Prezenty świąteczne: koszty dla firmy ale z podatkiem dochodowym?

Przeczytaj także: Koszty promocji i reklamy: prezenty a podatki firmy

Sposób rozliczenia wydatku na prezenty wręczane przez przedsiębiorców będzie zależał od dwóch kwestii:

• dla kogo dany wydatek będzie przeznaczony (dla kontrahenta będącego przedsiębiorcą, osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, czy dla pracownika),
• czy wydatek ten będzie można uznać za wydatek marketingowy (koszt reklamy), czy za koszt reprezentacji.

Kiedy prezenty to wydatek reprezentacyjny?

W przypadku obdarowywania kontrahentów lub pracowników upominkami należy przede wszystkim rozstrzygnąć, czy takie działania mają charakter reklamowy czy też raczej reprezentacyjny. W pierwszym przypadku firma może je zaliczyć do kosztów podatkowych, w drugim muszą z nich być wyłączone.

Co to są koszty reprezentacji?

Zgodnie ze słownikiem PWN reprezentacja oznacza: „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Reprezentacyjnie to działanie w sposób okazały, okazale, wystawnie, wytwornie”.

Kiedy upominek to reklama?

Z drugiej strony reprezentacji nie stanowi przekazywanie, w pewnych sytuacjach, upominków kontrahentom i klientom, pod warunkiem, że upominki będą oznaczone logo podatnika lub nazwą oferowanego przez niego produktu lub usługi. Nie oznacza to, że każdy przedmiot po oznaczeniu logo będzie mógł być uznany za spełniający funkcję reklamową. Sporo zależy również od wartości prezentu. Wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów będą bowiem podlegać prezenty mające charakter reprezentacyjny, tj. wytworny i okazały.

W rozróżnieniu tych dwóch funkcji może pomóc stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, który stwierdził, że „Przekazywanie prezentów o dużej wartości mimo, że są oznakowane we wskazany wyżej sposób wskazuje na to, że jest to de facto reprezentacja. […]. W przypadku upominków o niewielkiej wartości należy stwierdzić, iż co do zasady, drobne przedmioty nie mają charakteru reprezentacyjnego - ich obecność jest dziś bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się w znacznym stopniu do budowy wizerunku firmy i raczej to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania. Zatem biorąc pod uwagę fakt, iż wartość jednostkowa tych przedmiotów jest niska, wydatki poniesione na ich zakup nie spełniają kryterium okazałości, czy wystawności”.

Kiedy trzeba zapłacić podatek dochodowy od prezentu?

Prezenty i upominki otrzymane od kontrahentów stanowią przychód. Od ich wartości jako dochodu z innych źródeł trzeba odprowadzić podatek dochodowy. W pewnych okolicznościach obdarowani mogą jednak skorzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego.

Kluczowa będzie tu wartość i charakter otrzymanego prezentu. Ze zwolnienia z podatku dochodowego mogą skorzystać obdarowani, którzy otrzymają świadczenia spełniające trzy warunki:

• są nieodpłatne,
• są związane z reklamą lub promocją świadczeniodawcy,
• ich jednorazowa wartość nie przekracza kwoty 200 zł.

Zwolnienie to nie ma zastosowania, jeżeli obdarowanym jest pracownik lub osoba pozostająca ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym.

Konsekwencje te należy podzielić ze względu na status obdarowanego.

1. Prezenty dla osób fizycznych

W przypadku prezentów świątecznych przekazywanych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności, wartość tych prezentów jest przychodem, który należy zaliczyć do przychodów z innych źródeł. W tej sytuacji spółka przekazująca prezenty powinna, co do zasady, sporządzić i informację PIT-8C o przekazanych nieodpłatnie świadczeniach. Informację tę spółka sporządza i wysyła do obdarowanego do końca lutego następnego roku podatkowego.

2. Prezenty dla pracowników

Wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń pieniężnych w naturze, bądź ich ekwiwalenty przekazywane pracownikom – bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń – są przychodami ze stosunku pracy.

Tak szeroko zakreślona definicja przychodu ze stosunku pracy nakazuje za przychód pracownika uważać również wszystkie prezenty świąteczne. Na podobnej zasadzie opodatkowaniu podlegają wszelkie bony, kupony, karty przedpłacone, czy paczki świąteczne. Dlatego też powinny być, co do zasady, opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych, tak samo jak miesięczne wynagrodzenie pieniężne.

Jest jeden wyjątek – świadczenia socjalne do kwoty 380 zł. W ich przypadku możliwe jest zastosowanie zwolnienia z podatku. Wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika w związku z prowadzeniem działalności socjalnej, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych. Zwolnienie dotyczy świadczeń rzeczowych oraz świadczeń pieniężnych, których wartość łącznie w roku podatkowym nie przekracza kwoty 380 zł.

3. Prezenty dla spółek

Jeżeli prezenty trafiają do kontrahentów prowadzących działalność gospodarczą lub do spółek – kontrahenci są zobowiązani do osobistego rozpoznania, wykazania i odprowadzenia ewentualnych przychodów – w tym zakresie pozostaje to nieistotne dla przedsiębiorcy przekazującego prezenty i upominki.

Podstawa prawna:

• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (tj. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), zwana tu: updof;
• Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (tj. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.), zwana tu: updop.

Bartosz Kubista, doradca podatkowy w