Komu się opłaca outsourcing usług księgowych?

Przeczytaj także: Jak wybrać solidne biuro rachunkowe dla swojej firmy?

Inaczej sytuacja wygląda w średnich i dużych przedsiębiorstwach, gdzie ze względu na formę prawną lub wielkość obrotów konieczne jest prowadzenie ksiąg rachunkowych. Tu pojawia się dylemat, czy zatrudnić do tego własnego pracownika, czy zlecić obsługę na zewnątrz. W jakich przypadkach opłacalna jest ta druga opcja, czyli outsourcing księgowości?

Ile kosztuje twoja księgowa?

Pierwszy element, jaki należy wziąć pod uwagę to koszty zatrudnienia księgowej. Obejmują one nie tylko wydatki związane z etatem, czyli z wynagrodzeniem i składkami na ZUS, NFZ i Fundusz Pracy. Koszty pracownicze to w tym wypadku również:

• Koszty rekrutacji na stanowisko księgowego – nie jest to proces łatwy, bo na rynku pracy mamy do czynienia z deficytem osób o odpowiednich kwalifikacjach. Pozyskanie odpowiedniego pracownika (selekcja dokumentów, rozmowy kwalifikacyjne, weryfikacja umiejętności) może więc być czasochłonne. Natomiast koszt rekrutacji poprzez agencję zatrudnienia równy jest od jednej do trzech miesięcznych pensji przyjmowanej osoby. W skrajnym przypadku, jeśli osoba się nie sprawdzi, po 3 miesiącach trzeba zacząć poszukiwania od nowa.
• Koszty przeszkolenia pracownika działu księgowego – dotyczą zarówno szkoleń wstępnych, dostosowujących do funkcjonowania w strukturze danego przedsiębiorstwa, jak i w późniejszym czasie – szkoleń merytorycznych, pozwalających pozostać pracownikowi na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami.
• Koszty nieobecności pracownika związanej z chorobą czy urlopem – oznaczają nie tylko koszty wynagrodzenia za czas tej nieobecności, ale także zastępstwa, a gdy to niemożliwe – ewentualnych opóźnień w przesyłaniu dokumentów i błędów.

Outsourcing księgowości rozwiązuje te problemy. Kosztem firmy jest tylko wartość czasu, jaki poświęcimy na wybór biura rachunkowego. Nie musimy się martwić o ciągłość obsługi ani aktualizowanie kwalifikacji. Jeśli pracownik się nie sprawdzi, biuro wyznaczy nam innego opiekuna. Firma outsourcingowa dysponuje zwykle znaczną liczbą specjalistów, więc również nieobecność któregokolwiek z nich nie wpływa na cenę obsługi, nie zakłóca terminowości i płynności świadczenia usług.

Koszt stanowiska pracy

W przypadku księgowości wewnętrznej przedsiębiorca ponosi również nakłady na zakup narzędzi umożliwiających wykonywanie obowiązków księgowych. Należą do nich:

• Wyposażenie stanowiska pracy – np. w meble, komputer, telefon;
• Zakup programów komputerowych – zaawansowanych programów lub aplikacji do prowadzenia księgowości;
• Zamówienie prenumeraty fachowych czasopism – które obok szkoleń pomogą księgowemu wypełniać swoje obowiązki w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Biorąc pod uwagę ciągłe zmiany w polskim prawie podatkowym i z zakresu rachunkowości, bez takiego wsparcia i ciągłej edukacji się nie obejdzie.

Outsourcing księgowości dzięki powierzeniu spraw ekspertom, pozwala na podniesienie poziomu profesjonalizmu i podwyższenie jakości obsługi księgowej bez dodatkowych wydatków. Umożliwia dostęp do aktualnej wiedzy, rozwiązań prawnych, interpretacji i wykładni, bez konieczności płacenia za szkolenia czy prasę fachową. Biura rachunkowe w cenie usługi dają również dostęp do nowoczesnego, sprawdzonego oprogramowania, często klasy ERP, łączącego funkcje księgowe ze sprawozdawczymi, obsługą magazynu, zarządzaniem sprzedażą, kontaktami z klientami oraz innowacyjnych technologii np. dostępu do danych księgowych i raportów online.