Archiwizacja dokumentów księgowych tylko w formie elektronicznej?

Przeczytaj także: Elektroniczne archiwum dokumentacji podatkowej dopuszczalne

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka w ciągu miesiąca otrzymuje dużą ilość faktur w formie papierowej, które w ten sposób są przechowywane. To generuje wysokie koszty ich archiwizacji, w związku z czym spółka rozważa przechowywanie części bądź całości takich papierowych dokumentów (w tym również paragonów czy innych podobnych dowodów) w formie elektronicznej.

W związku z powyższym zostanie opracowana procedura tworzenia dokumentów elektronicznych (w formacie PDF lub TIF) na podstawie ich wersji papierowych, które po jej zakończeniu (w tym zaakceptowaniu wydatków) będą niszczone.
Zostanie przy tym zachowana autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów elektronicznych (tak samo jak w przypadku formy papierowej). Żadne dane wymagane przepisami nie będą tutaj mogły być zmienione, co mają zapewnić stosowane procedury oraz sposób przechowywania plików. Skany dokumentów będą miały odpowiednią jakość, co z kolei zapewni wyraźny odczyt informacji na nich się znajdujących.

Całość takich dokumentów będzie archiwizowana w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Organom podatkowym na ich żądanie zostanie nadto zapewniony bezzwłoczny dostęp do archiwizowanych dokumentów, jak też ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka zadała pytanie, czy taki sposób przechowywania dokumentów będzie prawidłowy i czy zachowa ona w takiej sytuacji prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych przechowywanych jedynie elektronicznie, a otrzymanych pierwotnie w formie papierowej? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2014 r., kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, w myśl którego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (ust. 10b pkt 1 ww. artykułu).

Na podstawie art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 13a – ust. 13 cyt. artykułu.

Powyższe przepisy wskazują, że co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienia przesłanek określonych w art. 88 ustawy o VAT. Jedno z takich ograniczeń zawarte zostało w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, który stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Prawo do odliczenia podatku powstaje zatem w związku z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu czynności będącej źródłem podatku naliczonego. Zaznaczyć należy, że jeżeli podatnik nie dysponuje fakturą bądź dokumentem celnym w chwili powstania obowiązku podatkowego, moment powstania prawa do odliczenia u nabywcy przesuwa się na moment otrzymania faktury bądź dokumentu celnego.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, ilekroć mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 33 ustawy o VAT).

Ustawodawca w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy, określił wymogi dotyczące zawartości faktury czyli podstawowe elementy, które powinny znajdować się w fakturze wystawionej przez podatnika.