Elektroniczny PIT-11 dla pracownika?

Przeczytaj także: Jak wypełnić PIT-11 dla rodziny po śmierci pracownika?

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Do tej pory spółka wysyłała swoim pracownikom oraz byłym pracownikom informacje PIT-11 w wersji papierowej. W celu zminimalizowania kosztów tej operacji chciałaby ona jednak przekazywać je elektronicznie. Dzięki temu zmniejszą się nie tylko koszty przekazania PIT-ów pracownikom, ale także ich przechowywania.

Spółka zamierza zobowiązać każdego pracownika do złożenia jej oświadczenia o wyrażeniu zgody na otrzymanie informacji PIT-11 na wskazany adres swojej skrzynki poczty elektronicznej. W oświadczeniu tym każdy pracownik zobowiąże się także do informowania spółki o zmianach adresu poczty elektronicznej, jak też do poinformowania jej o ewentualnym braku otrzymania informacji PIT-11 za dany rok do końca lutego następnego roku podatkowego.

Przekazywane pracownikom wiadomości zawierające PIT-11 będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Zostaną także opatrzone czterocyfrowym hasłem dostępu. Sam plik deklaracji przyjmie formę pdf, uniemożliwiającą jego zmianę czy modyfikację i zostanie sporządzony wg obowiązującego wzoru formularza.

Fakt wysyłki PIT-ów pracownikom spółka zarejestruje pod datą i godziną wysyłki. Jeżeli e-mail nie dojdzie pod wskazany adres, spółka otrzyma stosowną automatyczną informację zwrotną, dzięki czemu będzie mogła podjąć działania zmierzające do dostarczenia informacji pracownikowi. Dane dotyczące wysłania pracownikom informacji PIT-11 w postaci elektronicznej będą przechowywane przez okres nie krótszy niż okres przedawnienia zobowiązań podatkowych za ten rok, za który zostały wystawione informacje wysłane w tej właśnie formie.

Zadano pytanie, czy wysyłając PIT-11 w opisany sposób spółka wywiąże się z obowiązku przekazania pracownikom imiennych informacji o uzyskanych przez nich dochodów? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy i odstąpił od jego uzasadnienia prawnego. Stanowisko to było następujące:

„(...) Zgodnie z art. 31 Ustawy o PIT, płatnik jest zobowiązany obliczyć i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzenia, które wypłacane jest w ramach stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, a także od zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego.

Natomiast art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT stanowi, że w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w art. 31. art. 33 i art. 35. w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a. urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wpłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Przepisy art. 3a oraz art. 3b ustawy z dnia 28 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015r., poz. 613, z poźn. zm.), przewidują możliwość składania do właściwych urzędów skarbowych deklaracji, o których mowa w art. 3 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Deklaracje te powinny zawierać dane w ustalonym formacie elektronicznym zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach oraz jeden podpis elektroniczny (kwalifikowany). Możliwość złożenia deklaracji w formie elektronicznej eliminuje konieczność materializowania ich w formie papierowej i przesyłania do konkretnego urzędu. Ponadto, zgodnie z art. 45ba ust. 1 Ustawy o PIT, deklaracje, informacje oraz roczne obliczenie podatku, o których mowa w art. 35 ust. 10, art. 37 ust. 1, art. 38 ust. 1a 1b, art. 39 ust. 1-4, art. 42 ust. 1a-4, art. 42a oraz art. 42e ust. 5 i 6, składa się urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.