Samochód wykorzystywany w firmie krócej niż rok nie jest środkiem trwałym

Przeczytaj także: Jak ujmować wydatki przy ewidencji przebiegu samochodu osobowego?

Chodzi przy tym tutaj o samochody osobowe. Dlaczego? Przypomnijmy, wydatki poniesione na nabycie bądź wytworzenie składników majątku spełniających definicję środka trwałego co do zasady nie mogą być od razu zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Trzeba je bowiem amortyzować, czyli mówiąc innymi słowy, odnoszenie w koszty tych wydatków jest rozłożone w czasie.

Jednym z warunków uznania danego składnika majątku za środek trwały jest natomiast przewidywany okres jego używania - ten musi być dłuższy niż rok, aby była mowa o środku trwałym. Co za tym idzie składniki majątku, które mają być używane krócej, nie są środkami trwałymi, nawet gdy są znacznej wartości, a co za tym idzie wydatek na ich nabycie bądź wytworzenie może od razu zostać odniesiony w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Kosztami takimi są także bieżące wydatki ponoszone z użytkowaniem danego składnika majątku, czyli np. ich remonty, zakupy paliwa bądź innych postaci energii, które służą/są zużywane do ich prawidłowego działania itp.

W przypadku samochodów zatem podstawowym wydatkiem jest zakup paliwa (w postaci benzyny, gazu czy oleju napędowego) służącego do ich napędu, ale także wymiany eksploatacyjne płynów, olei jak też części, przeglądy opłaty za parkingi i autostrady czy ubezpieczenia komunikacyjne.

Niestety na cenzurowanym, w podatku dochodowym od osób fizycznych, są pojazdy kwalifikowane jako samochody osobowe. Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 46 tejże ustawy nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W związku z powyższym podatnik, który nabył na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej samochód osobowy (np. wykupując go z leasingu, ale nie tylko), jednakże zamierza go użytkować krócej niż rok, nie powinien go uznawać za środek trwały firmy (jako że pojazd taki nie będzie spełniał ustawowej definicji środka trwałego). Niestety takie zachowanie będzie skutkowało zaprowadzeniem dla tego samochodu ewidencji przebiegu pojazdu. W przypadku jej braku bowiem podatnik nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na ten samochód, pomimo faktu, że te będą związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Przewidywanego okresu używania danego składnika majątku nie należy natomiast mylić z faktycznym okresem jego używania. Sprzedaż bowiem danego składnika majątku po kilku miesiącach, który z założenia miał służyć firmie przez okres dłuższy niż rok, w związku z czym został do środków trwałych zaliczony, nie skutkuje utratą przez niego cech środka trwałego w okresie jego wykorzystywania w prowadzonej firmie.