Księga podatkowa co miesiąc mimo kwartalnego podatku dochodowego

Przeczytaj także: Towar handlowy przed fakturą w księdze podatkowej

Wybór okresów rozliczeniowych

Co do zasady osoba zakładająca działalność gospodarczą deklaruje na formularzu CEIDG-1, w jakich okresach będzie dokonywała rozliczeń z tytułu podatku dochodowego - kwartalnie lub miesięcznie. Wówczas podatnik do 20. dnia miesiąca następującego po wybranym okresie rozliczeniowym powinien obliczyć wysokość zaliczki na podatek oraz opłacić zobowiązanie na konto właściwego urzędu skarbowego. Jednak częstotliwość odprowadzania zaliczek nie ma znaczącego wpływu na zasady prowadzenia księgi podatkowej, gdyż obowiązują w tym przypadku przepisy rozporządzenia Ministra Finansów.

Sposób prowadzenia KPiR

Według Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnik zobowiązany jest do dokonywania zapisów raz dziennie na koniec dnia, jednak nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Zgodnie z tą zasadą ogólną wpisów przychodów i kosztów do KPiR przedsiębiorca powinien dokonywać na bieżąco w dokumentacji księgowej. W księdze ewidencjonowane są wszystkie przychody, zakupy towarów handlowych oraz materiałów podstawowych, koszty uboczne związane z tymi zakupami, a także pozostałe wydatki (np. wynagrodzenia). Co istotne, wszelkie wpisy muszą być prowadzone w sposób czytelny, staranny i trwały.

Wyjątek stanowi sytuacja, o której mowa w § 30 ww. rozporządzenia. W przypadku podatników, którzy:

• powierzyli prowadzenie księgi podatkowej biuru rachunkowemu,
• prowadzą przedsiębiorstwa wielozakładowe,
• prowadzą ewidencje sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia

- można dokonywać zapisów w KPiR w porządku chronologicznym w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Co istotne, rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR jasno określa, iż po zakończeniu miesiąca wpisy dokonane w danym miesiącu należy podkreślić, a dane z kolumn 7-14 zsumować (pkt 18 załącznika nr 1). Wówczas podatnik może pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach kwoty wynikające z przeniesienia z poprzednich okresów od początku roku.

Zatem niezależnie od wybranych okresów rozliczeniowych podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona na bieżąco lub - w szczególnych przypadkach, o których mowa powyżej - w sposób chronologiczny zapewniający terminowe rozliczenie z urzędem skarbowym. W związku z tym podatnik, który opłaca kwartalne zaliczki na podatek dochodowy, zobowiązany jest do prowadzenia oraz podsumowania własnej KPiR w okresach miesięcznych. Jednak zaliczki na podatek w dalszym ciągu wylicza po zakończeniu kwartału.

Na zakończenie należy pamiętać, aby podatkową księgę przychodów i rozchodów przechowywać w miejscu wykonywania działalności gospodarczej, siedzibie firmy lub wybranym biurze rachunkowym.