników pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganiem przychodów. Mając powyższe na względzie należy stwierdzić, że ponoszone przez Spółkę wydatki związane z użytkowaniem samochodów służbowych na cele prywatne pracowników, są pośrednio związane z jej działalnością. Należy więc uznać, że zachodzą przesłanki uprawniające do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.