Książka Przychodów i Rozchodów: jak prowadzić?

Przeczytaj także: Ordynacja podatkowa: szacowanie dochodu przez urząd skarbowy

Ponadto, zgodnie z art. 24a ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obowiązek prowadzenia księgi dotyczy również osób:

1. wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,
2. prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg,
3. duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Natomiast art. 24a ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi o tym, że obowiązek prowadzenia księgi nie dotyczy osób, które:

1. opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych;
2. wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym;
3. wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim;
4. dokonują odpłatnego zbycia składników majątku:
   a. po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie,
   b. otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną lub wystąpieniem z takiej spółki.

Kiedy obowiązuje zwolnienie z prowadzenia KPiR?

W § 7 rozporządzenia w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm. – dalej zwane rozporządzeniem o KPIR) ustawodawca wskazuje, że w przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami (zwłaszcza takimi jak rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia) naczelnik urzędu skarbowego, na wniosek podatnika, może zwolnić go od obowiązku prowadzenia księgi, jak również od poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi. Wniosek musi być złożony co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby być zastosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Obowiązki podatnika

Podatnik jest zobowiązany do następujących czynności:

1. W sytuacji, kiedy podatnik zleci prowadzenie księgi biuru rachunkowemu jest on obowiązany do zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy. W zgłoszeniu powinny być zawarte następujące informacje: nazwa i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem. Ważne jest, aby w miejscu wykonywania działalności prowadzić ewidencję sprzedaży (z zastrzeżeniem ust. 3a w razie wykonywania działalności określonej w § 6 – także ewidencje, o których mowa w tym przepisie).
2. Podatnik jest obowiązany zbroszurować ewidencję sprzedaży i kolejno ponumerować jej karty, jednakże tego obowiązku nie moją podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Z 2013 poz. 35). Co oznacza pojęcie zbroszurować ewidencję? Zbroszurować czyli wydrukować ewidencję oraz połączyć ze sobą trwale kartki pamiętając o ponumerowaniu stron.
3. Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy.
4. Zgodnie z § 10 Podatnicy są obowiązani założyć księgę, a w razie obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 – również tę ewidencję, na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.
5. Paragraf 18 rozporządzenia o KPIR wskazuje, iż podatnik jest obowiązany dokonywać zapisów w ewidencjach, o których mowa w § 6 pkt 1 i § 8 ust. 1 pkt 2, jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Podatnicy prowadzący lombard kwoty udzielonej pożyczki i umownych odsetek oraz przyjęcie zastawionej rzeczy muszą niezwłocznie wpisane do ewidencji. Każdy podatnik jest obowiązany wypełnić karty przychodów pracowników najpóźniej w terminie przewidzianym dla przekazania zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów na rachunek urzędu skarbowego. Należy również pamiętać o dokonywaniu zapisów w ewidencjach, o których mowa w § 4 ust. 1, najpóźniej w miesiącu przekazania środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia do używania.
6. Ważną kwestią jest podkreślenie, iż podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do KPiR spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Spis z natury powinien być sporządzony: na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności. Warto zaznaczyć, iż naczelnik urzędu skarbowego może zarządzić sporządzenie spisu z natury za okresy miesięczne.

Miejsce i okres przechowywania księgi oraz wymogi techniczne

Księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, chyba że prowadzenie księgi zostało zlecone dla biura rachunkowego, wtedy wskazujemy adres owego biura rachunkowego.

W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. Dopuszcza się jednak prowadzenie jednej księgi w miejscu wskazanym jako siedziba, pod warunkiem, że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży. Podatnicy prowadzący lombard powinni ponadto prowadzić ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy.
U podatników prowadzących działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego księga musi znajdować się w miejscu wykonywania działalności.