Odliczenie VAT a numer rejestracyjny samochodu na fakturze

Przeczytaj także: Samochód firmowy: "potencjalny" użytek prywatny a odliczenie VAT

Obecnie bowiem reguła ogólna mówi, że w stosunku do pojazdów samochodowych, których dopuszczalna masa całkowita nie przekracza 3,5 tony, przysługuje prawo do odliczenia jedynie połowy podatku naliczonego. Dodatkowo w przypadku pojazdów samochodowych uznawanych za samochody osobowe i innych, niemających wymaganej ładowności, występuje zakaz odliczania podatku naliczonego od nabywanego paliwa służącego do ich napędu.

Oczywiście od reguły tej występują pewne wyjątki. Jeden z nich tyczy się konstrukcji pojazdu, która powoduje że dany pojazd nie może być wykorzystywany prywatnie, bądź jego użytkowanie poza celami firmowymi jest nieistotne, drugi zaś pojazdów służących jedynie działalności gospodarczej. Niemniej w tym drugim przypadku podatnik musi prowadzić dodatkową, uciążliwą dokumentację potwierdzającą, że pojazd jest wykorzystywany jedynie służbowo.
Dodatkowo ustawodawca określił katalog pojazdów specjalnych, dających pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego, bez spełniania dodatkowych warunków.
W zależności zatem od tego, jaki pojazd przedsiębiorca posiada, różny jest zakres odliczenia podatku naliczonego

I tak pojazdy specjalne, a także (mówiąc w uproszczeniu) mające jeden rząd siedzeń samochody ciężarowe czy służące do przewozu co najmniej 10 osób, których dopuszczalna masa całkowita nie przekracza 3,5 tony (chodzi tutaj m.in. o van-y, busy, pickupy itp.) dają pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego zarówno od ich zakupu, najmu leasingu, wydatków na remonty, eksploatację oraz od paliwa służącego do ich napędu. Co ważne, nie chodzi tutaj tylko o części zamienne bądź usługi napraw lub konserwacji, ale także m.in. o wydatki na autostrady czy parkingi takich pojazdów a także dodatkowych urządzeń w nich instalowanych i usług z tym związanych (np. śledzenie pojazdu za pomocą urządzenia GPS).

Inne „samochody ciężarowe” (które mają odpowiednią ładowność) co do zasady dają prawo do odliczenia 50% podatku naliczonego od wskazanych wyżej zakupów. Chodzi tutaj m.in. o samochody z tzw. kratką, czyli samochody posiadające homologację aut ciężarowych, pickup-y czy busy mające dwa i więcej rzędów siedzeń.

Samochody osobowe dają zaś co do zasady prawo do odliczenia 50% od wydatków wyżej wskazanych za wyjątkiem zakupu paliwa (czy to w postaci oleju napędowego, benzyny lub gazu) służącego do ich napędu. Tutaj bowiem VAT-u w ogóle odliczyć nie można. W przypadku tych pojazdów, jak i wymienionych w akapicie wyżej, aby w pełni odliczać VAT, podatnik musi dowieść (poprzez prowadzenie dodatkowej dokumentacji), że służą one jedynie prowadzonej działalności gospodarczej.

Oczywiście pełne prawo do odliczenia dają także samochody ciężarowe, których dopuszczalna masa całkowita przekracza 3,5 tony.

Nowe przepisy w zakresie odliczania VAT zatem bardzo mocno różnicują prawo do odliczenia w zależności od tego, z jakim konkretnie samochodem mamy do czynienia, o czym trzeba pamiętać na etapie ujmowania poszczególnych faktur w rejestrach VAT-owskich. Niemniej wprowadzeniu nowych zasad odliczania VAT nie towarzyszyło określenie zasad dokumentowania zakupów dotyczących pojazdów samochodowych np. w sytuacji, gdy prawo do odliczenia podatku naliczonego jest ograniczone.

Faktury dokumentujące takie zakupy w dalszym ciągu nie muszą zawierać chociażby numeru rejestracyjnego pojazdu, którego dotyczą (przy czym nie chodzi tutaj tylko o zakup paliwa, ale wszelkie inne nakłady ponoszone w związku z użytkowaniem danego pojazdu).

Powyższe z jednej strony jest bardzo korzystne dla podatników. Nie muszą bowiem każdorazowo sprawdzać, czy na fakturze znalazł się numer rejestracyjny samochodu, zaś gdy okaże się błędny (bądź go zabraknie), korygować go (w postaci czy to faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę, czy noty korygującej wystawionej przez nabywcę, a przedłożonej sprzedawcy do akceptacji).

Z drugiej strony jednak brak takiego obowiązku wymusza na przedsiębiorcach konieczność opisywania takich faktur i to na bieżąco (systematycznie). To, że faktura nie musi wskazywać, jakiego konkretnie samochodu wydatek dotyczył, nie zwalnia bowiem podatnika z obowiązku prawidłowego rozliczania podatków.

Powyższe jest szczególnie istotne dla podatników, którzy w prowadzonej działalności wykorzystują różne pojazdy samochodowe. Jak bowiem zostało to już wyżej podkreślone, w zależności od tego z jakim pojazdem mamy do czynienia, różny jest zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego. Co za tym idzie na fakturze winien znaleźć się na tyle szczegółowy opis, który pozwoli jednoznacznie przypisać dany wydatek do konkretnego samochodu. Dopiero bowiem wtedy będzie możliwe prawidłowe określenie zasad odliczania VAT-u z takiej faktury.

I tak podanie na fakturze jedynie marki samochodu może być niewystarczające. Najlepszym rozwiązaniem zaś wydaje się w dalszym ciągu podawanie numeru rejestracyjnego. Ten bowiem jest przypisany do konkretnego samochodu. Stosownego opisu podatnik może dokonać na odwrocie faktury. W dalszym ciągu można także zwracać się do sprzedawców poszczególnych towarów czy usług, aby to oni podawali dodatkowe informacje na fakturach (to, że nie ma obowiązku ich podawania nie oznacza zakazu takiego postępowania).

Tak szczegółowe dokumentowanie wskazanych wydatków jest szczególnie istotne w przypadkach użytkowania przez podatników zarówno pojazdów samochodowych uprawniających do pełnych odliczeń, jak i pojazdów samochodowych, które do pełnych odliczeń nie uprawniają. Istnieje tutaj bowiem zwiększone ryzyko powzięcia przez organy podatkowe wątpliwości, czy wydatki zadeklarowane jako dotyczące pojazdów samochodowych uprawniających do pełnych odliczeń nie dotyczą w rzeczywistości pojazdów samochodowych, które do pełnego odliczenia nie uprawniają.