Elektroniczny formularz PIT-11 dla pracownika?

Przeczytaj także: Ryczałt ewidencjonowany i karta podatkowa 2014: PIT-y do dzisiaj!

Z imiennej informacji PIT-11 etatowiec czy zleceniobiorca dowiaduje się, ile zarobił w zeszłym roku i w jakiej wysokości odprowadził do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy. Potrzebna jest ona do wypełnienia rocznego zeznania podatkowego, stąd wypełniający ją pracodawcy (zleceniodawcy) muszą ją przesłać odpowiednio wcześniej – co do zasady do końca lutego, w tym roku zaś termin mija 2 marca.

Coraz częściej PIT-11 przychodzi mailem, zwłaszcza od firm zatrudniających setki osób, które dzięki możliwości załatwienia tego obowiązku poprzez wysłania nawet dużej liczby maili oszczędzają mnóstwo czasu i pieniędzy w porównaniu do sytuacji, kiedy musiałyby takie informacje sporządzać na papierze i wysyłać pocztą.

Mailem, czyli jak?

Ustawa o PIT mówi jedynie o terminie przesyłania i jednakowym, ściśle określonym wzorze informacji PIT-11. Nie reguluje natomiast zasad przekazywania informacji podatnikom. Dopuszcza się zatem zarówno doręczanie ich pocztą, jak i wysyłkę elektroniczną.

W przypadku wysyłania PIT-11 mailem, ważne, aby sporządzający PIT-11 posiadał potwierdzenie odbioru, np. potwierdzenie transmisji danych czy wygenerowany raport o dostarczeniu wiadomości. To pracodawca bowiem musi w razie potrzeby udowodnić, że doręczył podatnikowi deklarację. Trzeba też trzymać się ściśle określonego wzoru pisma oraz pamiętać o złożeniu podpisu elektronicznego. Tylko po spełnieniu tych warunków PIT-11 można przekazać internetowo.

Również za pomocą firmowej platformy

W interpretacji indywidualnej z dnia 11.02.2015 r. (sygnatura IBPBII/1/415-951/14/MK) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach potwierdził również możliwość przesyłania PIT-ów pracownikom za pomocą zabezpieczonej platformy internetowej. Wniosek w tej sprawie złożyła firma, która zatrudnia około 8 000 osób na terenie całego kraju. Zamierzała ona użyć do wysyłki formularzy za rok 2014 platformy, za pomocą której obecnie dokonuje m.in. potwierdzenia realizacji umów.

Fiskus nie znalazł błędu w takiej formie przesyłki PIT-11, ponieważ przedsiębiorca zachował wzór deklaracji i wprowadził zabezpieczenia, dzięki którym informacja trafi wyłącznie do właściwego adresata, który będzie miał możliwość jej odczytania. Poza tym uniemożliwiona została edycja i modyfikacja przesłanych podatnikom deklaracji, zaś pracodawca potwierdził prawidłowość przesłanych danych dzięki złożeniu na informacji elektronicznego podpisu kwalifikowanego.


Katarzyna Miazek, Katarzyna Więsik