Towar handlowy przed fakturą w księdze podatkowej

Przeczytaj także: Towar otrzymany przed fakturą a zapisy w KPiR

Wydatki stają się kosztem uzyskania przychodu w dacie ich poniesienie. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną, co do zasady uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. To ogólna zasada wynikająca z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, od której występują oczywiście pewne wyjątki (w zakresie chociażby kosztów wynagrodzeń czy opłacanych przez pracodawcę składek ZUS).

Może przy tym wystąpić sytuacja, że przedsiębiorca otrzyma towar jeszcze przed wystawieniem faktury. Należy bowiem pamiętać, iż obecnie co do zasady dokument taki należy sporządzić do 15-tego dnia miesiąca następującego po tym, w którym miała miejsce dostawa. Czy i w takich sytuacjach data jej wystawienia będzie oznaczała datę powstania kosztu?

Odpowiedź na to pytanie jest pozytywna jednakże nie w każdym przypadku. Niemniej aby wyjaśnić szczegóły, należy sięgnąć do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

§17 ust.1 tego aktu prawnego mówi bowiem, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Może zatem wystąpić sytuacja, w której dany zakup winien zostać wykazany w księdze jeszcze przed otrzymaniem faktury dokumentującej ten zakup.

Zasadą przy tym jest, że wpisu do księgi dokonuje się m.in. na podstawie otrzymanej od kontrahenta faktury (o czym z kolei mówi §12 ust. 3 rozporządzenia). Jak zatem wprowadzić do księgi zakup np. towaru handlowego, który został przeznaczony do dalszej odprzedaży, gdy przedsiębiorca nie posiada jeszcze faktury zakupu?

Otóż w takim przypadku nabywca powinien sporządzić szczegółowy opis otrzymanego towaru handlowego (czy materiału) i dokonać zapisu na podstawie tego opisu. W opisie tym winny znaleźć się takie informacje, jak imię, nazwisko ( tudzież firma) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cena jednostkowa i wartość zakupionego towaru. Opis taki winien przy tym być potwierdzony datą i podpisem osoby, która przyjęła towar oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. W przypadku wystąpienia różnicy w stosunku do wartości podanej w fakturze, musi ona zostać wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury. Mówi o tym §16 ust. 2 rozporządzenia.

Nie można tutaj także zapominać o §16 ust. 3 rozporządzenia mówiącym, że jeżeli podatnik otrzymał materiał lub towar handlowy oraz fakturę na ten materiał lub towar handlowy w tym samym miesiącu, opis, o którym mowa wyżej, dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.

Tym samym ustawodawca z jednej strony nakazuje ująć w księdze zakup towaru handlowego czy materiału niezwłocznie po jego otrzymaniu, z drugiej zaś wstrzymać się z takim zapisem do końca miesiąca, jeżeli wraz z towarem nie dotarła do niego faktura, gdyż jeżeli ta dotrze do niego w tym czasie, to zapisu w księdze należy dokonać na podstawie faktury a nie sporządzonego dodatkowego opisu. Można zatem zauważyć tutaj pewną sprzeczność, jako że wstrzymanie się z ujęciem w księdze zakupu towaru do chwili otrzymania faktury (gdy ta dotrze do niego w tym samym miesiącu co towar) nie jest zaksięgowaniem bez zwłoki.

Pewnym rozwiązaniem z tej sytuacji wydaje się być stosowanie przez podatnika zasad dokonywania wpisów w księdze przewidzianych dla biur rachunkowych, a więc w porządku chronologicznym na podstawie dowodów określonych w §12-16 rozporządzenia w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, nie później jednak niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (o czym mówi §30 rozporządzenia). Aby jednak to rozwiązanie było można stosować, przedsiębiorca jest obowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży, o której mowa w §8 ust. 1 pkt 2 (nie dotyczy to podatników dokonujących sprzedaży dokumentowanej wyłącznie fakturami lub ewidencjonujących obrót w kasie fiskalnej).

W efekcie, jeżeli podatnik otrzyma towar handlowy przed fakturą, zaś zapisów w księdze dokonuje na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych, w momencie otrzymania towaru sporządza jedynie szczegółowy opis (chyba że posiada specyfikację od dostawcy, która spełnia wymogi określone dla takiego opisu). Zapisów w księdze dokonuje jednak na podstawie otrzymanej w tym samym miesiącu faktury. Gdyby tej do końca miesiąca nie otrzymał, zapisu w księdze dokonuje na podstawie posiadanego opisu bądź specyfikacji sprzedawcy. Musi tutaj oczywiście zachować chronologię zapisów, niemniej na ich dokonanie ma czas do 20 dnia następnego miesiąca (a więc w zasadzie wszelkich zapisów w księdze może dokonywać po zakończeniu danego miesiąca).