Straty w towarach handlowych: zapisy w KPiR

Przeczytaj także: Braki magazynowe w koszty uzyskania przychodu firmy?

Powodów straty w towarach może być wiele, np. kradzież, stwierdzenie innego niedoboru, zepsucie, zniszczenie, upływ terminu przydatności do zużycia. Część takich strat może być uznanych za podatkowe koszty uzyskania przychodów, inne zaś nie. Niemniej w niniejszym artykule nie skupimy się na tym, kiedy powstała strata w towarach handlowych może być kosztem, a jak ją zaksięgować w kosztach uzyskania przychodu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, gdy do kosztów może ona zostać zakwalifikowana.

I tak przede wszystkim należy pamiętać, że zakup towarów handlowych podatnicy ujmują w księdze przychodów i rozchodów (i jednocześnie zaliczają do kosztów uzyskania przychodu) z chwilą dokonania owego zakupu. Dochód roczny natomiast ustalają z uwzględnieniem tzw. różnic inwentaryzacyjnych (remanentowych), co w efekcie powoduje, że niesprzedane składniki majątku objęte spisem z natury (czyli m.in. towary handlowe) zostają z kosztów podatkowych wyłączone (aż do roku ich sprzedaży).

Co się zaś tyczy samego zapisu w księdze, zgodnie z §17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zakup towarów handlowych czy materiałów podstawowych winien być wpisany do księgi (za wyjątkiem podatników korzystających z usług biur rachunkowych czy prowadzących przedsiębiorstwa wielozakładowe) niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Wartość zakupionych towarów czy materiałów wpisuje się do kolumny 10 księgi „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”. Rozporządzenie wskazuje przy tym, że towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym.

W przypadku stwierdzenia strat w towarach handlowych niewątpliwie nie będą one służyły dalszej odsprzedaży. Co zatem idzie tracą one cechy tego rodzaju składników majątku. Jak jednak zostało to już wyżej wskazane, straty takie w niektórych przypadkach będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodu (zwłaszcza gdy są one następstwem normalnej i racjonalnej działalności gospodarczej prowadzonej przez podatnika, który dołożył należytej staranności, aby takich strat uniknąć).

Jeżeli z taką sytuacją mamy do czynienia, trzeba dokonać przekwalifikowania dokonanego zakupu z towarów handlowych na koszty pozostałe. W tym celu podatnik powinien wykonać dwie operacje:

1. wyksięgować (ze znakiem "-" bądź na czerwono) z kolumny 10 księgi wartość stwierdzonych strat w towarach handlowych
2. zaksięgować wartość strat w kolumnie 13 księgi „Pozostałe wydatki”

Jak nietrudno zauważyć, postępowanie takie nie wpłynie na ogólną wartość kosztów wykazaną w księdze, a jedynie zmieni wartości w poszczególnych jej kolumnach. Trzeba bowiem pamiętać, że wydatek poniesiony na nabycie towarów handlowych, przed powstałą stratą, został już do kosztów uzyskania przychodów zaliczony w dacie zakupu. W związku z tym w dacie powstania straty nie może on po raz kolejny obciążać tych kosztów. Następuje tutaj jedynie jego przekwalifikowanie z uwagi na zmianę charakteru kosztów.

Ważne dowody księgowe
Powstałą stratę w towarach handlowych podatnik winien właściwie udokumentować. Dowodem może być tutaj protokół z likwidacji zepsutych czy przeterminowanych towarów handlowych, protokół policji z kradzieży, informacje od ubezpieczyciela, a także sporządzone na ich podstawie dodatkowe protokoły czy dokumenty itp.
Warto zadbać, aby dokumenty te miały tudzież zostały dodatkowo zaopatrzone w niezbędne informacje (określone w §12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia), aby mogły zostać uznane za dowód księgowy.