Użytek prywatny samochodu służbowego: w ryczałcie tylko udostępnienie

Przeczytaj także: W 2015 r. ryczałt dla pracownika za samochód służbowy i nowe problemy

Do końca 2014 r. wartość nieodpłatnych świadczeń, z tytułu udostępnienia pracownikowi do jego celów prywatnych służbowego samochodu, pracodawcy byli zobowiązani ustalać na zasadach ogólnych, czyli zgodnie z art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na tej podstawie fiskus głównie uznawał, że wartość takiego przychodu winna być co do zasady określana w wysokości porównywalnej do kosztu wynajmu pojazdu w wypożyczalni samochodów, co oczywiście skutkowało określaniem takiego przychodu na stosunkowo wysokim poziomie.
Stąd wiele firm próbowało określać wartość takiego świadczenia w inny sposób, czy też udostępniać samochody „za odpłatnością”.

W 2015 r. jest prościej

Ostatecznie kwestię tę postanowił uregulować ustawodawca, co stało się z dniem 01 stycznia 2015 r. Zgodnie z obowiązującymi od tego dnia regulacjami wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania prywatnie służbowego samochodu jest ustalana ryczałtowo, zaś ryczałt ten jest uzależniony od pojemności skokowej silnika pojazdu.

Nie jest tutaj natomiast istotny rodzaj (osobowy czy ciężarowy) wykorzystywanego samochodu, jego marka, model czy wyposażenie (wpływające w istotny sposób na wartość samochodu) ani też to, z jaką intensywnością pojazd taki przez pracownika będzie prywatnie wykorzystywany (czyli np. liczba przejechanych kilometrów).

Nadto jeżeli dany pojazd nie jest pracownikowi udostępniony przez cały miesiąc, wartość miesięcznego ryczałtu ulega odpowiedniemu obniżeniu. W takim przypadku ryczałt ustala się w wysokości 1/30 podanych wyżej kwot za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych.

Jeżeli natomiast świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w powyższy sposób i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

W ryczałcie tylko udostępnienie samochodu

Wskazane zasady wydają się być stosunkowo jasne. Niemniej ustawodawca wprost nie wskazał, czy omawiany ryczałt obejmuje tylko koszt udostępnienia samochodu pracownikowi, czy też tzw. koszty eksploatacyjne (jak zużycie paliwa, mycie, parkingi czy przejazdy autostradami)?

Analizując przytoczone przepisy nasuwa się wniosek, że określenie wartości nieodpłatnego świadczenia w podany wyżej zryczałtowany sposób obejmuje jedynie samo udostępnienie pracownikowi pojazdu, bez dodatkowych wydatków eksploatacyjnych (co wydaje się być logicznym, gdyż wskazane limity mogłyby nie wystarczyć na pokrycie kosztów samego paliwa).

Jeżeli zatem pracownikowi nieodpłatnie udostępniane jest nie tylko auto, ale także np. zużywane paliwo w czasie prywatnego korzystania z samochodu jak i wskazane wyżej inne wydatki (chociażby w postaci parkingów czy myjni samochodowej), należy je traktować jako odrębne świadczenia generujące u pracownika przychód podlegający opodatkowaniu. Wartość takiego przychodu należy określić stosując cenę zakupu paliwa czy innej usługi, a poniesioną przez pracodawcę (na co wskazuje art. 11 ust. 2 przywołanej ustawy).

Określenie wartości takiego dodatkowego świadczenia nie powinno sprawić większych trudności przy wydatkach innych niż paliwo (jako że są to rzeczywiste ceny zapłacone przez pracodawcę za przykładowo parking czy autostradę, które stosunkowo łatwo da się tutaj przyporządkować do jazd prywatnych czy służbowych danego pracownika).

Wszystko się jednak komplikuje właśnie przy paliwie. Tutaj bowiem trzeba ustalić w pierwszej kolejności jego ilość, a następnie wartość zużytego przez pracownika paliwa na cele niefirmowe. Ustawodawca zaś nie zawarł w przepisach żadnych nowych uregulowań, które by wyjaśniały, jak powyższe określić.

W związku z tym przyjęta może zostać każda metoda, która jak najdokładniej odzwierciedli takie faktyczne zużycie. Przykładem takiej metody może być różnica pomiędzy pojemnością baku a ilością paliwa dotankowaną przez pracownika do pełnego baku. W takim przypadku jednakże za każdym razem pracownikowi musiałby zostać udostępniony samochód z pełnym bakiem, który następnie zostanie dotankowany zaraz po jego zwróceniu z użytku prywatnego, co jednak nie zawsze będzie możliwe.

Innym sposobem może być zaprowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla jazd prywatnych, na podstawie której zostanie ustalona ilość tak przejechanych kilometrów, zaś sam koszt zużytego paliwa zostanie ustalony przy użyciu średniego spalania danego samochodu i średniej ceny płaconej przez pracodawcę za litr paliwa.

Trudno jednak na chwilę obecną ocenić, jaka metoda ustalania wartości takiego świadczenia zostanie przyjęta czy też zaakceptowana przez organy podatkowe, jak też stosowanie których metod będą one próbować podważać.

Konkludując wprowadzone nowe regulacje z całą pewnością uprościły funkcjonujący wcześniej system ustalania wartości nieodpłatnego świadczenia z tytułu prywatnego użytku przez pracowników samochodów służbowych. Niestety część tej problematyki w dalszym ciągu pozostaje niewyjaśniona i może prowadzić do prób nadużyć nie tylko ze strony podatników ale i organów podatkowych.