Brak faktury końcowej a koszty uzyskania przychodu w PKPiR

Przeczytaj także: Rozliczenie podatków PIT i VAT z fakturą zaliczkową

Przypomnijmy, na gruncie podatku od towarów i usług otrzymane zaliczki co do zasady powodują powstanie obowiązku podatkowego. Na tę okoliczność sprzedawca wystawia fakturę (zwaną zaliczkową), na podstawie której następnie nabywca może odliczyć podatek naliczony.

Schemat taki powtarza się także przy następnych zaliczkach. Ponadto po samej dostawie towaru czy wykonaniu usługi sprzedawca dodatkowo wystawia fakturę rozliczeniową, jednakże tylko w sytuacji, gdy wcześniej wystawione faktury zaliczkowe nie pokryły całej należności.

Tym samym uregulowanie ceny zaliczkami skutkuje brakiem faktury końcowej. Tak jest na gruncie podatku od towarów i usług.

W podatku dochodowym natomiast, aby dany wydatek stał się kosztem uzyskania przychodu, musi mieć definitywny charakter (czyli ostateczny i bezzwrotny). Cech tych nie ma wpłacana zaliczka na poczet ceny towaru czy usługi. Może bowiem nastąpić jej zwrot przed dostawą towaru czy wykonaniem usługi. Dlatego też, pomimo jej wpłacenia i otrzymana faktury zaliczkowej, przedsiębiorca nie odnosi jej w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 30.04.2014 r. nr ITPB1/415-129/14/WM wskazał, że aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny, a więc bezzwrotny,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie jest kosztem wymienionym w art. 23 ust. 1 ustawy,
• został właściwie udokumentowany.

Nadto należy pamiętać, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej firmy są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów nie wymienione w art. 23 ww. ustawy.

Co do zasady przyjmuje się, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów zaliczki, jako wpłaty nie mające charakteru definitywnego (ze względu na każdorazową możliwość ich zwrotu przed terminem wykonania usług, na poczet których zostały wpłacone).

Organ podatkowy w przytoczonej interpretacji podkreślił również, że fakt, i dana wpłata stanowi zaliczkę (przedpłatę) na poczet konkretnej usługi, która zostanie wykonana w następnym okresie sprawozdawczym, powinien wynikać z postanowień zawartej między stronami umowy.

W związku z powyższym zatem otrzymanie faktury zaliczkowej z reguły nie uprawnia przedsiębiorcy do ujęcia jej w kosztach uzyskania przychodu prowadzonej firmy. Prawo takie daje co do zasady faktura rozliczeniowa, wystawiana w związku z dostawą towaru czy wykonaniem usługi, na poczet których wcześniej nabywca wpłacał zaliczki. Niemniej, jak to już zostało wyżej podkreślone, ta nie zawsze będzie wystawiona.

Nie ma bowiem przeciwskazań aby w formie zaliczek (bądź nawet jednej zaliczki) uregulować całą kwotę ceny, a w takim przypadku na fakturę końcową (rozliczeniową) nie ma co liczyć – skoro pełna wartość należności zostanie wykazana na fakturze (bądź fakturach) zaliczkowych. Jak w takim przypadku ująć koszt?

Przede wszystkim należy wyjaśnić, że skoro doszło do sfinalizowania transakcji, to koszt oczywiście powstanie, nawet pomimo braku faktury końcowej. Podstawą jego zaksięgowania będzie ta faktura zaliczkowa, która dokumentuje otrzymanie ostatniej części należności (jeżeli do danej transakcji zostało wystawionych kilka faktur zaliczkowych, ostatnia z nich winna zawierać numery faktur wcześniejszych).

Na jaki dzień określić jednak tutaj datę powstania kosztu? – zdaniem autora na ten, w którym wpłacone zaliczki (tudzież jedna zaliczka 100%) uzyskają charakter definitywny (a więc kiedy dojdzie do dostawy towaru czy wykonania usługi, bądź też w przypadku usług o charakterze ciągłym nastąpi zakończenie danego okresu rozliczeniowego). Dzień taki powinien wynikać oczywiście z posiadanej przez przedsiębiorcę dokumentacji, którą w szczególności może być sama umowa, określająca terminy rozliczeniowe, dokumenty potwierdzające dostawę towaru (w postaci chociażby wydania zewnętrznego wystawionego przez sprzedawcę, listu przewozowego itp.) czy wręcz sama faktura zaliczkowa określająca ostateczny termin rozliczenia transakcji (a więc zakończenia dostawy towaru czy wykonania usługi).