Samochód osobowy w firmie: nie każdy wydatek to koszt podatkowy?

Przeczytaj także: Samochód osobowy: 50% VAT i pełne koszty w podatku dochodowym

W każdym wniosku o wydanie interpretacji wnioskodawca wskazuje, że chodzi mu jedynie o wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Przy takim założeniu zatem fiskus nie musi się już rozwodzić na temat, czy konkretny wydatek (a więc udokumentowany np. fakturą X za paliwo zatankowane dnia Y do danego pojazdu) spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu. Odnosi się bowiem jedynie do tych wydatków, które definicję kosztu spełniają. Niemniej asekuracyjnie w wydawanych interpretacjach organy podatkowe i tak podkreślają, że podatnik ma prawo do zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że ma on związek z przychodem z prowadzonej działalności gospodarczej, zaś jego poniesienie wywiera wpływ na osiągnięte przychody, czy też służy zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.

Warto jednak pamiętać, że fiskus (obecnie) dosyć jednolicie wypowiada się w zakresie zaliczania w ciężar kosztów odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od wartości początkowej pojazdów uznanych za środków trwałe firmy, które służą zarówno działalności gospodarczej jak i innym celom. Otóż bez względu na to, w jakiej części pojazd jest wykorzystywany firmowo a w jakiej w innych celach, odpisy amortyzacyjne można zaliczać w pełni w ciężar kosztów uzyskania przychodów (oczywiście pamiętając o limicie 20 000 euro przewidzianym dla samochodów osobowych).

Zdaniem fiskusa fakt ewentualnego wykorzystywania firmowego samochodu do celów prywatnych nie jest przesłanką do wstrzymania czy ograniczania odpisów amortyzacyjnych.

Inaczej jednak jest w przypadku wydatków eksploatacyjnych w postaci chociażby nabywanego paliwa. Tutaj bowiem podatnik powinien odstąpić od ujmowania w kosztach podatkowych tych faktur, które dotyczą wydatków niezwiązanych z użytkowaniem samochodu w celach prowadzonej działalności gospodarczej (np. wykorzystując taki pojazd do wyjazdu na wakacje).

Niestety powyższe nie jest prostym rozwiązaniem. Trudno bowiem wskazać, że dokładnie taka a nie inna ilość paliwa (i to w dodatku kupionego po określonej cenie) została wykorzystana w celach prywatnych (spalanie pojazdu bowiem różni się w zależności od panujących warunków atmosferycznych, wagi ładunku, umiejętności kierowcy oraz rodzaju drogi po jakiej się porusza). Zmienia się także cena paliwa. Niemniej wyliczenie z zadowalającą dokładnością, jaka część paliwa służy wyjazdom prywatnym a nie służbowym, jest możliwe.

Sytuacja za to komplikuje się jeszcze bardziej w przypadku zakupu części zamiennych czy napraw tych samochodów. Tutaj bowiem naprawdę trudno określić, jaka część tych wydatków winna być powiązana z działalnością gospodarczą, a jaka z użytkowaniem prywatnym. Co gorsza, żadnych podpowiedzi w tym zakresie nie znajdziemy także w ustawach o podatkach dochodowych. Trzeba też pamiętać, że ciężar udowodnienia, że dany koszt jest związany z działalnością gospodarczą, spoczywa na podatniku.

Niemniej organy podatkowe w tej materii też będą miały niemały orzech do zgryzienia (próbując dowodzić, że wykazane przez podatnika wydatki z firmą nie są związane) o ile postanowią kwestionować wyliczenia podatnika. Dlatego też, jeżeli użycie aut do celów prywatnych będzie incydentalne, nie powinno generować szczególnego ryzyka podatkowego w zakresie kwestionowania poszczególnych kosztów.

Jeżeli jednak dany pojazd w znacznym stopniu służy celom prywatnym a nie służbowym, należałoby się zastanowić nad wycofaniem go (w celu ograniczenia ryzyka podatkowego) z prowadzonej działalności gospodarczej, zaś ponoszone na niego wydatki w związku z wykorzystywaniem na potrzeby firmy rozliczać w oparciu o ewidencję przebiegu pojazdu (czyli tzw. kilometrówkę).