Koszty uzyskania przychodów w zeznaniu rocznym PIT 2014

Przeczytaj także: Bilet kolejowy może obniżyć roczny podatek w zeznaniu

W pierwszej kolejności należy podkreślić, iż przy ustalaniu wartości kosztów istotne jest to, jakiego źródła przychodów one dotyczą. W zależności bowiem od tego ustawodawca przewidział różny sposób określania ich wysokości.

Zryczałtowane pracownicze koszty uzyskania przychodu

Umowa o pracę – w oparciu o taki stosunek prawny pracuje większość polskiego społeczeństwa. Dla nich też zostało przewidziane przez ustawodawcę odrębne źródło przychodów. Mieszczą się tutaj przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy.

Dla osób rozliczających takie przychody ustawodawca przewidział zryczałtowane koszty ich uzyskania. Niestety ich wartość nie jest zbyt wysoka. Nie jest ona także od wielu lat waloryzowana. Wartość tych kosztów jest stała i niezależna od wysokości uzyskiwanych przychodów (tyle samo do kosztów zaliczy pracownik, którego wynagrodzenie jest równe kwocie wynagrodzenia minimalnego albo jeszcze mniej, jak i ten, który miesięcznie zarabia kilka, kilkanaście a nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych). Ma do nich prawo każdy pracownik.

Zgodnie bowiem z art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów z powyższych tytułów:

1. wynoszą 111 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1.335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2. nie mogą przekroczyć łącznie 2.002 zł 05 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3. wynoszą 139 zł 06 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1.668 zł 72 gr, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4. nie mogą przekroczyć łącznie 2.502 zł 56 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Wskazane wyżej miesięczne ryczałtowe koszty przysługują odrębnie dla każdego stosunku pracy. Tym samym praca np. na 3 etaty spowoduje ich potrojenie. Nie ma tutaj najmniejszego znaczenia długość pracy w danym miesiącu (np. kilka dni) jak też wymiar zatrudnienia (cały etat czy tylko jego część). Kosztów takich bowiem się nie dzieli.

Niestety, co wynika z wyżej wypunktowanej listy, miesięczne koszty uzyskania przychodów nie mogą przekroczyć limitów rocznych. Pracodawca, pełniący rolę płatnika w stosunku do wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia, jest natomiast obowiązany do stosowania miesięcznych kosztów uzyskania przychodu, co w efekcie może doprowadzić do sytuacji (w przypadku pobierania wynagrodzenia z kilku etatów), że suma zastosowanych przez pracodawców kosztów przekroczą przysługujący danemu pracownikowi limit roczny.

Przykład
Pracownik jest zatrudniony w trzech różnych firmach na 1/3 etatu w każdej. Miejsce jego zamieszkania znajduje się w tej samej miejscowości, co zakłady pracy. Stąd też roczny zryczałtowany limit kosztów uzyskania przychodu wynosi dla niego 2 002,05 zł. Każdy z pracodawców zaś przy ustalaniu zaliczki na podatek od wynagrodzenia stosował miesięczne koszty uzyskania przychodu w wysokości 111,25 zł. Za cały rok zatem wartość faktycznie zastosowanych kosztów uzyskania przychodu wyniosła: 3 x 111,25 zł x 12 = 4 005 zł czyli dwukrotnie więcej, niż przysługujący pracownikowi roczny limit.

Co w takiej sytuacji? Postępowanie pracodawców było tutaj jak najbardziej prawidłowe. Niestety w wypełnianym zeznaniu rocznym pracownik będzie obowiązany ograniczyć ich wysokość do przysługującego mu limitu. To spowoduje zwiększenie dochodu do opodatkowania, a w efekcie także bardzo często zwiększenie należnej fiskusowi daniny.

Organy podatkowe wskazują przy tym, że omawiane koszty należą się pracownikom za przepracowane miesiące, a nie miesiące, w których wynagrodzenie jest wypłacane (dodajmy, że wynagrodzenie takie może być wypłacane w miesiącu za które jest należne, bądź na początku miesiąca następnego). Pracownik nie ma do nich prawa natomiast w tych miesiącach, w których w stosunku pracy pozostawał, ale pracy nie świadczył (z uwagi np. na chorobę).

Możliwe koszty w wartości rzeczywistej

Pracownik może podjąć decyzję o tym, aby w zeznaniu rocznym zamiast kosztów zryczałtowanych uwzględnić koszty faktycznie związane z dostaniem się do miejsca pracy i powrotem do miejsca zamieszkania i to bez jakichkolwiek limitów. Ustawodawca daje taką możliwość jednakże nie w każdym przypadku. Jedynie bowiem ściśle określone dokumenty potwierdzające transport tylko niektórymi środkami transportu mogą tu być odliczone.

Otóż, jak mówi ustawa, jeżeli roczne zryczałtowane koszty uzyskania przychodów są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.