Wynajem służbowego mieszkania w kosztach uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Najem mieszkania jako koszty firmy?

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą, dla której została wybrana skala podatkowa jako forma opodatkowania (prowadzona jest księga przychodów i rozchodów). Firma wnioskodawcy zajmuje się świadczeniem specjalistycznych usług projektowych. Siedziba działalności mieści się pod adresem miejsca zamieszkania wnioskodawcy.

W 2013 r. zainteresowany podpisał umowę na czas nieokreślony o współpracy z firmą posiadającą swoją siedzibę w innej miejscowości. Usługi świadczone na podstawie tej umowy głównie wykonywane są w biurze kontrahenta od wczesnych godzin rannych do późnych godzin wieczornych.

Taki stan rzeczy wymaga stałego miejsca nocowania wnioskodawcy w miejscowości, w której znajduje się biuro kontrahenta. Codzienne dojazdy nie są tutaj bowiem możliwe z uwagi na zbyt dużą odległość.

W celu zapewnienia stałych noclegów wnioskodawca zawarł umowę najmu mieszkania< służącego mu jako miejsce noclegowe w dniach roboczych. Weekendy zainteresowany spędza w domu.

Umowa ta została spisana na dwóch najemców - wnioskodawcę oraz drugą osobę, z którą współdzielone jest mieszkanie. Najemców nie łączą żadne więzi osobiste, rodzinne czy gospodarcze. Jedynym powodem takiego rozwiązania jest podział kosztów najmu. Zainteresowany ponosi połowę tych kosztów. Należności z tego tytułu reguluje przelewem na rachunek bankowy wynajmującego bądź w gotówce.

Wnioskodawca zadał pytanie, czy wydatki te, w części na niego przypadającej, może zaliczać w ciężar kosztów uzyskania przychodu? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem, kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wykazania owego związku spoczywa na osobie, która wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:
• musi pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie może znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• musi być właściwie udokumentowany.

Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej spełniających powyższe kryteria nie można jednak zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

Podkreślenia wymaga, że o tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania, że określony wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności obowiązek wykazania związku kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, która polega na świadczeniu specjalistycznych usług projektowych. Potencjalny rynek klientów na te usługi to cały kraj. Wnioskodawca podpisał umowę o współpracy gospodarczej z firmą posiadającą swoją siedzibę w miejscowości innej niż miejsce Jego zamieszkania i siedziba działalności gospodarczej. W związku z powyższym Wnioskodawca wynajął lokal mieszkalny, gdyż codzienne dojazdy nie są możliwe ze względu na dużą odległość do siedziby kontrahenta. Wnioskodawca ponosi połowę kosztów związanych z najmem i użytkowaniem lokalu mieszkalnego, ponieważ umowa najmu została zawarta na dwie osoby wynajmujące.

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, że do wydatków na wynajem mieszkania dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej znajdują zastosowanie postanowienia art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro zatem wydatki z tego tytułu spełniają kryterium celowości, o którym mowa w tym przepisie, to mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Zwraca się jednakże uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków. Należy zaznaczyć, że zgromadzone dowody nie mogą się przy tym ograniczać wyłącznie do faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela przedmiotowego mieszkania, który wynajmuje Wnioskodawca, stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez niego wydatków z tytułu wynajmu tego mieszkania. Niezbędnym jest również posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której podatnik wynajął mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo -skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.(...)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów