Zasady wystawiania faktur elektronicznych: kontrola biznesowa

Przeczytaj także: Zasady wystawiania faktur (VAT) w roku 2013

Przepisy ustawy o VAT (art. 106g) mówią, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch (a niekiedy trzech) egzemplarzach, z których to jeden powinien trafić do nabywcy, a drugi zatrzymuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. W przypadku faktur elektronicznych jest inaczej. Tutaj bowiem z reguły podatnik dokonujący sprzedaży wystawia takie faktury i przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Warto zwrócić uwagę, że w przypadku takich dokumentów ustawodawca już nie mówi o liczbie wystawianych egzemplarzy.

Uregulowane zostały także przypadki szczególne przy wystawianiu takich e-dokumentów. Otóż, pomijając przypadek standardowy, a opisany wyżej, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

1. nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 (a więc wystawiający faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy), przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
2. nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1 (czyli wystawiający notę korygującą, która również jest fakturą), przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,
3. podmiot, o którym mowa w art. 106c (organy egzekucyjne i komornicy sądowy), przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi

- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Faktura elektroniczna za akceptacją nabywcy

Art. 106n ust. 1 ustawy o VAT mówi, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Ust. 2 dodaje tutaj, że przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

W poprzednim stanie prawnym przepisy (wtedy rozporządzenia o fakturach elektronicznych) również zastrzegały, że dokument taki wymaga akceptacji odbiorcy. Wtedy to też ustawodawca dokładnie sprecyzował sposób akceptacji oraz jej moc wiążącą. Obecnie regulacji co do formy takiej akceptacji jak i jej mocy wiążącej, już zabrakło.

Kwestie te pozostawiono całkowicie w gestii stron umowy. Nic zatem nie stoi na przeszkodzie, aby zgoda taka przybrała formę SMS-a, czy e-maila. Dopuszczalna wydaje się także być akceptacja dorozumiana, czyli np. otrzymanie zapłaty od kontrahenta za fakturę elektroniczną tudzież poprzez brak kwestionowania otrzymania takiej faktury przez nabywcę (i to tak długo, aż ten nie wyrazi sprzeciwu w tej sprawie).

Kontrole biznesowe e-faktur

Na tym oczywiście nie koniec. Zgodnie bowiem z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentycznością pochodzenia faktury jest pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści to natomiast brak możliwości zmiany danych, które powinna ona zawierać.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Co to oznacza?

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 06.05.2015 r. nr IBPP3/4512-126/15/KG wyjaśnił, że pojęcie kontroli biznesowych należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Czym w takim przypadku jest wiarygodna ścieżka audytu?

W przytoczonej interpretacji organ podatkowy uznał, że pojęcie to oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Ustawa mówi przy tym, że poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Bezpieczny podpis elektroniczny bądź elektroniczna wymiana danych (EDI) nie jest tutaj jednak konieczna, czy nawet zalecana. Ustawodawca wymienił je w ustawie jako przykłady.