Paragony z kasy fiskalnej po 2012 r. należy trzymać ponad 5 lat

Przeczytaj także: Kasy fiskalne: kopie paragonów sprzed 2013 r.

Do 31 grudnia 2012 r. bowiem dokumenty kasowe przechowywało się znacznie krócej. A wszystko za sprawą §19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.11.2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania, który mówił, że kopie dokumentów kasowych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Wspomniany przepis zastrzegał przy tym, że powyższe nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas (te trzeba było przechowywać tak długo, aż nie przedawniło się zobowiązanie podatkowe).

Niestety regulacja ta miała charakter jedynie przejściowy, która wynikała z sygnalizowanych przez podatników trudności technicznych archiwizowania znacznej ilości rolek dokumentacji paragonowej oraz wprowadzenia nowego rozwiązania konstrukcyjnego kas, umożliwiającego archiwizowanie kopii dokumentów kasowych na informatycznych nośnikach danych. W latach następnych już się nie pojawiła. Jak podkreślił Maciej Grabowski, podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów w odpowiedzi na interpelację poselską nr 11855:

„(…) Powyższa regulacja prawna miała służyć podjęciu przez podatników stosownych działań dostosowawczych polegających na nabyciu kas z elektronicznym zapisem kopii dokumentów kasowych - dla podatników, dla których archiwizowanie dużej ilości rolek dokumentacji mogło być uciążliwe. Wyraźnego podkreślenia wymaga fakt, iż regulacja ta nie miała mieć charakteru stałego. Zważyć bowiem należy, że paragon i jego kopia są dowodami dokumentującymi sprzedaż i kwoty podatku należnego, potwierdzającymi dokonanie konkretnej transakcji w określonym czasie.(…)”

Obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Finansów z dnia z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących w §6 ust. 1 pkt 8 mówi zaś, że podatnicy, prowadząc ewidencję za pomocą tego urządzenia przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie rachunkowości.

Ordynacja podatkowa mówi zaś, że zobowiązania podatkowe co do zasady przedawniają się z upływem 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności.

Warto przy tym pamiętać, że okres przedawnienia zobowiązania podatkowego może zostać w określonych sytuacjach wstrzymany bądź przerwany, co w efekcie może spowodować jego znaczne wydłużenie.

Czy tak długie trzymanie kopii rolek z kas fiskalnych jest faktycznie uzasadnione? Zdaniem resortu finansów tak. W przytoczonej wyżej odpowiedzi na interpelację podkreślono bowiem, że stosowanie pięcioletniego okresu przechowywania dokumentów kasowych jest istotne z punktu widzenia zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatkowych. Kopie paragonów są tutaj jedynymi dowodami źródłowymi, które określają co, kiedy, w jakiej ilości czy wartości oraz przy zastosowaniu jakiej stawki podatkowej zostało sprzedane, a więc są podstawowymi dowodami, na których będzie opierał się fiskus w razie kontroli czy postępowania podatkowego.

Niemniej czy w rzeczywistości pięcioletnia rolka z kasy fiskalnej pozwoli na odczytanie z niej ważnych informacji? Zapewne jeżeli kasa posiadała igłowy mechanizm drukujący – tak. Niemniej gro takich urządzeń zapisuje informacje na papierze termicznym, a każdy kto miał z nim do czynienia wie, wydrukowane na nim informacje potrafią (i to niekiedy bardzo szybko) zanikać, zwłaszcza gdy paragon taki (a nawet faktura) zostanie kilka razy zgięty, zmięty czy poddany tarciu (np. o palce), a także pozostawiony w naświetlonym miejscu.

Niemniej w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii podatnicy mogą taką dokumentację przechowywać w formie zapisów elektronicznych, pod warunkiem spełnienia w tym zakresie odpowiednich wymogów dotyczących archiwizowania i przechowywania tych dokumentów w takiej formie – co potwierdzają także organy podatkowe.

obowiązujące od dnia 1 kwietnia 2013 r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących – w przypadku stosowania kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii, które spełniają wszystkie określone w tym rozporzadzeniu warunki – nie nakłada na podatników obowiązku drukowania kopii dokumentów fiskalnych na nośnikach papierowych, Wnioskodawca nie ma obowiązku przechowywania tych kopii dokumentów kasowych, które zostały wyemitowanych na nośniku papierowym. Tym samym, w przypadku wyemitowania dokumentów fiskalnych na nośnikach papierowych Wnioskodawca może dokonać ich zniszczenia w dowolnym czasie, pod warunkiem spełnienia wymogów dotyczących archiwizowania i przechowywania tych dokumentów w formie zapisów elektronicznych.
W odniesieniu do tych kas rejestrujących stosowanych przez Wnioskodawcę, które nie spełniają tych wymogów, wyemitowane kopie dokumentów na nośnikach papierowych Wnioskodawca może zniszczyć dopiero po upływie okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 8 ww. rozporządzenia.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 6 lutego 2014 r., nr ITPP1/443-1148/13/AJ.

Warto jednak pamiętać, że podatnicy stosujący kasy z elektronicznym zapisem kopii dodatkowo muszą (§14 ust. 8 rozporządzenia w sprawie kas):

• prowadzić bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania;
• stosować urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas;
• stosować autoryzowany przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas program archiwizujący, zgodny z kartą kasy.

Z kolei sama kasa z elektronicznym zapisem kopii, oprócz kryteriów i warunków technicznych określonych dla kas, musi spełniać pewne dodatkowe wymogi, które określa §19 rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące.