Rozliczenie podatków PIT i VAT z fakturą zaliczkową

Przeczytaj także: Faktura zaliczkowa z odliczeniem VAT ale bez kosztów podatkowych

Termin wystawienia faktury zaliczkowej

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT ma obowiązek rozliczyć podatek od towarów i usług z otrzymanej zaliczki. Obowiązek podatkowy powstaje w dniu jej wpływu, a czas na wystawienie faktury dokumentującej wpłatę jest do 15ego dnia kolejnego miesiąca.

To, że przepisy pozwalają na wystawienie faktury z opóźnieniem, nawet w kolejnym miesiącu, nie oznacza, że podatek również można rozliczyć w okresie późniejszym. Wystawiając fakturę zaliczkową określa się na niej datę otrzymania zaliczki i pod nią dokonywany jest zapis w rejestrze sprzedaży VAT.


Dodatkowo, od stycznia 2014 roku, przepisy zezwalają na wystawienie faktury zaliczkowej nawet do 30 dni przed otrzymaniem zapłaty.


W takim wypadku, samo wystawienie faktury zaliczkowej nie powoduje powstania obowiązku podatkowego - VAT rozlicza się dopiero w momencie otrzymania zapłaty od nabywcy.

Odliczenie VAT z faktury zaliczkowej

W związku z możliwością wystawienia faktury zaliczkowej w różnych okolicznościach, na 30 dni przed zapłatą, najpóźniej do 15-ego dnia miesiąca następującego po jej zapłacie, pojawia się wątpliwość, kiedy nabywca może odliczyć VAT. Jak się okazuje, wszystko zależy od konkretnego przypadku:

• faktura po dokonaniu zapłaty - w takim wypadku w dniu otrzymania faktury zaliczkowej odbiorca nabywa prawo do odliczenia wskazanego na niej podatku VAT;
• faktura do 30 dni przed zapłatą - w takim wypadku otrzymana faktura zaliczkowa jest podstawą do dokonania płatności, ale nie daje możliwości odliczenia VAT. Prawo takie powstanie dopiero w dniu dokonania zapłaty zaliczki.

Przykład 1.
Firma A dokonała w dniu 4 maja zapłaty kwoty 6150 zł tytułem 25% zaliczki na wykonanie usługi. Sprzedawca zgodnie z przepisami wystawił fakturę w dniu 2 czerwca i dokument wpłynął do nabywcy 5 czerwca. W takim wypadku mimo, że zapłata została wykonana w maju, nabywca nabywa prawo do odliczenia VAT w kwocie 1150 zł dopiero w momencie odbioru faktury, a więc 5 czerwca.

Przykład 2.
Firma B w dniu 28 kwietnia otrzymała fakturę zaliczkową, na podstawie której 11 maja dokonała zapłaty w kwocie 2460 zł. W tym przypadku możliwość odliczenia kwoty VAT w wysokości 460 zł powstaje wraz z dokonaniem zapłaty w maju.

Rozliczenie kosztu z faktury zaliczkowej w KPiR

Przy płatności zaliczki często pada pytanie, czy można zrobić rozliczenie kosztu z faktury zaliczkowej w KPiR. Ustawa o podatku dochodowym wskazuje, że obowiązek podatkowy powstaje m.in. w dniu uregulowania należności, ale nie odnosi się do zaliczki. W przypadku zaliczki sprzedawca nie jest zobowiązany do wykazania przychodu i tym samym nabywca na podstawie faktury zaliczkowej nie ujmie wydatku w kosztach.


Jeżeli w momencie realizacji transakcji zostanie wystawiona faktura końcowa, to dopiero na jej podstawie nabywca ujmie koszt w KPiR.

Wpłata zaliczki powoduje powstanie powstanie obowiązku podatkowego w VAT. Na podstawie dokonanej zapłaty i otrzymanej faktury ją dokumentującej, przedsiębiorca nabywa prawo do odliczenia VAT. Faktura zaliczkowa nie stanowi natomiast podstawy do rozliczenia kosztu w KPiR.