Samochód w firmie: kłopot z rozliczeniem podatku dochodowego i VAT

Przeczytaj także: Ważny regulamin użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych

Jednak aby w ogóle móc rozważać takie rozwiązanie, firma powinna stworzyć odpowiednie zapisy w umowach o korzystanie z samochodów służbowych w zakresie tzw. garażowania, uzasadniające korzystanie z samochodu służbowego poza godzinami pracy charakterem i zakresem zadań pracownika. Dla bezpieczeństwa podatkowego, konieczne byłoby także uzyskanie od Ministra Finansów interpretacji prawa podatkowego, która potwierdzałaby, że takie podejście pracodawcy jest prawidłowe.

Zagadkowe koszty paliwa

Pojawienie się projektu nowelizacji zapoczątkowało szereg spekulacji dotyczących kosztu paliwa. Optymiści zakładali, że przecież ustawodawca chciał ułatwić życie przedsiębiorcom i pracownikom, więc zapewne kosz ten uwzględnił w zryczałtowanych stawkach wskazanych w ustawie. Jednakże Ministerstwo Finansów w swoim piśmie z dnia 16 grudnia 2014 roku rozwiało wszelkie wątpliwości związane z tym tematem - wskazane miesięczne kwoty (odpowiednio 250 zł i 400 zł) dotyczą wyłącznie udostępnienia pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych.

Wykorzystanie paliwa zakupionego przez pracodawcę do celów prywatnych jest odrębnym świadczeniem, a jego wartość należy obliczyć stosując cenę zakupu paliwa przez pracodawcę.

Biorąc pod uwagę to podejście, aby obliczyć koszt paliwa zgodnie z wytycznymi ministerstwa, na pracowników powinien być nałożony obowiązek prowadzenia ewidencji w sposób pozwalający na określenie w każdym miesiącu liczby kilometrów przejechanych w celach prywatnych. Posiadanie powyższej wiedzy oraz znajomość cen paliwa pozwoliłaby na w miarę precyzyjne określenie wartości tego świadczenia.

Oczywiście mogą się tutaj pojawić wątpliwości co do sposobu określania ilości zużytego paliwa, ale naszym zdaniem używanie średniego zużycia paliwa powinno być wystarczające dla powyższych potrzeb.

Niezbędna polityka

Jeszcze do niedawna posiadanie polityki flotowej było fakultatywne, lecz w chwili obecnej - ze względu na zmiany w Ustawach PIT i VAT - wydaje się ono niezbędne w każdej firmie posiadającej pojazdy służbowe. A firmy już ją posiadające zostaną zmuszone do dostosowania istniejących metod rozliczania samochodów użytkowanych w celach prywatnych do nowej rzeczywistości. Sposób rozliczania VAT powinien być bowiem spójny z tym, w jaki sposób środki lokomocji są rozliczane dla celów podatku dochodowego. Należy bowiem poddać w wątpliwość przykładowe oświadczenie przygotowane dla organów podatkowych, że samochód jest wykorzystywany przez pracowników tylko i wyłączenie do celów służbowych, przy jednoczesnym rozpoznawaniu po jego stronie przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia.

Pełne odliczenie podatku VAT przy kosztach związanych z użytkowaniem samochodu osobowego ma, co do zasady, miejsce wyłącznie jeśli wskazany pojazd jest użytkowany jedynie do celów służbowych. Niezbity dowód w tej sprawie stanowi rzetelnie prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu. Domniemanie użytkowania, choćby w minimalnym stopniu, w celach prywatnych eliminuje możliwość odliczenia 100 procent VAT.

Ważny rodzaj umowy

Dodatkowo, pracodawca powinien podjąć decyzję, nie tylko co do tego w jaki sposób określać wysokość świadczenia w przypadku osób wynagradzanych na podstawie umowy innej niż stosunek pracy, ale także zadecydować o sposobie rozliczania paliwa. Aby wyjść naprzeciw oczekiwaniom pracowników i zmniejszyć nakładane na nich obciążenia, pracodawca powinien również rozważyć zastosowanie rozwiązania opartego na tzw. „garażowaniu” lub zastanowić się nad wprowadzeniem odpłatności za korzystanie z samochodów służbowych w celach prywatnych, co mogłoby przynieść pewne oszczędności w zakresie składek ubezpieczeniowych.

Joanna Stolarek, doradca podatkowy w Kancelarii Ożóg Tomczykowski
Anna Dorożyńska-Przewłoka, prawnik w Kancelarii Ożóg Tomczykowski