Wyżywienie pracownika w podróży służbowej bez podatku?

Przeczytaj także: Rozliczenie delegacji: pełne wyżywienie z podatkiem dochodowym

Podróże służbowe są dla wielu pracowników nieodłącznym element ich pracy zawodowej. Pracodawca, wysyłając pracownika w taką podróż, zgodnie z przepisami prawa pracy, obowiązany jest do ponoszenia wydatków z nią związanych. Chodzi tutaj np. o zapewnienie transportu, noclegu, czy wyżywienia.

I tak zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują tutaj m.in. diety za zwiększone koszty wyżywienia w takiej podróży. Wartość krajowa (pełnej) diety wynosi obecnie 30 zł za dobę podróży. W przypadku podróży zagranicznych wartość ta jest różna w zależności od kraju odbycia podróży, określona w walucie obcej.

Dieta nie przysługuje jednak, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatnie całodzienne wyżywienie, tudzież ulega odpowiedniemu obniżeniu, jeżeli zapewniono mu częściowe wyżywienie.

Powyższe wywołuje oczywiście odpowiednie skutki podatkowe. Po stronie pracodawcy wartość wydatków związanych z podróżą służbową pracownika stanowi koszt uzyskania przychodu. Tyczy się to zarówno wypłacanych diet jak i zapewnionego wyżywienia.

Po stronie pracownika natomiast diety i inne należności za czas podróży służbowej stanowią wprawdzie przychód z pracy, niemniej do wysokości określonej w odrębnych przepisach w zakresie prawa pracy (którymi to jest m.in. przytoczone wyżej rozporządzenie) korzystają ze zwolnienia od podatku.

Sytuacja jest przy tym prosta, gdy pracodawca nie zapewnia pracownikom wyżywienia, a decyduje się wypłacać im z tego tytułu dietę. Jeżeli wartość dej diety będzie mieścić się w określonych odgórnie limitach, podatku nie będzie. Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się wypłacać więcej, nadwyżka ponad „ustawowe” kwoty winna zostać doliczona do przychodu opodatkowanego u pracownika PIT-em.

A co, gdy pracownikom zapewniono całodzienne bezpłatne wyżywienie? Otóż organy podatkowe stoją na stanowisku, że wartość takich posiłków do wysokości limitu diety jest zwolniona z podatku. Jeżeli jednak kwota ta zostanie przekroczona, u pracownika powstanie opodatkowany przychód (np. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 25.06.2015 r. nr IPTPB1/4511-204/15-2/AP). Trudno przy tym wyobrazić sobie, aby w podróży służbowej całodzienne wyżywienie mieściło się w kwocie 30 zł. Często taka wartość w większych miastach nie wystarczy na sam obiad.

Takie stanowisko organów podatkowych zadają się też potwierdzać sądy administracyjne. Przykładowo NSA w wyroku z dnia 11 września 2015 r., sygn. akt II FSK 1516/13 podkreślił, że dieta jest normatywnym określeniem świadczenia przeznaczonego na pokrycie kosztów wyżywienia pracownika w czasie podróży służbowej. Jest to regulacja kompleksowa, określająca konsekwencje wszelkich form wyżywienia pracownika w czasie podróży służbowej.

Funkcją diety nie jest przy tym pokrycie pełnych kosztów wyżywienia pracownika przebywającego w takiej podróży. Służy ona jedynie pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia w tym czasie (np. poniesionych ze względu na konieczność stołowania się w restauracji) w porównaniu do tych, jakie pracownik ponosi normalnie w miejscu zamieszkania.

Stąd jeżeli wartość faktycznie poniesionego wydatku przekroczy dietę ryczałtową, nadwyżka wydatków rzeczywistych nad ryczałtową dietą będzie opodatkowana.

Niemniej sądy administracyjne nie tylko wyrażały, ale zdają się także i nadal wyrażać niekiedy pogląd odmienny, czego przykładem jest chociażby wyrok WSA w Warszawie z dnia 23.01.2015 r. sygn. akt III SA/Wa 1111/14, czy jeszcze świeższy wyrok WSA w Warszawie z dnia 05.11.2015 r., sygn. akt III SA/Wa 3985/14.

W ostatnim z przytoczonych wyroków sąd uznał, że w przypadku gdy pracownicy odbywają podróże służbowe i nabywają w imieniu i na rzecz spółki jako pracodawcy posiłki, które spożywają w trakcie podróży, nie wystąpi po ich stronie przychód opodatkowany, nawet jeżeli wydatki te przekraczają kwotowo określone limity zawarte w odpowiednich rozporządzeniach dotyczących rozliczania diet i innych kosztów związanych z podróżami służbowymi.

W przypadku zapewnienia pełnych kosztów wyżywienia nie można się odnosić do wartości ryczałtowych. Pracodawca rozlicza tutaj bowiem rzeczywiste wydatki, w związku z czym nie wystąpi sytuacja, w której pracownik otrzyma jakieś kwoty pieniędzy, których nie wyda, a które mogłyby stać się jego dochodem (co może wystąpić w przypadku wypłaty diet).

Skład orzekający uznał w związku z tym, że ustawodawca wprawdzie wprowadził limit diety, który nie jest przychodem podatkowym, ale jedynie w przypadku jej ryczałtowego rozliczania.

„(...) Analiza przepisów rozporządzenia prowadzi do wniosku, że są to pozostałe ryczałty za noclegi, dojazdy, przejazdy komunikacją miejską itp. W tym przypadku tak samo jak i w przypadku diet, gdy pracodawca ponosi koszty noclegu czy też dojazdu, pracownikowi nie przysługuje żaden zwrot kosztów, bowiem on ich nie poniósł.(...)” - czytamy w uzasadnieniu do wyroku.

Limity zwolnienia z opodatkowania zawarte w ustawie podatkowej nie mają w związku z tym zastosowania, gdy pracodawca nie rozlicza kosztów podróży służbowej w formie ryczałtowej, a ponosi bezpośrednio całe koszty tej podróży.

Sąd uznał też, że nie można przypisać pracownikowi przychodu w postaci wydatków ponoszonych przez pracodawcę na jego wyżywienie w czasie podróży służbowej, gdy te przekroczą limity z rozporządzenia, gdyż podczas tej podróży pracownik realizuje zadania pracodawcy, a nie własne.

Niestety przytoczone wyroki WSA nie są na chwilę obecną prawomocne.