Posiłki (profilaktyczne) dla pracowników w podatku dochodowym

Przeczytaj także: Posiłki dla pracowników a koszty uzyskania przychodu

Rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279). Jak wynika z rozporządzenia, pracodawca ma obowiązek nieodpłatnie zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych:

1. posiłki wydawane ze względów profilaktycznych, w formie jednego dania gorącego a gdy pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, wówczas może zapewnić w czasie pracy korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych albo przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych od pracodawcy produktów,
2. napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.

Rozporządzenie wskazuje również rodzaj pracy, której wykonywanie nakłada obowiązek zapewnienia posiłków oraz szczegółowo określa wartości kaloryczne samych posiłków.

Na gruncie podatkowym w zakresie kwalifikacji wydatków ponoszonych na zapewnienie posiłków profilaktycznych dla pracowników zastosowanie znajdzie ogólna regulacja odnosząca się do kosztów uzyskania przychodów, (art. 22 ustawy o PDOF oraz art. 15 ustawy o PDOP).

W przeciwnym razie, istnieje znaczne ryzyko związane z kwalifikacją kosztów jako kosztów podatkowych (będą to bowiem wydatki na zakup produktów spożywczych ewentualnie zakup usług zapewnienia posiłków od podmiotów zewnętrznych ). Pracodawca powinien w takim przypadku udowodnić, że nabywane produkty (usługi zapewnienia posiłków) wykazują związek z pracą świadczoną na jej rzecz, a nie są przeznaczone do użytku prywatnego, co wydaje się zadaniem utrudnionym. Powyższe nie jest jednak wykluczone i może mieć miejsce np. w okresie wytężonej pracy, pracy w nadgodzinach – tak przykładowo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 18 września 2009 r., sygn. IPPB5/423-468/09-4/JC.

W zakresie skutków podatkowych po stronie pracownika należy wskazać, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Zastosowanie powyższego zwolnienia jest ściśle uzależnione od spełnienia zasad przyznawania świadczeń regulowanych przepisami szczególnymi (rozporządzenia). Przygotowanie posiłków w inny sposób niż wynikający z regulacji rozporządzenia może być podstawą kwestionowania przez organy podatkowe prawa do zastosowania zwolnienia regulowanego art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF i obowiązkiem rozpoznania po stronie pracowników podlegającego opodatkowaniu przychodu.