Anulowanie faktur w podatku VAT

Przeczytaj także: Podatek VAT: anulowanie faktury tylko w szczególnych przypadkach

W praktyce zdarza się jednak, że podatnik wystawia fakturę i przesyła ją do odbiorcy, po czym okazuje się, że faktura nie powinna być wystawiona. Najczęściej przyczyną jest pomyłka. Przykładowo, w przedsiębiorstwie zajmującym się sprzedażą wysyłkową, pracownik podatnika wystawia fakturę i wysyła ją wraz z towarem do klienta. Okazuje się jednak, że klient towaru w ogóle nie zamawiał wobec czego odsyła towar wraz z fakturą. Może się też okazać, że klient towar zamawiał, jednak zamówienie zostało zrealizowane nieprawidłowo (otrzymał towar innego rodzaju), wobec czego towaru również nie przyjmuje i zwraca go wraz z fakturą do nadawcy.

W celu uchylenia się od obowiązku zapłaty podatku z pomyłkowo wystawionej faktury, podatnik mógłby podjąć próbę doręczenia faktur korygujących. Jednak, w większości przypadków spełnienie formalności związanych z fakturami korygującymi może być problematyczne.

Anulowanie faktury nie jest wprawdzie uregulowanie w przepisach Ustawy VAT ani też w przepisach wykonawczych. Niemniej jednak rozwiązanie takie jest dopuszczalne, co potwierdza orzecznictwo sądów administracyjnych oraz organów podatkowych. Generalnie, mimo braku wyraźniej podstawy prawnej w zakresie anulowania faktur, organy podatkowe przyznają, iż taka czynność jest dozwolona „pod warunkiem, że spełnione zostaną ściśle określone przesłanki”. Jakie są zatem przesłanki anulowania faktury?

Przesłanka 1 - brak transakcji

Jeżeli nie doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług, to faktura wystawiona przez podatnika w istocie nie dokumentuje żadnej transakcji. Taka sytuacja wystąpi z całą pewnością, gdy klient nie przyjmuje towarów lub po ich przyjęciu zwraca je podatnikowi, twierdząc, że nastąpiła pomyłka. Chodzi tutaj o sytuacje, w których klient nie jest zainteresowany w uzyskaniu prawa do dysponowania towarami jak właściciel. Sytuację tą należy jednak odróżnić od przypadku, gdy klient przyjmuje towar, jednak nie dokonuje za niego płatności. Odrębnie należałoby także podejść do faktur za usługi. Jeżeli kontrahent przykładowo nie przyjmuje faktury, gdyż kwestionuje jakość wykonanej usługi, należałoby uznać, że transakcja miała jednak miejsce, mimo iż usługobiorca prac nie odbiera. Każdy przypadek należałoby oceniać indywidualnie.

Przesłanka 2 - faktura nie została wprowadzona do obrotu

Jeżeli podatnik wystawił fakturę, lecz nie wysłał jej do wskazanego w treści nabywcy lub też faktura taka została wysłana, ale adresat jej nie odebrał, czy w końcu faktura została odebrana przez adresata, a następnie przez niego zwrócona, należałoby się zgodzić, iż w takich przypadkach faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego. Nie dysponuje nią bowiem podmiot wskazany jako nabywca.

Przesłanka 3 - faktura znajduje się w dokumentacji podatnika i jest odpowiednio oznaczona

Podatnik ma pewność, że faktura nie znajduje się w obrocie tylko wtedy, gdy posiada ją w swojej dokumentacji. Co ważne, posiadając fakturę w dokumentacji podatnik dysponuje jednocześnie dowodem potwierdzającym tę okoliczność, szczególnie ważnym podczas kontroli podatkowej. Faktura anulowana przez podatnika powinna być odpowiednio oznaczona.

Organy podatkowe wskazują, na następujące sposoby oznaczenia anulowanej faktury: „Anulowanie powinno odbyć się poprzez opatrzenie faktur VAT odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania i pozostawienie ich w dokumentacji podatkowej” (Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 22 maja 2013 r. o sygn. IPPP2/443-312/13-3/MM).

„Z przedmiotowego dokumentu jednoznacznie powinno wynikać, że został on anulowany np. poprzez przekreślenie oryginału i kopii faktury oraz adnotacji anulowano” (Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 9 lutego 2010 r. o sygn. IPPP1-443-1238/09-2/BS).

Należy przy tym wskazać, iż powyższe przesłanki powinny być spełnione łącznie.
Biorąc pod uwagę powyższe, anulowanie faktury to zagadnienie, w którym należy zwrócić uwagę na poniższe elementy.

Po pierwsze, analiza merytoryczna, mająca na celu ustalenie czy miała miejsce transakcja (dostawa towarów lub świadczenie usług). Zagadnienie to może być najbardziej skomplikowane z uwagi na różnorodność stosunków handlowych, w szczelności, jeżeli kwestia dotyczy świadczenia usług.

Po drugie, posiadanie odpowiednich dokumentów. Podatnik zamierzający anulować fakturę, powinien wykazać, że nie znajduje się ona w obrocie (posiada ją w swojej dokumentacji) oraz, że nie znajdzie się ona w obrocie w przyszłości (odpowiednie adnotacje na fakturze, z których jednoznacznie wynika jej anulowanie).