Wyżywienie pracownika w delegacji krajowej

Przeczytaj także: Polisa ubezpieczeniowa i karta paliwowa bez podatku dochodowego

Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych na podstawie tych ustaw przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Przypomnijmy, że w przypadku krajowych podróży służbowych dieta wynosi 30 zł za dobę podróży i jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia (o czym mówi § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej). Pracownik nie otrzymuje przy tym diety, jeżeli pracodawca zapewnił mu bezpłatnie całodzienne wyżywienie (ust. 3 pkt 2 przytoczonego przepisu).

Regulacja ta jest kwestią sporów podatników z fiskusem w sytuacji, gdy zwrócone pracownikowi należności z tytułu całodziennego bądź częściowego wyżywienia przekraczają kwotę diety. Podatnicy (pracodawcy) uważają bowiem, że od nadwyżki takiej nie powinni naliczać podatku, organy podatkowe twierdzą natomiast zgoła co innego, co wynika chociażby z wydanej 25.06.2015 r. interpretacji indywidualnej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi nr IPTPB1/4511-204/15-2/AP.

„(...) Należy podkreślić, że rezygnacja przez pracodawcę z wypłacania diety na rzecz zapewnienia bezpłatnego wyżywienia nie oznacza, że w takiej sytuacji zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) cytowanej ustawy nie obejmuje limitu dla należności związanych z wyżywieniem pracownika podczas podróży służbowej, bowiem należności te korzystają ze zwolnienia do wysokości określonego limitu.(...)

Kliknij, aby powiekszyć

fot. visivasnc - Fotolia.com

Delegacja

Diety i inne należności z tytułu odbywanej przez pracownika podróży służbowej nie stanowią dla niego przychodu opodatkowanego o ile mieszczą się w „ustawowych” limitach. Sytuacja się komplikuje, gdy pracodawca nie wypłaca diety lecz w pełni finansuje wyżywienie pracownika w delegacji.

W konsekwencji, nadwyżka ponad określone w ww. rozporządzeniach limity podlega opodatkowaniu, jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w powołanym art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.(...)” - czytamy w interpretacji.

Zdaniem sądu

Niestety sądy administracyjne nie wypracowały w tej kwestii jednolitego stanowiska, niemniej nie zawsze zgadzają się tutaj z organami podatkowymi. Z rozstrzygnięć korzystnych dla podatników wymienić można tutaj stosunkowo świeży wyrok WSA w Warszawie z dnia 23.01.2015 r. sygn. akt III SA/Wa 1111/14.

Sąd wyjaśnił, iż przekroczenie limitu diety w przypadku zapewnienia pracownikowi całodziennego, bezpłatnego posiłku, nie ma znaczenia prawnego, gdyż w takim przypadku nie mamy do czynienia z dietą, a prawem pracodawcy jest określić górną wartość przekazywanego pracownikowi posiłku ponad te limity.

Dlatego też pracownicy, którzy odbywają podróże służbowe i nabywają w imieniu i na rzecz swojego pracodawcy posiłki, które spożywają w trakcie podróży, nie uzyskują opodatkowanego przychodu nawet wówczas, gdy wydatki z tego tytułu przekraczają kwotowo określone limity zawarte w odpowiednich rozporządzeniach dotyczących rozliczania diet i innych kosztów związanych z podróżami służbowymi.

Sąd wyjaśnił, że w przypadku zapewnienia kosztów wyżywienia pracodawca nie korzysta z rozliczeń ryczałtowych (jakim jest dieta) a faktycznie poniesionych wydatków. Stąd pracownik nie otrzymuje tutaj kwot, których nie wyda (co może wystąpić w przypadku diet wypłacanych w sposób zryczałtowany).

„(...) Zdaniem Sądu, ustawodawca wprowadził limit diety, który nie jest przychodem ale w przypadku tylko jej ryczałtowego rozliczania. Ograniczenie ma na celu zapobiegania sytuacjom, kiedy pracownik otrzymywałby dietę jako ryczałt a ponadto dostawałby dodatkową kwotę na podstawie zgromadzonych rachunków. W ten sposób dochodziłoby do nieuprawnionego zwolnienia po stronie pracownika przychodów ponad limit.(...)” - czytamy w uzasadnieniu do wyroku.

Sąd wyjaśnił, że analiza przepisów rozporządzenia prowadzi do wniosku, iż są to ryczałty za noclegi, dojazdy, przejazdy komunikacją miejską itp. Tutaj, tak samo jak i w przypadku diet, gdy pracodawca ponosi koszty noclegu czy też dojazdu, pracownikowi nie przysługuje żaden zwrot kosztów, bowiem on ich nie poniósł. Skoro tak, to limity zwolnienia z opodatkowania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) u.p.d.o.f. nie mają zastosowania w przypadkach, kiedy pracodawca nie rozlicza kosztów podróży służbowej, w tym diet, w formie ryczałtowej a ponosi bezpośrednio całe koszty podróży służbowej.
WSA wskazał także, że nie można przypisać pracownikowi przychodu z tytułu wydatków ponoszonych przez pracodawcę na jego wyżywienie w czasie podróży służbowej, jeżeli przekraczają one limity z rozporządzenia, gdyż pracownik w czasie takiej podróży realizuje zadania pracodawcy, a nie własne.

Niestety omówione rozstrzygnięcie nie jest prawomocne.