Elektroniczna archiwizacja dokumentów a koszty uzyskania przychodu
2016-03-29 12:16
Przeczytaj także: Skany faktur jako dokumenty potwierdzające koszty podatkowe
Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Stosownie do art. 20 ust. 2 cyt. ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Ponadto, w art. 20 ust. 3 ww. ustawy wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2. korygujące poprzednie zapisy;
3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości, wskazuje jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem, dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
Natomiast Rozdział 8 ustawy o rachunkowości Ochrona danych traktuje m.in. o przechowywaniu dokumentacji, nośnikach magnetycznych, miejscu i sposobie gromadzenia a także okresie przechowywania. W tym zakresie należy zwrócić uwagę na brzmienie art. 73 ust 1 i 2 ustawy o rachunkowości, które mówią o tym, że dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów.
Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. (...)
Biorąc pod uwagę powyżej cytowane przepisy należy stwierdzić, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy, w myśl natomiast art. 73 ust. 2 tejże ustawy, (…) po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów źródłowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych (…). Zatem, w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, stanowi on podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu, a po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów źródłowych (poza pewnymi wyjątkami) może być przeniesiona na nośniki informatyczne.
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych.
Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta. Wobec powyższego, przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, z zastrzeżeniem wymogów przewidzianych w Rozdziale 8 ustawy o rachunkowości, jest wystarczającym dla potrzeb kwalifikacji wydatków spełniających definicję art. 15 ust. 1 updop, bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.(...)”
Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów
Przeczytaj także:
![Faktura VAT w PDF a koszty podatkowe]( "Faktura VAT w PDF a koszty podatkowe [© FikMik - Fotolia.com]")
Faktura VAT w PDF a koszty podatkowe
Faktura VAT w PDF a koszty podatkowe
1 2
oprac. : Ministerstwo Finansów
Przeczytaj także
Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ
Komentarze (0)
![Ceny mieszkań wcale nie spadają [© Freepik]](https://s3.egospodarka.pl/grafika2/rynek-nieruchomosci/Ceny-mieszkan-wcale-nie-spadaja-263095-50x33crop.jpg "Ceny mieszkań wcale nie spadają [© Freepik]")
Ceny mieszkań wcale nie spadają
