Finansowa zachęta do zawarcia umowy jest kosztem uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Najem nieruchomości: prywatny kredyt a koszty

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka komandytowa wybudowała budynek biurowo-usługowy pod wynajem. W celu przyciągnięcia klientów na najem długoterminowy znajdujących się w nim pomieszczeń, proponuje potencjalnym najemcom zachęty finansowe, dzięki którym oferta najmu jest bardziej atrakcyjna. Mianowicie spółka partycypuje w kosztach prac adaptacyjnych typu fit-out. Wykonywane prace adaptacyjne nie stanowią inwestycji w obcym środku trwałym – najemcy mają zagwarantowane prawo demontażu elementów wyposażenia biura po upływie okresu najmu.

Kolejnemu najemcy lokalu spółka zamierza natomiast zaproponować, jako zachętę, tzw. cash contribution, który polega na wkładzie gotówkowym spółki w koszty prac aranżacyjnych typu fit-out oraz pokrycia w całości bądź części kosztów przeprowadzki.

Spółka, na podstawie zawartej umowy najmu, jest zobowiązana do jednorazowej zapłaty kwoty takiej zachęty na rzecz danego najemcy. Zadano pytanie, czy tak ponoszone wydatki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, a jeśli tak, to w którym momencie w kosztach je ująć? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm., dalej „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. arsdigital - Fotolia.com

Biuro

Zachęta w postaci dofinansowania do wystroju biura kontrahenta czy kosztów przeprowadzki można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodu, gdy wydatki te zmierzają do podpisania długoterminowej umowy najmu lokalu.

Z uwagi na fakt, że nie jest możliwe enumeratywne wyliczenie wszystkich racjonalnie uzasadnionych kosztów, jakie mogą być ponoszone w wyniku zdarzeń gospodarczych zachodzących w toku prowadzonej działalności gospodarczej, definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Jednocześnie należy podkreślić, że przez pojęcie „zachować” należy rozumieć „dochować coś w stanie niezmienionym, nienaruszonym, utrzymać”. Natomiast „zabezpieczyć” oznacza „uczynić bezpiecznym, niezagrożonym, dać ochronę”. Można więc przyjąć, że koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz, aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast, jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, które umożliwią dalsze funkcjonowanie źródła. Za koszty związane z zabezpieczeniem i zachowaniem źródła przychodów należy więc uznać przede wszystkim koszty prawidłowego funkcjonowania podatnika, prawidłowego prowadzenia działalności gospodarczej, do której zalicza się koszty, które nie zawsze mogą zostać jednoznacznie uznane za koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, a przynajmniej taki ich cel jest trudny do uchwycenia.

Reasumując, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
* został poniesiony przez podatnika,
* jest definitywny, a więc bezzwrotny,
* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
* poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
* został właściwie udokumentowany,
* nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 updop. (...)