E-faktura: jakie zasady obowiązują przy jej wystawianiu?

Przeczytaj także: Elektroniczne archiwum dokumentacji podatkowej dopuszczalne

Konieczna autentyczność, integralność i czytelność

Faktury elektroniczne nie są dokumentami, które diametralnie różnią się od swoich papierowych odpowiedników. Najistotniejszy jest tu fakt, że oba formaty muszą zawierać identyczne dane. Co za tym idzie konieczne jest, by przedsiębiorca zamieścił na wystawianym dokumencie m.in. imiona i nazwiska albo nazwy obu stron transakcji, numery NIP sprzedawcy oraz nabywcy (chyba że kupującym jest osoba nieprowadząca działalności gospodarczej), datę wystawienia, czy nazwę towaru lub usługi.

Żeby faktura elektroniczna była zgodna z przepisami przedsiębiorca powinien zapewnić:

• autentyczność pochodzenia – to gwarancja, co do tożsamości dostawcy, usługodawcy albo wystawiający faktury,
• integralność treści – rozumianą jako brak możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian,
• odpowiednią czytelności – zapewnienie możliwości odczytania dokumentu przez odbiorcę.

Przedsiębiorca może spełnić te kryteria stosując np. „dowolne kontrole biznesowe”. Mówiąc wprost to zestaw procedur pozwalających prześledzić całą drogę jaką przebywa faktura elektroniczna – od momentu zamówienia, przez zapłatę i wystawienie, po przechowywanie.

Przepisy pozwalają także na stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego bądź systemu elektronicznej wymiany danych (EDI). Istotne żeby konkretne procedury pozwalały powiązać daną fakturę ze sprzedanym produktem lub wyświadczoną usługą oraz płatnością.

Co ze zgodą nabywcy na otrzymanie faktury elektronicznej?

Przez pewien czas przedsiębiorca, który chciał przesłać klientowi fakturę w formie elektronicznej musiał posiadać nie tylko jego akceptację, ale także potwierdzenie wyrażonej zgody. W innym przypadku dokument mógł zostać zakwestionowany przez urzędników w momencie kontroli. Wymagało to zadbania o uzyskanie zgody i zdobycie na to dowodu jeszcze przed wysłaniem pierwszej faktury elektronicznej.

Zgodnie z aktualnymi regulacjami takie postępowanie nie jest już konieczne.

Co ważne możliwa jest tu tzw. akceptacja domniemana. Co to oznacza? Otóż w sytuacji, gdy klient lub kontrahent opłacił przesłaną fakturę elektroniczną przyjmuje się to za wyraz zgody na otrzymywanie dokumentów w tej właśnie formie. Nie ma również obowiązku posiadania potwierdzenia wyrażenia zgody przez odbiorcę.

Format stworzenia i przesłania e-faktury – jaki odpowiedni?

Często niepewność przedsiębiorców budzi format w jakim wystawić fakturę elektroniczną, by nie narazić się na zastrzeżenia ze strony urzędników. Przede wszystkim taki dokument należy wystawić w formacie, który ma możliwość odczytać odbiorca.

Spełnienie tych wytycznych możliwe jest w przypadku zapisu dokumentów m.in. jako plików .pdf. To najczęściej spotykana praktyka wśród przedsiębiorców. Taki format posiada jedną podstawową zaletę - możliwość szyfrowania danych podczas generowania pliku. Sprawia to, że ingerencja w treść faktury jest utrudniona.

Powód? Zbyt duża łatwość ingerencji w dokument utworzony w jednym z tych formatów. Dodatkowo może dojść do sytuacji, że sporządzone dokumenty nie wyświetlają się tak samo na różnych komputerach (np. zabraknie niektórych elementów).

Decydując się na wystawienie faktury elektronicznej należy więc pamiętać o właściwym formacie uniemożliwiającym ingerencję w treść dokumentu.

Arkadiusz Caryk,