Ryczałt na jazdy lokalne dla pracownika w koszty firmy

Przeczytaj także: Ryczałt dla pracownika na jazdy lokalne z podatkiem dochodowym

Przyznanie ryczałtu na jazdy lokalne winno znaleźć swoje potwierdzenie w umowie cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Co ważne, pracownik nie musi być właścicielem danego pojazdu. Ryczałt ten określa się jako iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (o jej wysokości co do zasady decyduje pracodawca, niemniej górne limity tych stawek określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.) oraz liczby kilometrów (tutaj także górne granice określa rozporządzenie). Ryczałt taki winien przy tym być pomniejszany o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin albo innej nieobecności oraz za każdy roboczy dzień, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (czyli gdy np. samochód był w naprawie). Bez znaczenia za to jest wymiar etatu pracownika.

Tak wypłacany ryczałt, o ile mieści się w nałożonych prawem limitach, nie podlega oskładkowaniu. Trzeba jednak od niego zapłacić podatek dochodowy (stanowi on bowiem opodatkowany przychód pracownika ze stosunku pracy).

Niemniej ponoszone przez pracodawcę wydatki z tytułu wypłaty ryczałtu za jazdy lokalne dla pracowników należą do kosztów pracowniczych, które są związane z prowadzoną działalnością i spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów (z reguły wykazują one pośredni związek z uzyskiwanymi przychodami). I tutaj trzeba jednak pamiętać o ograniczeniach. Otóż jeżeli pracodawca zdecyduje się wypłacać swoim pracownikom ryczałt w wysokości przekraczającej dopuszczone prawem limity (tj. gdy przyjmie wyższą, niż określa wskazane wyżej rozporządzenie, stawkę za 1 km przebiegu pojazdu, czy też zastosuje wyższy limit kilometrów), nadwyżka ponad limit kosztem uzyskania nie będzie. Mówi o tym art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Powstaje przy tym pytanie, w którym momencie wypłatę ryczałtu zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodu?

Zastanawiając się nad tą kwestią w pierwszej kolejności trzeba sięgnąć do definicji przychodu z umowy o pracę, zawartej w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten mówi, że za przychody takie uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Co zostało już wyżej podkreślone, wypłata takiego ryczałtu stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu.

Powyższe jest bardzo istotne z punktu widzenia momentu rozpoznania kosztów. Zgodnie bowiem z art. 22 ust. 6ba wskazanej ustawy należności z tytułów, o których mowa m.in. w art. 12 ust. 1 stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55 (ten przepis mówi zaś, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodu niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów, o których mowa m.in. w art. 12 ust. 1). Powyższe zostało w identyczny sposób uregulowane w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (odpowiedni art. 15 ust. 4g i art. 16 ust. 1 pkt 57).

Dodajmy w tym miejscu, że przytoczone wcześniej rozporządzenie nie wskazuje dokładnie, w jakim terminie ryczałt winien zostać wypłacony. Ogranicza się ono jedynie do wskazania, że zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Z reguły data wypłaty ryczałtu jest określona w zawartej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą umowie cywilnoprawnej. I tak jeżeli termin taki zostanie określony, zaś sam ryczałt będzie w tym terminie pracownikowi wypłacony (bądź postawiony do jego dyspozycji), zgodnie z przytoczonymi regulacjami winien on zostać zaliczony do kosztów podatkowych tego miesiąca, za który jest należny. Gdyby natomiast termin wypłaty ryczałtu nie został dochowany, stanie się on kosztem dopiero w miesiącu, w którym nastąpi jego fizyczna wypłata (postawienie do dyspozycji pracownika).

A co w sytuacji, gdy termin ten nie zostanie w ogóle określony? Odpowiedzi na to pytanie udzielił WSA w Gdańsku w wyroku z dnia 13 listopada 2013 r., sygn. akt I SA/Gd 960/13 (orzeczenie prawomocne). Jego zdaniem:

„(…) W stosunku (…) do należności, co do których nie został określony termin wypłaty (termin przewidziany w przepisach prawa pracy, umowie lub innym stosunku prawnym łączącym strony), wówczas wydatki te stanowią koszt, z chwilą faktycznej wypłaty, dokonania lub postawienia do dyspozycji osób uprawnionych (…)”