Jak rozliczyć kradzież̇ firmowego majątku?

Przeczytaj także: Kradzież majątku w firmie w kosztach uzyskania przychodu?

Kiedy kradzież w działalności może być kosztem?

Przedsiębiorca będzie miał możliwość potraktować kradzież majątku jako stratę po spełnieniu prawnie określonych warunków. Aby strata będąca następstwem kradzieży mogła zostać uznana jako koszt przedsiębiorca powinien on przede wszystkim:

• określić okoliczności oraz przyczynę, która przyczyniła się do powstania straty,
• wykluczyć swoją winę czy zaniedbanie,
• sporządzić protokół straty.

Niezwykle istotnym jest, aby strata powstała na skutek nieprzewidzianego zdarzenia, któremu przedsiębiorca nie był w stanie zapobiec. Innymi słowy, strata z działalności nie może wynikać z zaniedbania czy lekkomyślności przedsiębiorcy.

Jak prawidłowo udokumentować stratę?

W celu prawidłowego udokumentowania kradzieży firmowego majątku, przedsiębiorca powinien samodzielnie sporządzić protokół straty. Taki dokument musi zawierać przede wszystkim:

• rodzaj i wartość poniesionej straty,
• datę zdarzenia,
• przyczynę szkody,
• podpis przedsiębiorcy (a także ewentualnych świadków zdarzenia),
• datę sporządzenia dokumentu.

Dodatkowo istotnym jest zgłoszenie kradzieży na policję. Bowiem najlepiej posiadać również w dokumentacji korespondencję z organami ścigania. Sam protokół sporządzony przez przedsiębiorcę może okazać się niewystarczającym dowodem dla organów podatkowych.

Kradzież firmowych środków trwałych

W przypadku kradzieży środków trwałych w kosztach podatkowych można ująć jedynie wartość utraconego majątku, która nie została zamortyzowana. Ostatni odpis amortyzacyjny należy dokonać w miesiącu, w którym została dokonana kradzież składnika majątku. Na tej podstawie przedsiębiorca dokonuje obliczenia niezamortyzowanej części majątku, czyli odejmuje od wartości początkowej zaksięgowane dotychczas w kosztach odpisy amortyzacyjne. Tak wyliczoną część niezamortyzowanego majątku należy ująć w KPiR w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe koszty z dacie powstałej szkody.

Kradzież firmowego samochodu - szczególne zasady rozliczania

Kradzież samochodu firmowego rozliczana jest w nieco odmienny sposób niż kradzież innych środków trwałych.


W związku z tym, jeżeli przedsiębiorca w momencie dokonania kradzieży nie miał wykupionego dodatkowego ubezpieczenia (najczęściej jest to ubezpieczenie AC) nie może ująć w kosztach kradzieży samochodu firmowego. W tej sytuacji nawet gdy kradzież nie wynikała z zaniedbania, straty samochodu nie będzie można ująć w kosztach.

Kradzież gotówki

Przedsiębiorca może również ująć w kosztach uzyskania przychodu kradzież gotówki. Jednakże, aby było to możliwe musi uprawdopodobnić, że kradzież nie nastąpiła z jego niedbalstwa bądź lekkomyślności. W sytuacji, gdy przedsiębiorca przechowywał pieniądze bez należytej staranności, np. nie zabezpieczył odpowiednio środków pieniężnych - wówczas nie będzie mógł ująć kradzieży w kosztach firmowych. Takie też stanowisko obecnie zajmują organy podatkowe.

Kradzież towarów handlowych

Ubytki w stanie towarów mogą stanowić koszt podatkowy, o ile nie wynikały z nienależytej staranności podatnika prowadzącego gospodarkę magazynową czy braku nadzoru nad magazynem. Zdaniem Ministra Finansów: “z obowiązujących przepisów ustawy nie wynika, aby straty (..) należało wykluczyć z kosztów uzyskania przychodów, a zatem co do zasady straty te mogą być uznane za koszty podatkowe, jednakże każdy przypadek i każde tego rodzaju zdarzenie gospodarcze należy rozpatrywać i oceniać indywidualnie jako konkretny przypadek, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych badanej sprawy. (...)”

Dodatkowo, przedsiębiorca powinien w momencie kradzieży:

• określić wartość skradzionych towarów,
• wyksięgować wartość skradzionych towarów w kolumnie 10 KPiR (Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych)
• ująć wartość skradzionych towarów w kolumnie 13 KPiR (Pozostałe wydatki).

Czy w przypadku kradzieży konieczna jest korekta VAT?

Można mieć wątpliwości, czy w związku z kradzieżą przedsiębiorca zobowiązany będzie do korekty odliczonego podatku VAT od zakupu? W tej kwestii wypowiedział się Trybunał Sprawiedliwości UE, który w swoim wyroku stwierdził, że kradzież nie powoduje konieczności dokonania stosownej korekty, o ile została należycie udokumentowana, a także nie powstała w wyniku zaniedbań samego przedsiębiorcy.

Reasumując, w kosztach podatkowych można ująć wyłącznie stratę, która:

• nie powstała w wyniku niedbalstwa przedsiębiorcy czy braku staranności,
• powstała na skutek nieprzewidzianego zdarzenia, jakim bez wątpienia jest kradzież.