Komu się opłaca outsourcing usług księgowych?

Przeczytaj także: Jak wybrać solidne biuro rachunkowe dla swojej firmy?

Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych

W przypadku rozbudowanej księgowości, dużej liczby transakcji lub transakcji skomplikowanych, oszczędności finansowe płynące z outsourcingu mogą nie być tak oczywiste. Czasem outsourcing może kosztować miesięcznie tyle co etat lub dwa, a jednocześnie i tak trzeba zatrudnić księgową lub przynajmniej pracownika administracyjnego, który będzie przygotowywał dokumentację dla biura rachunkowego. Jakie wówczas przeważają korzyści? Najważniejszą jest przeniesienie części odpowiedzialności za księgi z zarządu firmy na biuro rachunkowe.

Przepisy Ustawy o rachunkowości nakładają na kierownika jednostki odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. W przypadku spółek kapitałowych funkcję kierownika jednostki pełnią członkowie zarządu. Oznacza to, że w przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości w tym zakresie, to na nich spadnie cała związana z tym odpowiedzialność.

Zarząd może zostać pociągnięty do odpowiedzialności nie tylko wtedy, gdy osobiście prowadzi księgi. Jej zakres rozciąga się też na winę w nadzorze, kiedy prowadzenie ksiąg rachunkowych zostało powierzone innej osobie lub innemu podmiotowi na podstawie pisemnej umowy. Powierzenie prowadzenia księgowości głównemu księgowemu zatrudnionemu w przedsiębiorstwie nie wyłącza tej odpowiedzialności.

Księgowy - pracownik odpowiada za szkody powstałe z jego winy tj. w wyniku jego zaniedbania lub niedochowania należytej staranności zgodnie z kodeksem pracy, czyli tylko do 3-krotności swojego miesięcznego wynagrodzenia. Nierzadko szkoda poniesiona przez przedsiębiorstwo będzie znacznie przekraczać tę kwotę. Pozostała wartość szkody musi zostać pokryta przez członków zarządu.

Inaczej jest w przypadku biura rachunkowego. Przekazanie prowadzenia ksiąg firmie zewnętrznej nie wyłącza odpowiedzialności członka zarządu za stwierdzone nieprawidłowości, jednak znacznie ją ogranicza. W przeciwieństwie do pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, odpowiedzialność odszkodowawcza biura rachunkowego jest niemal nieograniczona, a jej podstawą jest kodeks cywilny i zawarta umowa. Uprawnia to członków zarządu do wystąpienia z roszczeniem regresowym lub żądaniem naprawienia szkody w całości.

Polisa dla bezpieczeństwa

Gwarancją otrzymania odszkodowania w przypadku strat wynikających z błędów zewnętrznej księgowości jest polisa ubezpieczeniowa. Ustawa o rachunkowości zobowiązała do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej wszystkie podmioty świadczące usługi outsourcingu księgowości.

Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC za szkody powstałe w związku prowadzoną działalnością wynosi:

• 15.000 euro – w przypadku wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego,
• 10.000 euro – w przypadku wykonywania wyłącznie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

W przypadku biura rachunkowego prowadzonego przez doradców podatkowych dochodzi do tego gwarancja bezpieczeństwa informacji o firmie wynikająca z zasad etyki zawodowej. Doradcy podatkowi zobowiązani są do zachowania ścisłej tajemnicy zawodowej. Zwolnić z niej może tylko sąd w przypadku postępowania karnego czy karno-skarbowego.